Neun Fragen, bevor du eine Terminsoftware unterschreibst
Dieser Text enthält bewusst keine Preistabelle für Deutschland — und das ist der ehrlichste Satz, mit dem er anfangen kann. Slotora gibt es im Vereinigten Königreich, in Irland, Ungarn, Rumänien, Polen, Deutschland und Österreich, die Preislisten der Anbieter haben wir aber bisher nur für Großbritannien, Irland, Ungarn, Polen und Rumänien selbst geprüft und mit Datum veröffentlicht. Für Deutschland haben wir diese Arbeit noch nicht gemacht — und ein Teil davon lässt sich gar nicht machen: Freshas deutschsprachige Preisseite nennt ihre Beträge in Pfund, nicht in Euro. Eine Pfund-Liste umzurechnen und dir als deutschen Preis hinzustellen, wäre geraten und nicht geprüft.
Was wir stattdessen anbieten können, ist nützlicher: die Fragen, die bei jedem dieser Anbieter über deine tatsächliche Rechnung entscheiden. Wir haben sie in fünf Märkten gestellt, und in jedem einzelnen lag der Unterschied zwischen dem Preis auf der Startseite und dem Betrag auf der Rechnung bei mehr als dem Doppelten. Druck dir die Liste aus und geh sie im Verkaufsgespräch durch.
1. Was kostet es bei meiner Teamgröße — nicht bei einer Person?
Fast jeder Preis, den du auf einer Startseite siehst, gilt für eine einzige Person oder einen einzigen Kalender. Der Salon zahlt aber für Stühle. Lass dir den Monatsbetrag für deine tatsächliche Anzahl an Mitarbeiterinnen nennen, inklusive Mehrwertsteuer, und rechne ihn auf zwölf Monate hoch. Ein Betrag, der pro Person klein aussieht, ist der Betrag, der mit jeder Einstellung wächst.
2. Ist der Preis an Personen oder an Kalender gebunden?
Das klingt nach derselben Frage und ist es nicht. Manche Systeme zählen buchbare Mitarbeiterinnen, andere zählen Kalender, wieder andere Standorte. Wenn du mit Aushilfen oder wechselnden Schichten arbeitest, entscheidet diese Definition darüber, ob du für Menschen zahlst, die gerade gar nicht da sind.
3. Gibt es eine Provision — und wenn ja, einmalig oder dauerhaft?
Marktplatz-Anbieter berechnen typischerweise einen Anteil am ersten Besuch einer neu vermittelten Kundin und danach nichts mehr. Das kann ein fairer Handel sein: Du kaufst eine Vermittlung, kein Programm. Frag präzise nach: Wie hoch ist der Prozentsatz, gibt es einen Mindestbetrag pro Kundin, gilt er auf den Netto- oder den Bruttopreis, und gilt er wirklich nur beim ersten Termin?
Und rechne es an deiner eigenen Zahl nach. Ob eine Provision teuer ist, hängt nicht vom Prozentsatz ab, sondern davon, wie viele Erstkundinnen wiederkommen. Wenn du diese Zahl nicht kennst, kennst du den Preis nicht — zähl einmal nach, wie viele Neukundinnen der letzten drei Monate einen zweiten Termin haben.
4. Wem gehört die Kundin nach dem ersten Termin?
Die eigentliche Frage hinter der Provision. Wenn deine Stammkundinnen künftig in der App des Anbieters buchen, gehören ihm die Beziehung, die Erinnerung und der Grund, warum sie das Handy in die Hand nimmt. Frag: Bekomme ich eine eigene Buchungsseite unter meinem Namen? Kann ich sie in meine Website einbetten? Und was steht in der Bestätigungsmail — mein Salon oder die Marke des Anbieters?
5. Wie lange bindet mich der Vertrag, und wie kündige ich?
Lass dir Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung schriftlich geben, bevor du unterschreibst — nicht nach der Testphase. Frag außerdem, was mit einem Jahresrabatt passiert, wenn du unterjährig kündigst, und ob der Preis nach dem ersten Jahr automatisch steigt.
6. Bekomme ich meine Daten wieder heraus?
Die wichtigste Frage der ganzen Liste, und die, die am seltensten gestellt wird. Kundenliste mit Kontaktdaten, Terminhistorie, Notizen und Anamnesebögen: in welchem Format, wie schnell, und ist es ein Selbstbedienungs-Export oder muss ich den Support darum bitten? Ein System, aus dem du nicht herauskommst, ist kein Werkzeug, sondern eine Bindung.
7. Wie ist der Datenschutz geregelt?
Du gibst personenbezogene Daten deiner Kundinnen an einen Dienstleister — dafür brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Frag danach, bevor du startest, und frag gleich mit, wo die Daten gespeichert werden und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind. Besonders genau hinsehen solltest du, wenn du digitale Anamnese- oder Einverständnisbögen nutzt: Angaben zu Allergien, Hautzustand oder Medikamenten sind Gesundheitsdaten und damit die empfindlichste Kategorie, die du erhebst.
8. Was sagt meine Steuerberatung dazu?
Eine Frage, die eine Software-Verkäuferin nicht abschließend beantworten kann und wir auch nicht. Wenn das System Anzahlungen entgegennimmt, Zahlungen erfasst oder Belege erstellt, klär mit deiner Steuerberatung, welche Aufzeichnungs- und Kassenpflichten dadurch berührt werden und wie die Daten in deine Buchhaltung kommen. Frag den Anbieter konkret, welchen Export er dafür anbietet und mit welchem Buchhaltungsprogramm er zusammenarbeitet.
9. Was kosten die Erinnerungen?
SMS-Erinnerungen sind der Posten, der still wächst. Frag nach dem Preis pro Nachricht, wie viele im Abo enthalten sind, ob Terminbestätigungen anders abgerechnet werden als Marketingnachrichten, und ob E-Mail-Erinnerungen unbegrenzt sind. Bei fünfzig Terminen die Woche ist der Unterschied zwischen sechs und zehn Cent pro Nachricht kein Rundungsfehler.
Und die zehnte, die du dir selbst stellen solltest
Welche der Funktionen, die ich heute wirklich nutze, liegt bei diesem Anbieter eine Stufe höher? Warteliste, Anzahlung, Ausfallgebühr, Einverständniserklärung, Gutscheine, Serientermine — in fast jedem Preismodell sitzt mindestens eine davon im nächsthöheren Paket. Das ist kein Betrug, es steht auf der Preisseite. Es ist nur selten das Paket, das im Gespräch genannt wird.
Wo wir stehen
Slotora ist ein kostenloses Buchungssystem für Salons: keine Provision auf Termine, keine Kosten pro Mitarbeiterin. Wir sind in Großbritannien, Irland, Ungarn, Polen und Rumänien aktiv, und auch Studios in Deutschland und Österreich können sich anmelden. Fresha und Slotora im Vergleich · Alle Vergleiche · Terminbuchung ohne Provision · Terminsoftware an einem Tag wechseln
Wenn du diese neun Fragen einem Anbieter stellst und bei allen neun eine klare Antwort bekommst, hast du wahrscheinlich einen guten gefunden — unabhängig davon, ob wir es sind.
