Útmutató · foglalási füzet
Az étterem foglalási füzete helyett: mit vigyél át, és melyik héten
A spirálfüzet nem azért marad évekig a pult alatt, mert jobb bárminél, hanem mert senki nem tudja megmondani, melyik napon lehetne letenni. Ez az útmutató ad neki egy dátumot, és egy rövid listát arról, mi menjen át az új naplóba, és mi ne.
Megjelent:
Amit a füzet tud, és amit az utódjának is tudnia kell
Egy jól vezetett foglalási füzet három dologban verhetetlen. Gyors: csörög a telefon, a toll a spirálban van, tíz másodperc az egész. Áttekinthető: egy oldalon az egész este, és aki a pultnál áll, egy pillantással látja, hol lesz szűk a hely nyolc után. És beszédes: a margón ott a kézírás, hogy „tortát hoznak”, „ablak mellé kérték”, „Zsolt vette fel”.
Az átállás ott szokott elbukni, hogy az új rendszer ezek közül valamelyikben rosszabb. Ha a telefonos foglalás lassabb, mint a füzetbe írni, a kollégák egy hét múlva visszaírnak a füzetbe, és onnantól két naplód van, amelyek közül egyik sem igaz. Ezért mielőtt bármit átírnál, nézd meg, hogy az új rendszerben egy foglalás felvétele tényleg megvan-e annyi idő alatt, amennyi alatt a vendég a nevét lebetűzi.
Mit vigyél át, és mit hagyj a régi lapokon
A jövő: minden foglalás a mai naptól
A füzetből ezt egyenként írod át, dátum szerint haladva, és minden átvitt sort kipipálsz egy másik színű tollal. Ha Excel-táblázatban vezetted, a jövőbeli sorok egyben is bejöhetnek — a pipa akkor sem marad el. Egy átlagos étteremnél ez néhány tucat sor, decemberben több — ezért ne novemberre tedd az átállást.
A törzsvendégek: csak ahogy jönnek
Ne gépeld be a füzet összes nevét és telefonszámát. Akinek van jövőbeli foglalása, az átkerül vele együtt; a többiek kártyája akkor születik meg, amikor legközelebb foglalnak.
A múlt: marad a füzetben
A tavalyi oldalak beírása napokig tart, és olyan személyes adatokat másolna át, amelyekre már nincs szükséged. A GDPR adattakarékossági elve pontosan erről szól: csak annyit, amennyi a célhoz kell.
A margó: csak ami az adott estéhez kell
„Babaszék”, „ablak mellé”, „születésnap, gyertyát kérnek” — ezek a foglalás megjegyzésébe valók. Az ételallergiának a vendégkártyán külön mezője van, de egészségügyi adat, amelyet külön szabályok védenek: mielőtt a füzet margójáról átírnád, olvasd el a vendégadatokról szóló útmutatót.
Az átállás hete, napról napra
- 1
Hétfő: a terem
Megrajzolod a termeket és leteszed az asztalokat a valódi helyükre, a számozással, amit a csapat ma is használ. Ha az asztalok számai most változnak, az este a pultnál fog kiderülni.
- 2
Kedd: a szabályok
Mettől meddig van ebéd és vacsora, mennyi ideig ül egy kettes és egy hatos, hány vendéget bír a konyha negyedóránként. Ezt a füzet a fejekben tartotta; most le kell írni.
- 3
Szerda: a jövő átírása
A mai naptól előre, minden foglalás, pipával a füzetben. Az Excel-táblázatot a behozatal képernyőjén töltöd fel: a rendszer kitalálja, melyik oszlop a név, a dátum és a létszám, te javítod, amit félreértett, és az előnézetben átnézed. A papír sorait kézzel írod be. Ha egy sor olvashatatlan, most hívd fel a vendéget, ne a foglalás estéjén.
- 4
Csütörtök: próbaeste
Egy csendesebb estén már a tableten fogadod a vendégeket, a füzet nyitva, de csak olvasásra. Amit a tableten nem találsz, az a hiba, amit még a hétvége előtt ki kell javítani.
- 5
Péntek: a vonal
A füzet utolsó használt oldalára húzz egy vonalat, írd alá a dátumot, és mondd ki a csapatnak: innentől minden foglalás csak a rendszerbe kerül. A fiókba tedd, ne a pultra.
A telefon a gyenge pont
A füzet ritkán a pultnál hal meg, sokkal inkább a konyhában vagy a tulajdonos zsebében. Ha a foglalások egy része a főnök mobilján érkezik, és ő cetlire írja, a cetli lesz az új füzet. Az átállás hetében döntsd el, hol lehet foglalást felvenni, és mindenhol legyen előtte eszköz, amely ugyanazt az estét mutatja.
Még egy szabály, amelyet érdemes kimondani: aki felveszi, az írja be, azonnal. A „majd beírom, ha lesz egy percem” ugyanaz a kettős könyvelés, amit az egész átállással meg akartál szüntetni.
A régi füzet sorsa
A füzet tele van nevekkel és telefonszámokkal, vagyis személyes adattal. A GDPR 5. cikke szerint ilyen adatot csak addig szabad azonosítható formában tárolni, ameddig a célhoz szükséges. Egy lezárt füzet a fiókban néhány hónapig még hasznos lehet, ha egy vendég vitatja, hogy hány főre foglalt. Évekig a raktárban már nem az. Írd fel a borítójára, meddig tartod meg, és azon a napon semmisítsd meg.
Amit a Slotora ebből átvesz
- A telefonos foglalást a pultnál veszed fel, a ténylegesen szabad időpontokkal a szemed előtt; a visszatérő vendéget név vagy telefonszám alapján megtalálja, a margó helyett pedig ott a foglalás megjegyzése.
- Az egész este a saját teremtérképeden, centire megrajzolt termekben, a szabályokkal, amelyeket kedden leírtál.
- Az Excel-táblázat jövőbeli foglalásai visszaigazolva, asztal nélkül érkeznek, az asztalt te adod hozzájuk; ha ugyanazt a fájlt kétszer hozod be, nem lesz belőle dupla, és egy elrontott behozatalt visszavonhatsz.
- Az allergia a vendégkártyára kerül, és ahányszor a vendég foglal, a foglalásán figyelmeztetés jelzi.
- A pult tabletje, a bárpult tabletje és a te telefonod ugyanazt mutatja, és minden változásnál látszik, ki csinálta. Böngészőben fut, nem kell hozzá külön gép.
Amíg nem váltasz, a jól vezetett füzet a helyes válasz — és ez a hét akkor is működik, ha később más rendszerre állsz át.
Az átállásról röviden
Futtassam egy hónapig a füzetet és a rendszert párhuzamosan?
Ne. Egy próbaeste elég, utána egy dátum, amelytől csak az egyik számít. Két, egyszerre vezetett napló a túlfoglalás legbiztosabb módja.
Mikor ne álljak át?
A szezon csúcsán: decemberben, ballagási hétvégéken, egy nagy nyári teraszhónap közepén. Egy januári vagy egy novemberi eleji hét a legjobb.
Mi legyen, ha egy este nem működik az internet?
Nyitás előtt írd fel egy lapra a ma esti foglalásokat a nevekkel és az asztalokkal. Ugyanaz a biztonság, mint a füzet adott, csak egy estére.
Források
A digitális foglalási napló · Asztaltérkép · Vendégadatok és GDPR · NTAK és asztalfoglalás: mit kell jelenteni · Az összes útmutató