Neun Fragen, bevor Sie eine Terminsoftware unterschreiben

Dieser Text enthält bewusst keine Preistabelle für Deutschland — und das ist der ehrlichste Satz, mit dem er anfangen kann. Wir betreiben unser System in Großbritannien, Irland, Ungarn, Polen und Rumänien. Für diese Märkte haben wir die Preislisten der Anbieter selbst geprüft und mit Datum veröffentlicht. Für Deutschland haben wir diese Arbeit noch nicht gemacht — und ein Teil davon lässt sich gar nicht machen: Freshas deutschsprachige Preisseite nennt ihre Beträge in Pfund, nicht in Euro. Eine Pfund-Liste umzurechnen und Ihnen als deutschen Preis hinzustellen, wäre geraten und nicht geprüft.

Was wir stattdessen anbieten können, ist nützlicher: die Fragen, die bei jedem dieser Anbieter über Ihre tatsächliche Rechnung entscheiden. Wir haben sie in fünf Märkten gestellt, und in jedem einzelnen lag der Unterschied zwischen dem Preis auf der Startseite und dem Betrag auf der Rechnung bei mehr als dem Doppelten. Drucken Sie die Liste aus und gehen Sie sie im Verkaufsgespräch durch.

1. Was kostet es bei meiner Teamgröße — nicht bei einer Person?

Fast jeder Preis, den Sie auf einer Startseite sehen, gilt für eine einzige Person oder einen einzigen Kalender. Der Salon zahlt aber für Stühle. Lassen Sie sich den Monatsbetrag für Ihre tatsächliche Anzahl an Mitarbeiterinnen nennen, inklusive Mehrwertsteuer, und rechnen Sie ihn auf zwölf Monate hoch. Ein Betrag, der pro Person klein aussieht, ist der Betrag, der mit jeder Einstellung wächst.

2. Ist der Preis an Personen oder an Kalender gebunden?

Das klingt nach derselben Frage und ist es nicht. Manche Systeme zählen buchbare Mitarbeiterinnen, andere zählen Kalender, wieder andere Standorte. Wenn Sie mit Aushilfen, wechselnden Schichten oder einer Kollegin auf Mietstuhl arbeiten, entscheidet diese Definition darüber, ob Sie für Menschen zahlen, die gerade gar nicht da sind.

3. Gibt es eine Provision — und wenn ja, einmalig oder dauerhaft?

Marktplatz-Anbieter berechnen typischerweise einen Anteil am ersten Besuch einer neu vermittelten Kundin und danach nichts mehr. Das kann ein fairer Handel sein: Sie kaufen eine Vermittlung, kein Programm. Fragen Sie präzise nach: Wie hoch ist der Prozentsatz, gibt es einen Mindestbetrag pro Kundin, gilt er auf den Netto- oder den Bruttopreis, und gilt er wirklich nur beim ersten Termin?

Und rechnen Sie es an Ihrer eigenen Zahl nach. Ob eine Provision teuer ist, hängt nicht vom Prozentsatz ab, sondern davon, wie viele Erstkundinnen wiederkommen. Wenn Sie diese Zahl nicht kennen, kennen Sie den Preis nicht — zählen Sie einmal nach, wie viele Neukundinnen der letzten drei Monate einen zweiten Termin haben.

4. Wem gehört die Kundin nach dem ersten Termin?

Die eigentliche Frage hinter der Provision. Wenn Ihre Stammkundinnen künftig in der App des Anbieters buchen, gehört ihm die Beziehung, die Erinnerung und der Grund, warum sie das Handy in die Hand nimmt. Fragen Sie: Bekomme ich eine eigene Buchungsseite unter meinem Namen? Kann ich sie in meine Website einbetten? Und was steht in der Bestätigungsmail — mein Salon oder die Marke des Anbieters?

5. Wie lange bindet mich der Vertrag, und wie kündige ich?

Lassen Sie sich Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist und Verlängerung schriftlich geben, bevor Sie unterschreiben — nicht nach der Testphase. Fragen Sie außerdem, was mit einem Jahresrabatt passiert, wenn Sie unterjährig kündigen, und ob der Preis nach dem ersten Jahr automatisch steigt.

6. Bekomme ich meine Daten wieder heraus?

Die wichtigste Frage der ganzen Liste, und die, die am seltensten gestellt wird. Kundenliste mit Kontaktdaten, Terminhistorie, Notizen und Anamnesebögen: in welchem Format, wie schnell, und ist es ein Selbstbedienungs-Export oder muss ich den Support darum bitten? Ein System, aus dem Sie nicht herauskommen, ist kein Werkzeug, sondern eine Bindung.

7. Wie ist der Datenschutz geregelt?

Sie geben personenbezogene Daten Ihrer Kundinnen an einen Dienstleister — dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Fragen Sie danach, bevor Sie starten, und fragen Sie gleich mit, wo die Daten gespeichert werden und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind. Besonders genau hinsehen sollten Sie, wenn Sie digitale Anamnese- oder Einverständnisbögen nutzen: Angaben zu Allergien, Hautzustand oder Medikamenten sind Gesundheitsdaten und damit die empfindlichste Kategorie, die Sie erheben.

8. Was sagt meine Steuerberatung dazu?

Eine Frage, die eine Software-Verkäuferin nicht abschließend beantworten kann und wir auch nicht. Wenn das System Anzahlungen entgegennimmt, Zahlungen erfasst oder Belege erstellt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, welche Aufzeichnungs- und Kassenpflichten dadurch berührt werden und wie die Daten in Ihre Buchhaltung kommen. Fragen Sie den Anbieter konkret, welchen Export er dafür anbietet und mit welchem Buchhaltungsprogramm er zusammenarbeitet.

9. Was kosten die Erinnerungen?

SMS-Erinnerungen sind der Posten, der still wächst. Fragen Sie den Preis pro Nachricht, wie viele im Abo enthalten sind, ob Terminbestätigungen anders abgerechnet werden als Marketingnachrichten, und ob E-Mail-Erinnerungen unbegrenzt sind. Bei fünfzig Terminen die Woche ist der Unterschied zwischen sechs und zehn Cent pro Nachricht kein Rundungsfehler.

Und die zehnte, die Sie sich selbst stellen sollten

Welche der Funktionen, die ich heute wirklich nutze, liegt bei diesem Anbieter eine Stufe höher? Warteliste, Anzahlung, Ausfallgebühr, Einverständniserklärung, Gutscheine, Serientermine — in fast jedem Preismodell sitzt mindestens eine davon im nächsthöheren Paket. Das ist kein Betrug, es steht auf der Preisseite. Es ist nur selten das Paket, das im Gespräch genannt wird.

Wo wir stehen

Slotora ist ein kostenloses Buchungssystem für Salons: keine Provision auf Termine, keine Kosten pro Mitarbeiterin. Wir sind derzeit in Großbritannien, Irland, Ungarn, Polen und Rumänien aktiv — Deutschland ist noch nicht gestartet, und wir sagen das lieber hier, als Sie auf eine Anmeldeseite zu schicken, die Ihr Land nicht kennt. Fresha und Slotora im Vergleich · Alle Vergleiche

Wenn Sie diese neun Fragen einem Anbieter stellen und bei allen neun eine klare Antwort bekommen, haben Sie wahrscheinlich einen guten gefunden — unabhängig davon, ob wir es sind.