Poradnik · RODO

Dane gości restauracji a RODO: co zapisywać, a czego lepiej nie

Restauracja zbiera mniej danych niż sklep internetowy, ale zbiera je w pośpiechu: przez telefon przy barze, na kartce przy drzwiach, w rozmowie o torcie i alergii dziecka. RODO nie zabrania żadnej z tych rzeczy — wymaga tylko, żeby każda miała swój powód.

Opublikowano 16 października 2026 · Praktyczny poradnik, nie porada prawna.

Rezerwacja nie potrzebuje zgody

Imię, liczba osób, godzina i numer telefonu przy rezerwacji to dane potrzebne do wykonania umowy — stolik ma na kogoś czekać i trzeba móc do kogoś zadzwonić, gdy zabraknie prądu. Artykuł 6 ust. 1 lit. b RODO pozwala przetwarzać dane, gdy jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest ta osoba. Nie trzeba więc pytać gościa o zgodę na zapisanie jego numeru do rezerwacji.

Trzeba za to zbierać tylko to, czego się używa (minimalizacja danych, art. 5 ust. 1 lit. c). Data urodzenia, adres domowy czy PESEL do rezerwacji stolika nie są potrzebne. Nazwisko i telefon — tak. Adres e-mail — jeśli rzeczywiście wysyłacie potwierdzenie.

Przy zbieraniu danych gość ma się też dowiedzieć, kto je przetwarza, w jakim celu i na jakiej podstawie (art. 13 ust. 1). Przy rezerwacji online wystarczy krótka informacja przy formularzu z linkiem do pełnej klauzuli; przy telefonie — zdanie o tym, gdzie ją znaleźć.

Alergia to dane o zdrowiu

RODO definiuje dane dotyczące zdrowia jako dane o zdrowiu fizycznym lub psychicznym, ujawniające informacje o stanie zdrowia (art. 4 pkt 15). Alergia na orzechy, celiakia czy cukrzyca mieszczą się w tej definicji bez dyskusji. Art. 9 ust. 1 zakazuje przetwarzania takich danych, chyba że zachodzi któryś z wyjątków z ust. 2 — w praktyce restauracji najczęściej wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą (art. 9 ust. 2 lit. a).

Dlatego warto rozróżnić dwie sytuacje. Gość mówi kelnerowi, że dziś nie może jeść orzechów — kelner przekazuje to kuchni, danie wychodzi bez orzechów, informacja żyje jeden wieczór. Co innego, gdy ta sama informacja ląduje na stałe w karcie gościa, żeby za pół roku kelner sam o niej pamiętał. To wygodne i może być miłe dla gościa, ale to trwałe przetwarzanie danych o zdrowiu, do którego potrzebna jest jego wyraźna zgoda — i wiedza, kto w lokalu ma do tej karty dostęp.

Trzy rzeczy, o które gość może zapytać

Co o mnie macie?

Prawo dostępu z art. 15: kopia danych, które restauracja o nim przechowuje. Odpowiedź bez zbędnej zwłoki i nie później niż w miesiąc (art. 12 ust. 3), z możliwością przedłużenia o dwa przy skomplikowanym żądaniu.

Dlaczego dostaję SMS-y z ofertą?

Wysyłanie informacji handlowej na telefon czy maila wymaga uprzedniej zgody odbiorcy (Prawo komunikacji elektronicznej, art. 398 ust. 1). Numer podany do rezerwacji nie jest taką zgodą.

Jak długo to trzymacie?

Tak długo, jak to potrzebne do celu (art. 5 ust. 1 lit. e). Restauracja powinna znać swoją odpowiedź, zanim gość zapyta — na przykład: historia wizyt przez określony czas od ostatniej wizyty, potem usunięcie.

Lekcja z biuletynu UODO

W maju 2025 roku Urząd Ochrony Danych Osobowych opisał sprawę restauracji, której pracownik nagrał krótki film promocyjny. W kadrze przez ułamek sekundy widać było ekran terminala płatniczego z danymi klienta: imieniem, nazwiskiem, telefonem, adresem dostawy i kodem do domofonu. Film zniknął od razu po zgłoszeniu, a Prezes UODO uznał naruszenie RODO i zakończył sprawę upomnieniem.

Wniosek dla sali: ekran przy wejściu z planem sali i listą dzisiejszych rezerwacji to też dane osobowe. Nie kręcimy go w relacjach z sali, nie odwracamy w stronę kolejki, a tablet po serwisie zostaje zablokowany.

Porządek w pięciu krokach

Spisać, co zbieracie i po co
Rezerwacja, lista oczekujących, karta stałego gościa, newsletter — każda pozycja z celem i podstawą.
Ustalić, jak długo trzymacie
Jedna liczba dla każdej pozycji, zapisana. Zeszyty i wydruki też się liczą.
Oddzielić alergie od historii
Alergia do dzisiejszego zamówienia; trwały zapis tylko za wyraźną zgodą gościa.
Zgoda na oferty osobno
Osobne, niezaznaczone pole przy formularzu albo pytanie przy telefonie — nie wniosek z samej rezerwacji.
Wiedzieć, kto odpowie na żądanie
Jedna osoba w lokalu, która w miesiąc przygotuje kopię danych albo je usunie.

Gdzie pomaga Slotora

Dane jednego gościa eksportuje się jednym ruchem, gdy poprosi o kopię, a gdy poprosi o usunięcie — usuwa się go z bazy, też jednym ruchem; z wiadomości gość wypisuje się jednym kliknięciem. Kopia i usunięcie są na karcie gościa: wystarczy znaleźć go po nazwisku w księdze gości, bez szukania jego starej rezerwacji. Widzą je właściciel i manager, login stanowiska nie.
Karta gościa trzyma wizyty, niestawienia się i późne odwołania — to, czego potrzeba do obsługi, nie więcej.
Alergię i dietę wpisuje na kartę gościa obsługa (formularz rezerwacji stolika nie ma na nie osobnego pola — co gość wpisze w dowolnej notatce, zostaje przy tej jednej rezerwacji); widać ją potem jako ostrzeżenie przy rezerwacji i na odprawie. Zanim zapiszecie ją na stałe, potrzebna jest wyraźna zgoda gościa (art. 9 ust. 2 lit. a), a każdy w zespole loguje się własnym kontem, więc wiadomo, kto ma dostęp.
Księgę gości właściciel albo manager eksportuje do pliku CSV; lista do wysyłki zawiera tylko gości, którzy zgodzili się na marketing. Samych ofert Slotora gościom nie wysyła.
Notatka przy rezerwacji telefonicznej służy temu jednemu wieczorowi, a dziennik zmian pokazuje, kto co zmienił — ważne, gdy trzeba wyjaśnić, co stało się z danymi.

Powiadom mnie o starcie

RODO w restauracji: krótkie odpowiedzi

Czy potrzebuję zgody gościa, żeby zapisać jego telefon do rezerwacji?

Nie. Telefon do rezerwacji jest potrzebny do wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Zgoda jest potrzebna dopiero na wiadomości z ofertą.

Czy mogę zapisać alergię stałego gościa na przyszłość?

To dane dotyczące zdrowia (art. 4 pkt 15 i art. 9 RODO). Trwały zapis wymaga co do zasady wyraźnej zgody gościa i ograniczenia, kto ma do niego dostęp.

Gość prosi o kopię swoich danych. Ile mam czasu?

Bez zbędnej zwłoki, najpóźniej miesiąc od otrzymania żądania; w skomplikowanych sprawach termin można przedłużyć o kolejne dwa miesiące, informując o tym gościa (art. 12 ust. 3).

Źródła

Profile gości: historia wizyt · Zespół i urządzenia · Odprawa zespołu · Wszystkie poradniki