Útmutató · vendégadatok
Vendégadatok az étteremben: mit tarthatsz meg, mire kell hozzájárulás, és miért más az allergia
Egy asztalfoglalás négyféle adatot hagy hátra: egy nevet és egy telefonszámot, azt, hogy a vendég hányadszor jár nálad, azt, hogy kér-e hírlevelet, és néha azt, hogy mire allergiás. Az adatvédelmi jog szemében ez négy különböző dolog, négy különböző szabállyal.
Megjelent: · Gyakorlati útmutató, nem jogi tanácsadás.
Te vagy az adatkezelő, nem a foglalási rendszer
A GDPR 4. cikke szerint az adatkezelő az, aki a személyes adatok kezelésének céljait és eszközeit meghatározza. Egy étteremben ez az étterem: te döntöd el, mit kérdezel a vendégtől, mire használod és meddig tartod meg. Aki a nevedben, a te utasításaid szerint kezeli az adatot — a foglalási rendszer szolgáltatója —, az adatfeldolgozó.
Ebből következik, hogy a kérdések, amelyek alább jönnek, a te kérdéseid. Egy jó rendszer megkönnyíti a válaszokat, de nem hozza meg helyetted a döntést.
Négy adat, négy szabály
A foglalás: név, telefonszám, létszám, időpont
Ehhez nem kell hozzájárulás. A GDPR 6. cikk (1) b) pontja szerint jogszerű az adatkezelés, ha egy szerződés teljesítéséhez szükséges — és egy asztalfoglalás ilyen. A határ a „szükséges”: ami a vacsorához nem kell, azt ne kérdezd meg. És ne tartsd meg örökké: az 5. cikk szerint csak addig, amíg a célhoz kell.
A vendégtörténet: hányszor jött, hányszor maradt el
Ez már nem egyetlen vacsorához kell, hanem ahhoz, hogy a törzsvendéget felismerd. Ehhez jogalapot kell választanod és leírnod; sok helyen ez a jogos érdek (6. cikk (1) f)), amely csak akkor áll meg, ha a vendég érdekei nem élveznek elsőbbséget. Írd bele az adatkezelési tájékoztatódba, és ne gyűjts többet, mint amire valóban szükség van.
A hírlevél: csak kifejezett igen után
A gazdasági reklámról szóló törvény (Grt.) 6. § (1) bekezdése szerint e-mailben reklám főszabályként csak a címzett előzetes, egyértelmű és kifejezett hozzájárulásával küldhető, és ez bármikor ingyen visszavonható. Egy előre bepipált négyzet a foglalás alján ennek aligha felel meg. A GDPR 7. cikke szerint a hozzájárulást igazolni is tudnod kell.
Az allergia: egészségügyi adat
A GDPR 4. cikke szerint a testi egészségi állapotra vonatkozó adat egészségügyi adat, és a 9. cikk szerint ez különleges kategória: kezelése főszabályként tilos, kivéve például, ha a vendég kifejezetten hozzájárult. Hogy „Kertész úr gluténérzékeny”, nem kerülhet csak úgy egy táblázat megjegyzés-oszlopába.
Az allergia a gyakorlatban
A vendég azért mondja el, hogy diófélékre allergiás, mert azt akarja, hogy aznap este biztonságban egyen. Ezt a célt a legkevesebb adattal úgy szolgálod, ha az információ ahhoz a foglaláshoz tartozik, és a konyha aznap megkapja. Ha azt is meg akarod jegyezni, hogy legközelebb ne kelljen újra elmondania, kérdezz rá: „Felírhatom, hogy a következő alkalommal is figyeljünk rá?” Az igen legyen kifejezett, és legyen módja visszavonni.
Amit ne csinálj: ne írd az allergiát egy közös csoportba küldött fotóra, ne tartsd egy kinyomtatott listán a pult mellett, és ne vidd át egy régi füzetből az új rendszerbe csak azért, mert ott volt.
Ha a vendég megkérdezi, mit tudsz róla
A GDPR 15. cikke szerint a vendég megkérdezheti, kezelsz-e róla adatot, és ha igen, megkaphatja azokat a céllal, a tárolás tervezett idejével és azzal együtt, hogy panaszt tehet a felügyeleti hatóságnál. A 12. cikk (3) bekezdése szerint ezt indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül meg kell tenned. Magyarországon a felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH).
A nehéz rész ritkán a jog, inkább az, hogy megtaláld az adatot: a füzetben, a táblázatban, a tulajdonos telefonján, a hírlevél-listán. Minél kevesebb helyen van, annál könnyebb a válasz — és annál jobb, ha a vendéget név szerint megtalálod, anélkül hogy tudnád, mikor foglalt utoljára. Ha a vendég azt kéri, hogy ne kapjon több hírlevelet, a GDPR 21. cikke szerint utána ebből a célból az adata nem kezelhető tovább.
Öt szabály a pultnak
- A foglalási naplót úgy tartsd, hogy vendég ne lásson bele: se nyitott füzet, se felfelé fordított tablet a pulton.
- A várakozók telefonszáma csak az adott estére kell. Ha leültek vagy elmentek, töröld.
- Foglalásokról ne küldj fényképet a csapat csevegőcsoportjába; ott nincs gazdája, és nem törlődik.
- Egy hírlevél-lista legyen, egy helyen, és mellette, hogy ki mikor és hogyan iratkozott fel.
- Évente egyszer nézd végig, mit tartasz, és ami már nem kell, azt töröld.
Amit a Slotora ebből megkönnyít
- Egy vendég adatait egyben ki tudod exportálni, ha hozzáférési kérelmet kapsz, és ha a törlését kéri, egyetlen vendéget törölhetsz is. Mindkettő a vendég kártyáján van: a vendégkönyvben a nevére koppintasz, vagy megnyitod egy foglalásából. A kimentést és a törlést a tulajdonos és az üzletvezető látja, a pultos belépés nem.
- A duplikált vendégeket a rendszer összevonja, így egy embernek egy kártyája van, és a válaszod teljes.
- Minden változásnál rögzül, ki csinálta; a napló két évig marad meg.
- Ami csak az adott estéhez kell, az a telefonon felvett foglalás megjegyzésébe kerül, nem egy külön füzetbe.
- Ha a vendég kifejezetten igent mondott, az allergiája a vendégkártyára kerül: a következő foglalásain figyelmeztetés jelzi, és a nyitás előtti eligazítás is felsorolja. Ha visszavonja, kitörlöd a kártyáról — a fenti „Allergia” kártya szabálya itt is érvényes.
- A vendéglistát CSV-be exportálhatod; a hírlevélhez készült export csak azokat tartalmazza, akik igent mondtak a reklámra. A Slotora maga nem küld hírlevelet: a lista a tiéd.
Vendégadatokról röviden
Kell-e hozzájárulás ahhoz, hogy egy asztalfoglalásnál a vendég nevét és telefonszámát tároljam?
A foglalás teljesítéséhez nem: a GDPR 6. cikk (1) b) pontja szerint a szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelés jogszerű. Hírlevélhez viszont igen, előzetes és kifejezett hozzájárulás kell.
Felírhatom egy vendég ételallergiáját?
Az adott vacsorához, a vendég kérésére igen, és ez az információ ahhoz a foglaláshoz tartozik. Ha a következő alkalmakra is megtartanád, az egészségügyi adat, amelyhez kifejezett hozzájárulás kell.
Mennyi időm van válaszolni, ha egy vendég kikéri az adatait?
Indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül. Bonyolult esetben ez két hónappal meghosszabbítható, de erről is egy hónapon belül szólni kell.
Források
Vendégprofil · Csapat és eszközök · A foglalási füzet helyett · Az összes útmutató