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Slotora pour les restaurantsÊtre prévenu du lancement

Changer de logiciel

Les réservations et les clients de votre restaurant passent dans Slotora en cinq étapes

Choisissez le logiciel que vous utilisez aujourd’hui. Suivez les étapes d’export que l’écran affiche pour lui. Chargez le fichier qu’il vous donne. Vérifiez les colonnes que Slotora propose. Importez. Vos réservations et vos clients sont passés, et si quelque chose cloche, vous annulez l’import et recommencez.

Les cinq étapes

L’essai dure 3 jours : le temps de tout régler et de faire tourner quelques services avant de payer.

L’import, étape par étape

Il se fait dans le navigateur et dans le mode restaurant de l’application Slotora. La liste nomme OpenTable, ResDiary, SevenRooms, TheFork Manager, Access Collins, Tablein, resOS et Dojo Bookings. Tout le reste arrive en fichier CSV ou Excel, votre propre tableur compris.

  1. Choisissez votre logiciel actuel

    L’écran d’import demande d’abord où vivent vos réservations. Choisissez votre logiciel dans la liste, ou un autre fichier pour un tableur ou tout ce qui n’y figure pas.

  2. Suivez ses étapes d’export à l’écran

    L’écran montre comment sortir vos données de ce logiciel précis, où se trouve l’export dans ses menus, sur quoi appuyer, et si le fichier arrive tout de suite ou par e-mail. Pour vos réservations, votre fichier clients, ou les deux.

  3. Chargez le fichier

    CSV ou Excel, tel que le logiciel vous le donne. Le ZIP de Dojo Bookings se charge tel quel. Un gros cahier peut passer en plusieurs fichiers.

  4. Vérifiez les colonnes proposées

    À partir de la ligne d’en-tête, l’écran propose quelle colonne porte la date, l’heure, les couverts, le nom, le téléphone et les remarques. Vous confirmez ou corrigez chaque correspondance. Une colonne de consentement marketing est signalée et laissée de côté, à une exception près : la colonne « Marketing Opt-In » d’OpenTable, reprise seulement si vous confirmez que ces clients ont accepté de recevoir les messages commerciaux de votre restaurant.

  5. Regardez l’aperçu, puis importez

    L’aperçu montre ce qui va entrer avant que rien ne soit enregistré. Les réservations à venir arrivent confirmées et attendent leur table, les anciennes deviennent l’historique de chaque client, avec ses absences et ses annulations.

Pourquoi vous pouvez essayer sans crainte

  • Aucun doublon. Le même fichier importé deux fois n’ajoute rien la seconde fois.
  • Les clients déjà connus sont reconnus par leur e-mail ou leur téléphone, et un habitué garde une seule fiche. Ce que votre équipe y a noté n’est jamais écrasé, l’import ne remplit que les champs vides.
  • Tout se défait. Chaque import a sa ligne dans l’historique, et l’annuler retire ce qu’il a apporté, jamais une réservation modifiée depuis par quelqu’un.
  • Personne ne reçoit vos messages commerciaux simplement parce qu’il figurait dans le fichier d’un ancien logiciel. Seul le consentement de la colonne « Marketing Opt-In » d’OpenTable est repris, et seulement avec votre confirmation ; chaque fiche garde l’export d’où il vient, et annuler l’import le retire.

Avant de commencer, rassemblez quatre choses

Une demi-heure maintenant vous épargne une soirée à rappeler des clients plus tard.

  • Toutes les réservations à partir d’aujourd’hui : nom, numéro, nombre de couverts, et toute promesse faite au téléphone qu’il faudra tenir.
  • Vos habitués : qui ils sont, comment les joindre, et ce que l’équipe sait d’eux qui mérite d’être gardé — la salle qu’ils préfèrent, un anniversaire, une allergie. Tout cela trouve sa place sur leur fiche ; l’allergie, seulement avec leur accord exprès.
  • Votre salle telle qu’elle est vraiment : les tables, le nombre de couverts de chacune, et celles que vous rapprochez pour un repas de groupe.
  • Tous les endroits où vos clients trouvent aujourd’hui votre lien de réservation : votre site, votre fiche Google, vos pages Instagram et Facebook, le QR code imprimé sur la carte, la signature de vos e-mails.

Le passage, en sept étapes

  1. Dessinez vos salles

    La salle principale, la terrasse, le bar ou la mezzanine : chacun a son plan, à l’échelle, avec les tables là où elles sont réellement. Nommez les tables que vous rapprochez, et indiquez combien de couverts elles accueillent ensemble.

  2. Réglez vos services et vos règles

    Le service du midi et celui du soir, les jours où vous ouvrez, la durée à table pour deux et pour six, le nombre de couverts que la cuisine peut envoyer par quart d’heure, combien de temps à l’avance on peut réserver et la plus grande tablée acceptée en ligne. Ajoutez tout de suite les jours exceptionnels déjà connus — le 25 décembre, la fermeture annuelle — pour que personne ne réserve une soirée où vous êtes fermés.

  3. Reprenez les réservations déjà promises

    Le fichier, vous l’avez importé plus haut. Les réservations à venir attendent sans table, vous placez chacune sur le plan et voyez tout de suite où une soirée se resserre. Celles qui n’existent que sur papier se saisissent à l’accueil, comme une réservation par téléphone.

  4. Choisissez le jour de bascule

    Un jour calme — un mardi midi plutôt qu’un samedi de décembre. À partir de ce jour, toute nouvelle réservation va dans Slotora et nulle part ailleurs, qu’elle arrive en ligne, par téléphone ou au comptoir. Gardez l’ancien support pour le consulter jusqu’à sa dernière réservation, mais n’y écrivez plus.

  5. Remplacez les liens

    Partout où figurait l’ancien lien, mettez celui de votre page de réservation Slotora. Vos clients y réservent sans créer de compte, et vous ne payez aucune commission sur ce qu’elle vous apporte.

  6. Mettez l’équipe dans la boucle

    Chaque personne reçoit son identifiant par un lien d’invitation que vous lui transmettez depuis l’écran Équipe, avec un accès d’accueil ou de responsable. Ouvrez ensuite Slotora sur chaque tablette et chaque téléphone de l’accueil et de la salle : tous affichent le même service, donc quand quelqu’un installe une table, les autres le voient. Le mode restaurant de l’application Slotora pour iPad, tablette Android et téléphone ouvre le même accueil, et le navigateur de ces appareils suffit pour la bascule. Le briefing avant le service donne à l’équipe les grandes tablées et les premières visites du soir avant l’ouverture des portes.

  7. Laissez l’historique se constituer

    Dès le premier service, chaque venue, chaque absence et chaque annulation tardive s’inscrit sur la fiche du client. Quand un habitué rappelle, la prise de réservation par téléphone le retrouve par son nom ou son numéro.

D’où vous partez

Un cahier de réservation

Recopiez d’abord les semaines à venir, puis laissez le cahier sur le comptoir comme filet de sécurité pendant les premiers services. L’équipe apprend plus vite quand l’écran et la page disent la même chose. Quitter le cahier papier, jour par jour.

Un tableur

Vous avez déjà un fichier, c’est une longueur d’avance : Slotora l’importe tel quel. Faites-y le ménage avant : une ligne par réservation, les intitulés sur la première ligne, une colonne pour la date, l’heure, les couverts, le nom et le téléphone. Les doublons et les vieilles lignes s’effacent plus facilement dans Excel qu’après.

Un autre logiciel

Exportez vos réservations et votre fichier clients tant que vous y avez encore accès, et vérifiez le préavis de résiliation de votre contrat avant de le dénoncer. Un export CSV ou Excel s’importe directement ; relisez quand même l’association des colonnes, que l’écran ne fait que deviner. Si l’éditeur ne propose pas d’export lisible, demandez-le par écrit.

Deux oublis fréquents

Vous ne savez pas ce que votre logiciel actuel sait exporter, ni comment ce serait repris ? Écrivez à hello@slotora.io en indiquant son nom : nous vous répondrons avant que vous vous engagiez à quoi que ce soit. Une fois inscrit, les questions se posent dans le logiciel : le centre d’aide, l’assistant et une personne par e-mail.

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