Zmiana systemu
Zmiana systemu rezerwacji w restauracji: rezerwacje i goście przechodzą w pięciu krokach
Wybierz system, którego używasz teraz. Wykonaj kroki eksportu, które ekran dla niego pokazuje. Wgraj plik, który od niego dostaniesz. Sprawdź kolumny proponowane przez Slotorę. Zaimportuj. Rezerwacje i goście są na miejscu, a jeśli coś się nie zgadza, cofasz import i zaczynasz od nowa.
Okres próbny trwa 3 dni: wystarczy, żeby wszystko ustawić i przejść kilka serwisów przed pierwszą płatnością.
Import krok po kroku
Działa w przeglądarce i w trybie restauracji aplikacji Slotora. Lista wymienia: OpenTable, ResDiary, SevenRooms, TheFork Manager, Access Collins, Tablein, resOS i Dojo Bookings. Wszystko inne trafia jako plik CSV lub Excel, także Twój własny arkusz.
- 1
Wybierz obecny system
Ekran importu najpierw pyta, gdzie teraz są Twoje rezerwacje. Wybierz system z listy albo inny plik, jeśli to arkusz lub coś, czego na liście nie ma.
- 2
Wykonaj kroki eksportu z ekranu
Ekran pokazuje, jak wyjść z tego konkretnego systemu: gdzie w menu jest eksport, co kliknąć i czy plik przychodzi od razu, czy mailem. Dla rezerwacji, listy gości albo obu.
- 3
Wgraj plik
CSV lub Excel, tak jak daje go system. Plik ZIP z Dojo Bookings wgrywasz bez zmian. Dużą księgę można wgrać w kilku plikach.
- 4
Sprawdź proponowane kolumny
Na podstawie nagłówków ekran proponuje, która kolumna to data, godzina, liczba osób, nazwisko, telefon i uwagi. Każde dopasowanie potwierdzasz albo zmieniasz. Kolumnę ze zgodą marketingową ekran nazywa i pomija, z jednym wyjątkiem: kolumna „Marketing Opt-In” z OpenTable przechodzi tylko wtedy, gdy potwierdzisz, że ci goście zgodzili się na marketing Twojej restauracji.
- 5
Obejrzyj podgląd i zaimportuj
Podgląd pokazuje, co wejdzie, zanim cokolwiek zostanie zapisane. Przyszłe rezerwacje przychodzą potwierdzone i czekają na stolik, dawne stają się historią wizyt gości, razem z nieobecnościami i odwołaniami.
Dlaczego możesz spokojnie spróbować
- Nic się nie dubluje. Ten sam plik zaimportowany drugi raz nic nie dodaje.
- Goście, których już masz, są rozpoznawani po adresie e-mail lub telefonie, więc stały gość ma jedną kartę. To, co zapisał na niej zespół, nigdy nie zostaje nadpisane, import uzupełnia tylko puste pola.
- Import można cofnąć. Każdy ma swój wpis w historii, a cofnięcie usuwa tylko to, co wniósł, nigdy rezerwacji, którą ktoś od tego czasu zmienił.
- Nikt nie dostanie od Ciebie marketingu tylko dlatego, że był w pliku starego systemu. Przechodzi wyłącznie zgoda z kolumny „Marketing Opt-In” w OpenTable i tylko z Twoim potwierdzeniem; karta gościa zapisuje, z którego eksportu pochodzi, a cofnięcie importu ją usuwa.
Zanim zaczniesz: zbierz cztery rzeczy
Pół godziny teraz oszczędza wieczór dzwonienia do gości później.
- Każdą rezerwację od dziś wzwyż: nazwisko, telefon, liczbę osób i każdy dopisek, którego trzeba dotrzymać („przy oknie”, „tort na deser”, „wózek”).
- Stałych gości: kim są, jak się z nimi skontaktować i co zespół o nich wie, a co warto zachować.
- Salę taką, jaka jest naprawdę: stoliki, ile miejsc ma każdy i które zsuwacie, gdy przychodzi komunia albo wigilia firmowa. Z tego powstanie plan sali.
- Każde miejsce, w którym goście znajdują dziś Twój link do rezerwacji: stronę restauracji, profile w mediach społecznościowych, wizytówkę w Google, stopkę e-maili, naklejkę na drzwiach.
Przejście w siedmiu krokach
- 1
Narysuj sale
Sala główna, ogródek czy bar dostają osobny plan, narysowany w skali, ze stolikami tam, gdzie naprawdę stoją. Nazwij zestawienia stolików, które łączycie, i wpisz, ile osób przy nich usiądzie.
- 2
Ustaw serwisy i zasady
Obiad i kolacja w dni otwarcia, jak długo stolik należy do dwóch osób, a jak długo do sześciu, ilu gości kuchnia przyjmie w każdym kwadransie, jak daleko naprzód można rezerwować i jaka największa grupa może zarezerwować online.
- 3
Wpisz rezerwacje już obiecane
Plik masz już zaimportowany: przyszłe rezerwacje czekają bez stolika, sadzasz każdą na planie i od razu widzisz, gdzie wieczór robi się ciasny. To, co jest tylko na papierze, wpisujesz przy stanowisku hosta jak rezerwację telefoniczną.
- 4
Wybierz dzień przełączenia
Wybierz spokojny dzień, a nie majową sobotę z komuniami. Od tego dnia każda nowa rezerwacja trafia tylko do Slotora, czy przyjdzie przez internet, przez telefon, czy od gościa w drzwiach. Stary zeszyt zostaje do czytania, dopóki nie minie ostatnia zapisana w nim rezerwacja, ale nikt już w nim nie pisze.
- 5
Podmień linki
Wszędzie, gdzie wisiał stary link do rezerwacji, wstaw link do własnej strony rezerwacji w Slotora. Goście rezerwują na niej bez zakładania konta, a od tego, co przyniesie, nie płacisz prowizji.
- 6
Przygotuj zespół
Wyślij każdemu z zespołu link z zaproszeniem: każdy zakłada własny login, przy stanowisku albo jako manager. Otwórz Slotora na każdym tablecie i telefonie, którego używacie przy wejściu i na sali: wszystkie pokazują ten sam wieczór, więc kiedy ktoś posadzi stolik, pozostali to widzą. Odprawa przed serwisem podaje zespołowi duże grupy i pierwsze wizyty, zanim otworzycie drzwi.
- 7
Pozwól historii rosnąć
Przeszłe rezerwacje z importu trafiają na karty gości jako historia wizyt, a od pierwszego serwisu dochodzi każda nowa wizyta, niestawienie się i późne odwołanie. Kiedy stały gość dzwoni, rezerwacja telefoniczna znajduje go po nazwisku albo numerze.
Skąd przychodzisz
Papierowy zeszyt rezerwacji
Najpierw przepisz najbliższe tygodnie, a potem zostaw zeszyt przy wejściu jako zapas na pierwsze serwisy. Zespół uczy się najszybciej, kiedy ekran i kartka mówią to samo. Z zeszytu rezerwacji do systemu: tydzień przejścia.
Arkusz Excel
Masz już plik, więc startujesz z przewagą: wczytasz go bez przepisywania. Uporządkuj go najpierw — jeden wiersz na rezerwację, osobne kolumny na datę, godzinę, liczbę osób, nazwisko i telefon, nagłówek w pierwszym wierszu — a ekran importu łatwiej dopasuje kolumny. Stare wiersze łatwiej usunąć tam niż później.
Inny system rezerwacji
Wyeksportuj rezerwacje i listę gości do pliku CSV albo Excel, póki masz jeszcze dostęp, i sprawdź okres wypowiedzenia w swojej umowie, zanim ją wypowiesz. Ten plik wczytasz w Slotora, sprawdzając na podglądzie, czy kolumny trafiły na swoje miejsce.
Dwie rzeczy, o których łatwo zapomnieć
- Link do rezerwacji w Profilu Firmy w Google. Goście klikają go częściej niż stronę restauracji, a stary link prowadzi ich na stronę, która już nie działa. Jak zmienić link do rezerwacji w Google.
- Wyeksportowana lista gości to dane osobowe. Trzymaj ją tam, gdzie otworzy ją tylko zespół, zachowaj to, czego potrzebujesz do obsługi tych gości, a resztę usuń. Dane gości i RODO.
Nie wiesz, co da się wyeksportować z Twojego obecnego systemu albo eksport nie jest plikiem CSV ani Excel? Napisz na hello@slotora.io, podaj nazwę systemu, a odpowiemy, zanim do czegokolwiek się zobowiążesz.