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Reservierungssystem im Restaurant wechseln: Reservierungen und Gäste ziehen in fünf Schritten um
Wählen Sie Ihr bisheriges System. Folgen Sie den Export-Schritten, die der Bildschirm dafür zeigt. Laden Sie die Datei hoch, die Sie bekommen. Prüfen Sie die Spalten, die Slotora vorschlägt. Importieren Sie. Ihre Reservierungen und Gäste sind drüben, und stimmt etwas nicht, nehmen Sie den Import zurück und beginnen neu.
Slotora für Restaurants testen Sie 3 Tage kostenlos, genug für Einrichtung und ein paar echte Services, bevor Sie zahlen.
Der Import, Schritt für Schritt
Er läuft im Browser und im Restaurantmodus der Slotora-App. Die Liste nennt OpenTable, ResDiary, SevenRooms, TheFork Manager, Access Collins, Tablein, resOS, Dojo Bookings und Quandoo; alles andere kommt als CSV- oder Excel-Datei herein, auch Ihre eigene Tabelle.
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Ihr bisheriges System wählen
Der Importbildschirm fragt zuerst, wo Ihre Reservierungen jetzt liegen. Wählen Sie Ihr System aus der Liste oder eine andere Datei für eine Tabelle und alles, was nicht darin steht.
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Den Export-Schritten am Bildschirm folgen
Der Bildschirm zeigt den Weg aus genau diesem System: wo der Export im Menü liegt, was Sie drücken und ob die Datei sofort oder per E-Mail kommt. Für Ihre Reservierungen, Ihre Gästeliste oder beides.
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Die Datei hochladen
CSV oder Excel, so wie das System sie liefert; die ZIP-Datei von Dojo Bookings geht unverändert hinein. Ein großes Buch kann in mehreren Dateien kommen.
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Die vorgeschlagenen Spalten prüfen
Anhand der Kopfzeile schlägt der Bildschirm vor, welche Spalte Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Name, Telefon und Notizen enthält. Sie bestätigen jede Zuordnung oder ändern sie. Eine Spalte mit Werbe-Einwilligungen wird benannt und weggelassen. Die einzige Ausnahme ist die OpenTable-eigene Spalte „Marketing Opt-In“: Sie kommt nur herüber, wenn Sie bestätigen, dass diese Gäste zugestimmt haben, Werbung von Ihrem Restaurant zu erhalten.
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Vorschau ansehen, dann importieren
Die Vorschau zeigt, was hereinkommt, bevor etwas gespeichert wird. Kommende Reservierungen kommen bestätigt an und warten auf ihren Tisch; vergangene werden zur Besuchshistorie jedes Gastes, mit No-Shows und Stornierungen.
Warum Sie es ruhig ausprobieren können
- Nichts doppelt: Dieselbe Datei zweimal importiert fügt beim zweiten Mal nichts hinzu.
- Gäste, die schon da sind, werden über E-Mail oder Telefonnummer erkannt, ein Stammgast behält eine Karte. Was Ihr Team dort eingetragen hat, wird nie überschrieben; der Import füllt nur leere Felder.
- Rücknehmbar: Jeder Import hat seinen Eintrag im Verlauf, und wer ihn zurücknimmt, entfernt, was er gebracht hat, nie eine Reservierung, die jemand seitdem geändert hat.
- Niemand bekommt Ihre Werbung, nur weil er in der Datei eines alten Systems stand. Herüber kommt allein die Einwilligung aus der OpenTable-eigenen Spalte „Marketing Opt-In“, und nur mit Ihrer Bestätigung; jede Gästekarte hält fest, aus welchem Export die Einwilligung stammt, und wer den Import zurücknimmt, nimmt auch sie zurück.
Vorher sammeln: vier Dinge
Eine halbe Stunde jetzt erspart Ihnen später einen Abend am Telefon.
- Alle Reservierungen ab heute, mit Name, Telefonnummer, Personenzahl und jedem Hinweis, den Sie dem Gast zugesagt haben.
- Ihre Stammgäste: wer sie sind, wie man sie erreicht und was Ihr Team über sie weiß und behalten möchte.
- Ihren Gastraum, wie er wirklich steht: alle Tische, wie viele Plätze jeder hat und welche Sie für größere Gruppen zusammenstellen.
- Jede Stelle, an der heute Ihr Buchungslink steht: Website, Social-Media-Profile, der QR-Code auf der Speisekarte, die Signatur Ihrer E-Mails.
Der Umzug in sieben Schritten
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Räume zeichnen
Gastraum, Terrasse, Biergarten oder Bar bekommen je einen eigenen, maßstabsgetreuen Plan, mit den Tischen dort, wo sie wirklich stehen. Legen Sie fest, welche Tische Sie zusammenstellen und wie viele Personen die Kombination fasst.
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Services und Regeln festlegen
Mittag und Abend an Ihren Öffnungstagen, wie lange ein Zweiertisch und ein Sechsertisch belegt sind, wie viele Gedecke die Küche pro Viertelstunde schafft, wie weit im Voraus online gebucht werden darf und die größte Gruppe, die Sie online annehmen.
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Zugesagte Reservierungen übernehmen
Ihre Datei haben Sie oben importiert: Die kommenden Reservierungen warten ohne Tisch, Sie setzen jede auf einen echten Tisch und sehen dabei, wo ein Abend eng wird. Was nur im Buch steht, tragen Sie am Empfang ein wie eine telefonische Reservierung.
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Einen Stichtag wählen
Nehmen Sie einen ruhigen Tag. Ab dann geht jede neue Reservierung nur noch in Slotora, ob online, am Telefon oder an der Tür. Das alte Buch bleibt zum Nachschlagen liegen, bis seine letzte Reservierung vorbei ist; hineingeschrieben wird nicht mehr.
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Links austauschen
Ersetzen Sie den alten Buchungslink überall durch Ihre eigene Slotora-Buchungsseite, und drucken Sie ihre QR-Karte neu für Speisekarte und Eingang. Gäste buchen dort ohne Konto, und auf das, was die Seite bringt, zahlen Sie keine Provision.
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Das Team einweisen
Jede Person bekommt aus dem Team-Bildschirm ihren eigenen Zugang per Link. Dann öffnen Sie Slotora im Browser jedes Tablets und Telefons, das am Empfang und im Service liegt: Alle zeigen denselben Abend, wer auch immer einen Tisch platziert. Den Empfang zeigt auch der Restaurantmodus der Slotora-App für iPad, Android-Tablets und Telefone; für den Wechsel genügt der Browser. Das Briefing vor dem Service nennt dem Team die großen Gruppen und die Erstbesuche des Abends, bevor die Tür aufgeht.
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Die Historie wachsen lassen
Vom ersten Service an landet jeder Besuch, jeder No-Show und jede späte Stornierung auf der Gästekarte. Was Ihr Team über einen Gast weiß, kommt dazu: die Nussallergie, der Hochzeitstag, dass er am liebsten im Biergarten sitzt. Ruft ein Stammgast an, findet ihn die telefonische Reservierung über Name oder Nummer.
Womit Sie heute arbeiten
Mit dem Reservierungsbuch
Übertragen Sie zuerst die kommenden Wochen, und lassen Sie das Buch in den ersten Services als Reserve am Empfang liegen. Ein Team lernt am schnellsten, wenn Bildschirm und Papier übereinstimmen. Ratgeber: Reservierungsbuch digital.
Mit einer Excel-Liste
Dann haben Sie schon eine Datei, ein guter Anfang. Räumen Sie sie vorher auf: eine Zeile pro Reservierung, eine Kopfzeile mit Datum, Uhrzeit, Personen, Name und Telefon. Dubletten und alte Zeilen löschen sich dort leichter als später. Danach geht die Liste als CSV- oder Excel-Datei in den Import, der seine Spalten an eben dieser Kopfzeile erkennt.
Mit einem anderen System
Exportieren Sie Reservierungen und Gästeliste, solange Sie noch Zugang haben, und prüfen Sie die Kündigungsfrist Ihres Vertrags, bevor Sie kündigen. Ist der Export eine CSV- oder Excel-Datei, nimmt der Import ihn so, wie er ist; welche Spalte was bedeutet, bestätigen Sie selbst. Sie kommen von Quandoo? Es wird am 31. Dezember 2026 abgeschaltet: was bis dahin zu tun ist und wie der Export gelingt.
Zwei Dinge, die gern vergessen werden
- Der Reservierungslink im Google-Unternehmensprofil. Gäste nutzen ihn öfter als Ihre Website, und ein alter Link führt dort ins Leere. So ändern Sie den Reservierungslink bei Google.
- Die exportierte Gästeliste sind personenbezogene Daten. Speichern Sie sie dort, wo nur Ihr Team hinkommt, behalten Sie, was Sie für Ihre Gäste brauchen, und löschen Sie den Rest.
Unsicher, was Ihr bisheriges System exportiert oder wie es übernommen würde? Schreiben Sie mit dem Namen des Systems an hello@slotora.io, und wir sagen es Ihnen, bevor Sie sich festlegen.