Guide · cahier de réservation
Le cahier papier de votre restaurant, recopié sans perdre une réservation
Le grand cahier à spirale près du téléphone a des qualités qu’aucun logiciel n’égale : il s’ouvre en une seconde, il ne demande pas de mot de passe et il ne tombe jamais en panne. Le quitter se prépare comme un changement de carte, avec une date, un ordre et une semaine d’essai.
Publié le
Pourquoi on finit par le quitter
Ce n’est presque jamais le cahier lui-même qui pose problème. C’est qu’il n’existe qu’à un endroit. Le serveur qui prend un appel en terrasse doit traverser la salle pour savoir si la table de six est libre samedi ; le patron, en congé, ne sait pas ce qui l’attend lundi ; et la double réservation du samedi soir arrive toujours de la même façon, deux personnes qui écrivent sur deux pages au même moment, ou une ligne raturée que plus personne ne sait lire.
L’autre limite est la mémoire. Le cahier sait qui vient ce soir ; il ne sait pas que M. Durand ne s’est pas présenté deux fois depuis la rentrée, ni que les tables de quatre sont occupées à moitié par des couples. Ces deux choses — être lu de partout, et se souvenir — sont les seules bonnes raisons de passer au numérique. Si elles ne vous manquent pas, gardez votre cahier.
Ce que vous recopiez, et ce que vous laissez
- Toutes les réservations à venir, sans exception : date, heure, nombre de couverts, nom et numéro de téléphone. C’est la seule partie du cahier dont l’oubli coûte une table.
- Les habitués, avec un numéro de téléphone : ceux que vous rappelez par leur prénom. Pas besoin de remonter trois ans de pages pour cela, la liste se fait de mémoire en une heure.
- Les remarques qui servent le service : la table près de la fenêtre, la chaise haute, l’heure d’arrivée toujours tardive. Une ligne courte, utile au prochain service.
- Ce que vous laissez : les noms sans numéro, les pages des années passées, et surtout les allergies notées il y a longtemps. Une allergie révèle un état de santé ; le RGPD interdit en principe de traiter ces données sans consentement explicite.
Ce tri n’est pas qu’une question de place. Les coordonnées d’une réservation servent à exécuter ce que le client a demandé — c’est le fondement de l’article 6 du RGPD pour un contrat. Les garder ensuite pour lui écrire est une autre finalité, avec ses propres règles ; notre guide sur les données clients et le RGPD les détaille.
Avant la bascule : dessiner la salle telle que l’équipe la nomme
Un logiciel de réservation ne vaut que par sa salle. Avant de recopier la moindre ligne, dessinez chaque espace à l’échelle — la salle, la mezzanine, la terrasse — et donnez aux tables les noms que l’équipe emploie déjà : « la 9 », « la banquette », « la ronde du fond ». Indiquez les tables que l’on rapproche pour huit ou pour douze, les services du midi et du soir, la durée moyenne à table selon le nombre de couverts. Une heure, un lundi de fermeture, suffit pour une salle de quarante places.
Choisissez ensuite la semaine. Jamais en décembre, jamais la semaine d’un pont, jamais avant un week-end où un groupe est attendu. Une semaine ordinaire d’octobre ou de février est idéale : assez de réservations pour tester, assez de calme pour corriger.
La semaine de bascule, jour par jour
- 1
Mardi, après le service du midi
Recopiez toutes les réservations à venir, dans l’ordre des dates. Si une partie vit déjà dans un tableur Excel, importez-la plutôt que de la retaper : l’écran devine quelle colonne porte la date, l’heure, les couverts et le nom, vous corrigez ce qu’il a mal lu, et l’aperçu vous montre le résultat avant l’import. À chaque ligne reprise, une coche dans la marge du cahier. Une ligne sans coche est une ligne oubliée.
- 2
Mercredi et jeudi, les deux en même temps
Le cahier reste sur le comptoir, mais chaque appel est d’abord saisi sur la tablette, puis noté dans le cahier. À la fin du service, comparez les deux : s’ils disent la même chose, la tablette est prête.
- 3
Vendredi, le cahier se ferme
Sur sa dernière page, écrivez la date et « à partir d’aujourd’hui, tout est sur la tablette ». Rangez-le dans le bureau, pas à la poubelle : il servira en cas de doute sur une réservation ancienne.
- 4
Samedi, ne changez plus rien
Le samedi n’est pas un jour pour apprendre. Si la semaine a révélé un réglage à corriger — une durée trop courte, une table mal nommée —, notez-le et corrigez-le lundi.
Ce que Slotora reprend du cahier
La méthode pas à pas pour l’appel lui-même est dans notre guide des réservations par téléphone.
Dans Slotora, une réservation prise au téléphone ne propose que des heures où une table existe vraiment, et un client qui a déjà réservé est retrouvé par son nom ou son numéro, avec ses visites et ses absences. Toutes les tablettes et tous les téléphones de la maison voient la même salle au même moment, et le journal des modifications garde, pendant deux ans, qui a changé quoi — ce que la rature d’un cahier ne dit jamais.
Les réservations importées d’un tableur arrivent confirmées, sans table : vous les placez sur le plan, et un import raté s’annule depuis son historique. Les remarques du cahier trouvent leur place sur la fiche du client — la table préférée de sa salle, l’anniversaire, et, s’il vous a donné son accord exprès, l’allergie, qui s’affiche alors en alerte à chacune de ses réservations.
Pour la formation de l’équipe : l’écran d’accueil existe en anglais, en hongrois, en polonais, en roumain, en allemand et en français, et chacun choisit la langue de ses propres écrans.
Quitter le cahier : vos questions
Faut-il recopier tout l’historique du cahier ?
Non. Seules les réservations à venir sont indispensables. L’historique utile se reconstitue de lui-même en quelques semaines, à mesure que les habitués reviennent.
Que faire si la tablette tombe en panne un samedi ?
Gardez un téléphone chargé, où votre identifiant est déjà ouvert, à portée de main, et le cahier dans le bureau pendant les premières semaines. Le plan de salle s’ouvre dans le navigateur d’une tablette ou d’un téléphone.
Combien de temps faut-il garder l’ancien cahier ?
Le temps de régler un doute sur une réservation ancienne. Pour les coordonnées gardées à des fins de prospection, la CNIL retient trois ans après la fin de la relation commerciale : un vieux cahier n’est pas un fichier à réutiliser.
Sources
Le cahier de réservation numérique · Le plan de salle à l’échelle · L’équipe et les appareils · Tous les guides