Funktion · Gästebuch
Das Gästebuch Ihres Restaurants: eine Liste, eine Karte, eine Antwort an den Gast
Eine Mail am Dienstagvormittag: „Bitte teilen Sie mir mit, welche Daten Sie über mich gespeichert haben.“ Im Reservierungsbuch steht der Name viermal, in einer Excel-Liste einmal, im Postfach irgendwo. Im Gästebuch steht er einmal.
Eine praktische Beschreibung des Produkts, keine Rechtsberatung. Die Behördenseiten zu Auskunft und Löschung sind unten verlinkt.
Die Liste
Alle Gäste, durchsuchbar
Jeder Gast, der online, am Telefon oder über den Import ins Haus kam, steht einmal da. Suchen Sie nach Name, oder filtern Sie: Stammgäste, wer seit einem halben Jahr nicht mehr da war, wer schon einmal nicht erschienen ist.
Wer Werbung wollte, und wer nicht
Der Filter nach Werbe-Einwilligung trennt die Gäste, die Ja gesagt haben. Der Export für Ihren Newsletter enthält nur sie; verschicken tun Sie ihn mit Ihrem eigenen Programm, Slotora schickt keine Werbung.
Als CSV-Datei
Inhaber und Restaurantleitung exportieren die Liste, auch gefiltert. Für die Steuerberaterin, für die eigene Ablage, oder um zu sehen, was man eigentlich gesammelt hat.
Eine Zeile öffnet die Karte
Ein Tipp auf den Namen, und die Gästekarte ist offen: Besuche, No-Shows, Notizen, Allergien. Sie müssen keine Reservierung des Gastes heraussuchen, um an seine Daten zu kommen.
Ein Gast fragt nach seinen Daten
Das Auskunftsrecht steht in Art. 15 DSGVO. Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz beschreibt es so: Der Gast kann formlos und ohne Begründung fragen, und die Auskunft ist grundsätzlich kostenlos. Die österreichische Datenschutzbehörde nennt die Frist: Der Verantwortliche muss innerhalb eines Monats reagieren, in Ausnahmefällen verlängert auf höchstens drei Monate. Verantwortlich ist Ihr Restaurant, denn der Gast hat bei Ihnen reserviert.
- 1
Im Gästebuch suchen
Name oder Telefonnummer eintippen. Stehen zwei ähnliche Namen da, zeigt die Karte mit ihren Besuchen, wer gemeint ist.
- 2
Die Karte öffnen
Ein Tipp auf die Zeile. Die Knöpfe für Auskunft und Löschung sehen nur Inhaber und Restaurantleitung.
- 3
„Daten herunterladen (DSGVO)“
Eine Datei mit allem, was Ihr Restaurant in Slotora über diesen Gast speichert. Die schicken Sie ihm.
Ein Gast will gelöscht werden
Das Recht auf Löschung steht in Art. 17 DSGVO, und es gilt nicht ohne Ausnahme: Die österreichische Datenschutzbehörde nennt als Beispiel Daten, die zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gebraucht werden. Ob so eine Ausnahme bei Ihnen greift, entscheiden Sie als Verantwortlicher — nicht das System, und nicht wir.
Entscheiden Sie sich für die Löschung, tippen Sie auf derselben Karte auf „Diesen Gast löschen (DSGVO)“ und bestätigen ein zweites Mal. Das geschieht Gast für Gast und durch eine Person mit Namen: Das Änderungsprotokoll hält fest, wer gelöscht hat und wann, und bewahrt das zwei Jahre auf.
Ein Gast, der nur keine Nachrichten mehr will, muss dafür nicht gelöscht werden: Jede Gästenachricht trägt einen Link zum Abmelden mit einem Klick. Verschickt werden sie per E-Mail, mit englischem Text: die Bestätigung, die Erinnerung und jede Änderung an der Reservierung.
Wer was sieht
- Inhaber und Restaurantleitung: die ganze Karte mit E-Mail und Telefonnummer, den Export der Liste, Auskunft und Löschung.
- Ein Empfangs-Login: die Karte ohne E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Gastes — genug für den Abend, nicht genug, um die Liste mitzunehmen.
- Allergien, Ernährung und Barrierefreiheit stehen in eigenen Feldern auf der Karte. Wer Auskunft gibt, findet sie dort und nicht verstreut in Freitextnotizen.
Das Gästebuch öffnen Sie im Browser jedes Tablets, Telefons oder Computers, auf dem Sie angemeldet sind.
Fragen zum Gästebuch
Ist Slotora dann für die Gästedaten verantwortlich?
Nein, Ihr Restaurant. Slotora verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag. Deshalb liegen Auskunft und Löschung in Ihrer Hand und nicht bei uns.
Wie kommen die Gäste aus dem alten System ins Gästebuch?
Über den Import einer CSV- oder Excel-Datei. Vergangene Reservierungen landen als Besuche auf den Karten. Räumen Sie die Datei vorher auf: Was Sie nicht brauchen, sollte gar nicht erst umziehen.
Kann ich alle Gäste auf einmal löschen?
Nein. Gelöscht wird Gast für Gast, jeweils nach einer Anfrage oder Ihrer eigenen Entscheidung. Das ist langsamer, aber es löscht niemand aus Versehen Ihr ganzes Buch.
Was auf der Gästekarte steht · Ratgeber: Gästedaten und DSGVO nach Quandoo · Datensicherheit · Alle Funktionen
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