Ratgeber · Reservierungsbuch
Reservierungsbuch digital: wann das Papierbuch im Restaurant reicht und wann nicht
Das Buch neben dem Telefon hat Generationen von Wirten gedient. Es ist schnell, braucht keinen Strom und jeder versteht es. Es scheitert an vier Stellen — und erst dann lohnt sich der Wechsel.
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Warum das Papierbuch so lange gehalten hat
Ein gutes Reservierungsbuch kann drei Dinge, die viele Programme bis heute schlechter können. Es ist sofort da: Das Telefon klingelt, der Stift liegt im Falz, der Eintrag dauert zehn Sekunden. Es zeigt den ganzen Abend auf einer Seite, und wer am Empfang steht, sieht mit einem Blick, wo es eng wird. Und es fällt nicht aus.
Wer nach dem Ende von Quandoo vorübergehend wieder mit dem Buch arbeitet, macht deshalb nichts falsch. Die Wechselseite rät selbst dazu: lieber alles an einem Ort als zwei halbe Listen. Die Frage ist nur, ob das Buch für Ihren Betrieb dauerhaft reicht.
Wenn Sie beim Buch bleiben: so führen Sie es gut
- 1
Eine Seite pro Tag, eine Zeile pro Reservierung
Uhrzeit, Name, Personenzahl, Telefonnummer, Tisch, Kürzel dessen, der angenommen hat. Immer in dieser Reihenfolge, damit jeder jede Zeile lesen kann.
- 2
Die Tische vorher festlegen, nicht am Abend
Ein kleiner Plan des Gastraums auf der Innenseite des Umschlags, mit Tischnummern und Plätzen. Wer reserviert, trägt den Tisch gleich ein — so fällt die Doppelbelegung beim Schreiben auf, nicht beim Eintreffen.
- 3
Änderungen durchstreichen, nicht überschreiben
Was gestrichen ist, bleibt lesbar. Das ist Ihr Protokoll, wenn ein Gast sagt, er habe für acht und nicht für sechs reserviert.
- 4
Das Buch nicht offen liegen lassen
Namen und Telefonnummern sind personenbezogene Daten. Ein aufgeschlagenes Buch am Empfang, in dem jeder Gast die Einträge der anderen lesen kann, ist ein Datenschutzproblem — legen Sie es so, dass nur das Team hineinsieht.
Und die Excel-Vorlage?
Eine Tabelle wirkt wie der Schritt nach vorn, ist aber oft ein Schritt zur Seite. Sie ist sauber lesbar und lässt sich durchsuchen, aber sie weiß nichts von Ihren Tischen: Sie merkt nicht, dass Tisch 7 um 19:30 Uhr schon belegt ist. Sie kann nur einer zur selben Zeit bearbeiten, und spätestens wenn die Datei auf zwei Rechnern liegt, gibt es zwei Wahrheiten.
Wenn Sie eine Tabelle nutzen, dann so: eine Zeile pro Reservierung mit denselben Spalten wie im Buch, eine einzige Datei an einem festen Ort, und eine Spalte für die Herkunft — damit Sie nach Quandoo sehen, welche Buchungen aus dem Export stammen. Geben Sie jeder Spalte in der ersten Zeile einen klaren Namen: Datum, Uhrzeit, Personen, Name, Telefon. Dann lässt sich die Tabelle später in ein System übernehmen, statt abgetippt zu werden.
Vier Zeichen, dass das Buch nicht mehr reicht
Zwei Stellen nehmen Reservierungen an
Das Telefon am Empfang und das Handy der Chefin, oder Telefon und Website. Sobald zwei Stellen eintragen, die nicht dasselbe Buch vor sich haben, wird irgendwann ein Tisch doppelt vergeben.
Gäste wollen außerhalb der Öffnungszeiten buchen
Wer um 23 Uhr auf dem Sofa einen Tisch für Samstag sucht, ruft nicht an. Das Buch nimmt nur an, solange jemand danebensteht.
Sie wissen nicht mehr, wer nie kommt
Ein No-Show im März steht auf einer Seite, die im Mai niemand mehr aufschlägt. Das Wissen über Stammgäste und Wackelkandidaten sitzt in einzelnen Köpfen.
Die Küche wird von Wellen überrollt
Zwölf Gedecke um 19 Uhr, keines um 19:30 Uhr. Das Buch zeigt die Tische, aber nicht, wie viele Gäste die Küche in einer Viertelstunde schafft.
Was ein digitales Reservierungsbuch dann leisten sollte
- So schnell wie das Buch: In Slotora nehmen Sie eine Telefonreservierung am Empfang mit den tatsächlich freien Zeiten vor Augen auf, und ein wiederkehrender Gast erscheint beim Tippen von Name oder Nummer.
- Den ganzen Abend auf einen Blick, aber auf echten Tischen: einem Plan Ihres Gastraums im Maßstab, auf dem jede Reservierung an ihrem Tisch steht.
- Ein Buch für alle Geräte: Tablet am Empfang, Tablet an der Bar, Handy der Chefin zeigen denselben Stand im selben Moment.
- Das Gedächtnis, das dem Papier fehlt: eine Karte je Gast mit Besuchen und No-Shows, ein Protokoll jeder Änderung mit dem Namen der Person, die sie gemacht hat — jede hat ihren eigenen Zugang —, Regeln für das Tempo der Küche.
- Die Excel-Tabelle tippt niemand ab: Slotora übernimmt sie als CSV- oder Excel-Datei, schlägt anhand der Kopfzeile vor, welche Spalte was ist, und zeigt eine Vorschau, bevor etwas gespeichert wird. Stimmt etwas nicht, nehmen Sie den Import zurück. Das Papierbuch dagegen muss weiterhin jemand eintragen.
- Der Stammtisch, der im Buch jede Woche neu eingetragen wird, steht einmal als Serie drin — wöchentlich oder alle paar Wochen, bis zu einem halben Jahr.
- Und Papier, wo Papier besser ist: eine Tagesübersicht zum Ausdrucken, Service für Service, mit Allergien, Anlässen und Notizen — für den Pass, an dem kein Tablet hängt.
Solange Sie nicht wechseln, ist ein gut geführtes Buch die richtige Antwort.