Poradnik · księga rezerwacji
Z zeszytu rezerwacji do systemu: tydzień przejścia w restauracji
Zeszyt przy wejściu nigdy się nie zawiesza, nie potrzebuje hasła i każdy kelner wie, jak go czytać. Dlatego przejście na system nie zaczyna się od systemu, tylko od uczciwego pytania: w którym miejscu zeszyt naprawdę zawodzi?
Opublikowano
Cztery miejsca, w których zeszyt przegrywa
Jest tylko w jednym miejscu
Telefon dzwoni przy barze, zeszyt leży przy drzwiach. Ktoś zapisuje rezerwację na serwetce „na chwilę” i serwetka ląduje w kieszeni fartucha. W sobotę rano okazuje się, że ta sama loża jest obiecana dwa razy.
Nie wie, przy którym stoliku
„Nowak, 6 os., 19:30” to godzina i liczba, ale nie stolik. To, że o 19:30 przy sześcioosobowych stolikach brakuje miejsca, wychodzi dopiero wtedy, gdy goście stoją w drzwiach.
Nie pamięta gości
Kto w zeszłym miesiącu nie przyszedł na rezerwację na osiem osób? Odpowiedź jest gdzieś na stronie sprzed pięciu tygodni, w czyimś charakterze pisma.
Nie mówi, kto co skreślił
Przekreślona rezerwacja może znaczyć „gość odwołał”, „przenieśliśmy na niedzielę” albo „pomyłka”. Po tygodniu nikt tego nie odtworzy, a kłótnia o to, kto przyjął komunię na zajęty termin, trwa dłużej niż sama pomyłka.
Co przepisać, a czego nie
Przepisuje się tylko przyszłość: każdą rezerwację od dnia przejścia wzwyż, z imieniem i nazwiskiem, liczbą osób, godziną i numerem telefonu. Archiwum zostaje w zeszycie. Przepisywanie zeszłorocznych stron nic nie daje systemowi, a zabiera dzień, którego nie ma.
Jeśli rezerwacje żyją w arkuszu Excela, nie trzeba ich przepisywać ręcznie. Plik CSV albo Excel wczytuje się do Slotora: ekran sam zgaduje z nagłówków, która kolumna to data, godzina, liczba osób czy telefon, Ty to sprawdzasz i poprawiasz, oglądasz podgląd i dopiero wtedy importujesz. Przyszłe rezerwacje przychodzą bez stolika — usadza się je na planie sali tak, jak się przegląda zeszyt: wiersz po wierszu.
Przy rezerwacjach, które już są w zeszycie, często stoją dopiski: „okno”, „tort o 20:00”, „wózek”. Takie uwagi przepisuje się do notatki przy rezerwacji, bo przydadzą się w ten jeden wieczór. Z jednym wyjątkiem: wzmianki o alergii czy chorobie to dane dotyczące zdrowia w rozumieniu RODO i rządzą się osobnymi zasadami — piszemy o tym w poradniku o danych gości.
A stare kartki? To też dane osobowe: nazwiska i telefony. Zasada ograniczenia przechowywania z art. 5 ust. 1 lit. e RODO mówi, że trzymamy je nie dłużej, niż to potrzebne do celu. Rozsądny plan: zeszyt zostaje na półce, dopóki nie minie ostatnia rezerwacja w nim zapisana i nie rozliczycie sporów z ostatnich tygodni, a potem idzie do niszczarki, nie do kosza przy śmietniku na podwórku.
Tydzień przejścia, dzień po dniu
- 1
Poniedziałek tydzień wcześniej: narysować salę
Plan sali z prawdziwymi wymiarami i numerami stolików takimi, jakich używa obsługa. Jeśli kelnerzy mówią „siódemka przy oknie”, na planie też ma być siódemka przy oknie.
- 2
Środa: przepisać przyszłe rezerwacje
Z zeszytu — dwie osoby: jedna czyta, druga wpisuje. Z arkusza — import pliku, a potem ta sama kontrola. Po każdym dniu porównanie liczby rezerwacji w zeszycie albo arkuszu i w systemie. Różnica jednej rezerwacji jest różnicą, nie zaokrągleniem; nieudany import cofa się z jego historii i robi jeszcze raz.
- 3
Piątek: jedna zasada dla telefonu
Od dziś każda nowa rezerwacja trafia tylko do systemu, niezależnie od tego, kto odbiera. W zeszycie gruba kreska i dopisek z datą: „od tego dnia — tablet”.
- 4
Wtorek: start w spokojny dzień
Nie w sobotę i nie w pierwszy weekend maja. Pierwszy wieczór na systemie powinien być taki, w którym nikt nie musi się spieszyć.
- 5
Pierwszy tydzień: zeszyt tylko do czytania
Leży pod ladą jako zapas. Nikt w nim nie pisze. Jeśli ktoś coś do niego dopisze, to znak, że system jest gdzieś niewygodny — warto zapytać gdzie.
Gdzie pomaga Slotora
- Rezerwację telefoniczną przyjmuje się przy prawdziwych wolnych godzinach, a powracającego gościa system znajduje po nazwisku albo numerze telefonu.
- Ten sam wieczór widać na tablecie przy wejściu i na telefonie przy barze; zmiana na jednym urządzeniu pojawia się na pozostałych. Działa w przeglądarce.
- Każda rezerwacja stoi na konkretnym stoliku na planie sali, więc brak sześcioosobowych stolików widać przy telefonie, a nie w drzwiach.
- Rezerwacje z arkusza Excela wchodzą importem pliku CSV albo Excel, z podglądem przed zapisaniem i możliwością cofnięcia całego importu.
- Dziennik zmian zapisuje, kto co zmienił — skreślenie przestaje być zagadką.
Zeszyt i system: pytania z sali
Czy trzeba przepisywać całe archiwum zeszytu?
Nie. Przepisuje się rezerwacje od dnia przejścia wzwyż. Historia gości zacznie się budować sama z pierwszych wizyt w systemie.
Co, jeśli w piątek padnie internet?
Dlatego zeszyt przez pierwszy tydzień leży pod ladą. Warto też przed serwisem wydrukować arkusz dnia ze Slotora — rezerwacje z godziną, liczbą osób i stolikiem — bo kartka to najstarszy zapas, jaki istnieje.
Jak długo trzymać stare zeszyty?
Tak długo, jak są potrzebne do celu, dla którego je prowadzono — zwykle do zakończenia ostatnich zapisanych w nich rezerwacji i ewentualnych wyjaśnień. Potem niszczarka.
Księga rezerwacji na jednym tablecie · Plan sali w prawdziwej skali · Dane gości i RODO · Wszystkie poradniki