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Kundinnen aus Fresha, Booksy oder einer Excel-Tabelle importieren

Hol deine Kundenliste aus Fresha, Booksy oder einer Excel- oder CSV-Datei. Die Spalten ordnet Slotora selbst zu, ein zweiter Import ergänzt nur Fehlendes.

1. Aus dem alten System exportieren

Fresha: „Clients“ → Menü mit den drei Punkten → „Export client list“
Booksy: „Kunden“ → „Export“
Ein anderes Buchungssystem, etwa Treatwell, Shore oder Planity: Gibt es dir deine Kundenliste als Excel- oder CSV-Datei heraus, liest Slotora sie wie jede andere Tabelle. Eine direkte Verbindung zu diesen Systemen gibt es nicht
Deine eigene Liste: eine Excel-Datei (.xlsx, .xls) oder eine CSV-Datei, in deren erster Zeile die Spaltennamen stehen – auch aus Google Tabellen oder Numbers abgespeichert. Gelesen wird nur das erste Tabellenblatt
Kontakte aus Google Kontakte oder Outlook, als CSV exportiert: Solche Dateien haben oft mehrere Spalten für Telefon und E-Mail, schau dir die Zuordnung dann besonders genau an. Eine vCard-Datei (.vcf) liest der Import nicht

2. In Slotora importieren

Öffne links im Menü „Import“ – über „Kunden“ → „Import (CSV)“ landest du in derselben „Umzugszentrale“ – und bleib auf dem Reiter „Kundinnen“. Wähl die Datei aus und schau dir die Spalten an: Slotora errät aus den Überschriften, was in jeder Spalte steht, zeigt dir fünf Zeilen als Vorschau, und jede Zuordnung kannst du vor dem Start ändern. Mit „Zuerst prüfen, nichts importieren“ siehst du vorab, wie viele Kundinnen neu angelegt, ergänzt oder ausgelassen würden. Pro Datei gehen bis zu 2.000 Kundinnen.

3. Was mit herüberkommt

Name – oder Vor- und Nachname in getrennten Spalten –, E-Mail, Telefon, Notizen und Tags. Überschriften werden in sechs Sprachen erkannt, Deutsch eingeschlossen: „Vorname“, „Nachname“, „Telefon“, „Handy“, „Mobil“ oder „E-Mail“ landen von selbst an der richtigen Stelle. Steht neben „Vorname“ nur eine Spalte „Name“, gilt sie als Nachname
Firmenname, Steuernummer, USt-IdNr. und die Anschrift mit „PLZ“ oder „Postleitzahl“, „Ort“ oder „Stadt“, „Straße“, „Hausnummer“ und „Land“
Steht die ganze Anschrift in einer Zelle und beginnt sie mit der Postleitzahl, etwa „10115 Berlin, Hauptstraße 5“ oder „1010 Wien, Graben 12“, zerlegt Slotora sie in ihre Teile. Die übliche Schreibweise „Hauptstraße 5, 10115 Berlin“ bleibt dagegen vollständig im Feld für die Straße stehen, wo du sie siehst
Eine Telefonnummer mit weniger als sechs Ziffern oder eine ungültige E-Mail-Adresse geht nicht verloren: Slotora schreibt den Wert in die Notizen der Kundin
Hak „Diese Kundinnen und Kunden haben Marketing zugestimmt“ nur an, wenn es stimmt – ohne deinen Haken bleibt es aus. Eine Spalte wie „Newsletter“ oder „Werbeeinwilligung“ aus dem alten System übernimmt der Import bewusst nicht. In Deutschland und Österreich öffnet auch dein Haken allein noch keine Werbe-E-Mails: Dort zählt nur eine per Double-Opt-in bestätigte Einwilligung
Eine Sperrliste nimmst du mit („Auf der Sperrliste (ja/nein)“). Zahlen wie bisherige Termine, Absagen, „Nicht erschienen“ oder der letzte Termin kommen mit deinem Spaltennamen in die Notiz der Kundin – ein Termin entsteht daraus nie

Wozu die Anschrift gut ist

Firmenname, Steuernummer und Anschrift landen in den „Rechnungsdaten“ der Kundin und stehen dir dort jederzeit zur Verfügung. Stellst du Rechnungen über Xero oder QuickBooks aus, übergibt Slotora an dein Buchhaltungsprogramm allerdings nur den Namen und die E-Mail-Adresse. Muss die Anschrift auf eine Rechnung, ergänzt du sie im Kontakt der Kundin in Xero oder QuickBooks.

4. Ergebnis prüfen

Am Ende steht eine Übersicht: angelegt, aktualisiert, übersprungen. Importierst du ein zweites Mal, sucht Slotora jede Zeile über die E-Mail-Adresse zusammen mit dem genau gleich geschriebenen Namen und füllt dann nur Lücken: Was bei einer Kundin schon steht, wird nicht überschrieben, Notizen werden ergänzt, Tags zusammengeführt. Doppelt angelegt wird in zwei Fällen: wenn ein neuer Export den Namen anders schreibt („Schmidt, Anna“ statt „Anna Schmidt“), und bei Zeilen ganz ohne E-Mail-Adresse, die bei jedem Import neu entstehen. Wie viele solche Zeilen deine Datei hat, sagt dir Slotora vor dem Start.

Und die Termine, die schon vereinbart sind?

Trag die Termine der nächsten zwei Wochen von Hand in den Kalender ein („Neue Buchung“ → Kundin auswählen). Was danach gebucht wird, entsteht ohnehin in Slotora. In Deutschland und Österreich fragt Slotora dabei, wie der Termin vereinbart wurde – warum, erklärt der Ratgeber „Widerruf und Anzahlung: die 14-Tage-Regeln für deinen Salon“. Widerruf und Anzahlung

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