Kasa fiskalna w salonie beauty 2026: kto musi i jak to pogodzić z płatnościami online
Zadatki online rozwiązały w salonach problem nieobecności i dołożyły nowe pytanie. Skoro klientka zapłaciła kartą przez internet, a pieniądze wpłynęły na konto, to czy trzeba to jeszcze nabijać na kasę? Dla fryzjerki, kosmetyczki i stylistki paznokci odpowiedź brzmi: tak — i to już zadatek, a nie dopiero całą kwotę na wizycie.
Poniższe sprawdziliśmy 10 września 2026 r. w rozporządzeniach Ministra Finansów i w opracowaniach dla księgowych. To nie jest porada podatkowa: na Twoją sytuację odpowie księgowa, a w tekście zaznaczamy miejsca, w których jej zdanie jest ważniejsze od naszego.
Kto musi mieć kasę: w tej branży — każdy
Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902) w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. j wyłącza usługi fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne ze wszystkich zwolnień — z limitu 20 000 zł i ze zwolnień z załącznika. Kasa jest potrzebna od pierwszej płacącej klientki, bez względu na obrót i na to, czy jesteś vatowcem. Od 1 lipca 2021 r. musi to być kasa online, a kasy wirtualnej, czyli aplikacji w telefonie, ta branża używać nie może.
Jedno zwolnienie budzi najwięcej nadziei: „przyjmuję tylko karty i przelewy, więc kasa mnie nie dotyczy”. Zwolnienie dla sprzedaży opłaconej w całości przez bank rzeczywiście istnieje, ale jest jednym ze zwolnień z załącznika do tego samego rozporządzenia — a § 4 wyłącza je dla usług fryzjerskich i kosmetycznych razem z pozostałymi. Forma płatności niczego więc nie zmienia: gotówka, karta, BLIK, przelew i zadatek przez internet idą na kasę tak samo. Kasa fiskalna online w salonie: limit, ulga 700 zł i ceny urządzeń
Zadatek przez internet: paragon, zanim klientka przyjdzie
Zapłatę otrzymaną przed wykonaniem usługi — zaliczkę, przedpłatę, zadatek — osobno opisuje § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816). Gotówkę przyjętą przy ladzie ewidencjonujesz z chwilą jej otrzymania. Zapłatę, która wpłynęła na rachunek, ewidencjonujesz niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku, nie później niż z końcem miesiąca — a jeżeli wizyta odbędzie się wcześniej, najpóźniej w chwili wizyty.
Paragon za zadatek ma nazywać usługę, a nie samą wpłatę: „manicure hybrydowy — zadatek”, a nie „zadatek”. Na wizycie nabijasz już tylko różnicę. Usługa za 180 zł, zadatek 50 zł zapłacony online, paragon na wizycie na 130 zł.
Płatność kartą przez internet nie trafia na Twój rachunek bankowy od razu. Przechodzi przez operatora płatności — w Slotorze przez Twoje własne konto Stripe — który wypłaca pieniądze później. Który moment jest w Twoim przypadku „uznaniem na rachunku”, dzień płatności czy dzień wypłaty, ustal z księgową. Najbezpieczniejszy nawyk jest prosty: raz dziennie przejrzyj zadatki z poprzedniego dnia i nabij je na kasę, zamiast zostawiać wszystko na koniec miesiąca.
Klientki przy tym nie ma, więc zostaje pytanie, jak jej ten paragon wydać. Najczęstsza praktyka to wydrukować go i wręczyć na wizycie razem z paragonem za resztę; za jej zgodą możesz też wysłać paragon elektroniczny, jeśli Twoja kasa to obsługuje. Który sposób przyjmiesz, ustal z księgową i trzymaj się go przy każdej klientce.
Przedpłata, zwrot zadatku, opłata za nieobecność
- Przedpłata całej usługi przed wizytą: ta sama zasada co przy zadatku — paragon na całą kwotę po wpływie, a na wizycie nie nabijasz już nic.
- Zadatek oddany klientce, bo to Ty odwołałaś wizytę: zwrot trzeba udokumentować w ewidencji kasy. Jak dokładnie, zależy od tego, czy paragon za zadatek był już wystawiony — to pytanie do księgowej.
- Zadatek zatrzymany za nieobecność i opłata za późne odwołanie: tu interpretacje się różnią, bo można to czytać jako zapłatę za usługę albo jako odszkodowanie. Nie zgaduj. Zapytaj księgową i stosuj jedną zasadę do wszystkich klientek.
- Bon podarunkowy sprzedany przez internet: też pytanie do księgowej, bo moment powstania obowiązku zależy od rodzaju bonu.
Co wysyła Slotora — i czym to nie jest
Slotora nie zastępuje kasy fiskalnej i nie jest z żadną kasą połączona. Kiedy klientka zapłaci zadatek online, dostaje e-mail z potwierdzeniem rezerwacji. Kiedy zapłaci w salonie przez Slotorę, dostaje e-mail z potwierdzeniem płatności: za co, ile i jaką metodą. To są potwierdzenia płatności, a nie paragony fiskalne. Nie zastępują paragonu z kasy, nie trafiają do żadnego rejestru Ministerstwa Finansów i nie zwalniają Cię z obowiązku ewidencji.
Przy pieniądzach Slotora robi co innego: pobiera zadatek przy rezerwacji online (procent albo stała kwota, dla całego salonu albo dla wybranej usługi), przedpłatę całej kwoty z wyprzedzeniem, opłatę za nieobecność i za późne odwołanie. Wszystko idzie przez Twoje własne konto Stripe i Slotora nic do tego nie dolicza. Stripe pobiera swoją opłatę — dla konta w Polsce 1,5% + 1 zł od standardowej karty z EOG, stan na 10 września 2026. Przy każdej wizycie widzisz, ile już wpłynęło i ile zostało do zapłaty, a to jest dokładnie kwota, którą nabijasz na kasę na wizycie. Zadatki i opłaty za nieobecność w Slotorze · Płatności przy ladzie
Porządek na jeden dzień
- Rano: zadatki i przedpłaty z poprzedniego dnia na kasę, z nazwą usługi.
- Na wizycie: paragon na różnicę między ceną a tym, co już wpłynęło.
- Wieczorem: raport dobowy z kasy obok wieczornego zamknięcia w Slotorze. Suma zadatków i płatności powinna się zgadzać z tym, co nabiłaś.
- Raz w miesiącu: wypłaty ze Stripe na Twoje konto obok raportu miesięcznego z kasy — dla księgowej.
Kasy nie da się przenieść na system rezerwacji i nie próbujemy tego robić. Możemy za to sprawić, że przed paragonem wszystko jest policzone: kto, kiedy, za co i ile już zapłacił. Zanim klientka usiądzie na fotelu, wiesz, jaką kwotę nabić. KSeF w salonie: czy musisz wystawiać e-faktury
