Ratgeber · Datenschutz

Gästedaten nach Quandoo: was Ihr Restaurant behalten, nutzen und löschen muss

Irgendwann vor dem 31. Dezember 2026 liegt eine Tabelle mit Ihren Gästen im Postfach. Es ist verlockend, sie als eine Liste zu behandeln. Rechtlich sind es drei — und nur eine davon ist ein Verteiler.

Veröffentlicht am 16. Oktober 2026 · Ein praktischer Ratgeber, keine Rechtsberatung.

Erst sortieren, dann nutzen

Was Sie für die Reservierung brauchen

Name, Telefon, E-Mail, Datum, Uhrzeit, Personenzahl. Damit dürfen Sie die Reservierung betreuen, die der Gast gemacht hat: bestätigen, über Änderungen informieren, den vergessenen Schal zurückgeben. Das ist Durchführung, keine Werbung.

Was Sie über Stammgäste wissen

Besuche, Vorlieben, die Notiz „immer der Ecktisch“. Nützlich und persönlich — und nur so lange zu behalten, wie es hilft, diesen Gast zu bewirten. Eine Notiz zu einer Allergie ist eine Gesundheitsangabe und verdient die meiste Sorgfalt.

Wer Werbung von Ihnen wollte

Das Häkchen, mit Datum und Wortlaut. Nur das entscheidet, wer Ihren Newsletter bekommt — und steht es nicht in der Datei, haben Sie es nicht.

Wer jetzt verantwortlich ist

Die DSGVO unterscheidet den Verantwortlichen, der über Zweck und Mittel entscheidet, vom Auftragsverarbeiter, der Daten nur nach dessen Weisung verarbeitet. Ihre Gäste haben bei Ihnen einen Tisch reserviert, und sobald die Datei auf Ihrem Rechner liegt, entscheiden Sie über jede Verwendung. Verantwortlich ist damit Ihr Betrieb.

Daraus ergibt sich auch, was Sie von Quandoo verlangen können. Soweit Quandoo Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet hat, muss es sie nach Ende der Leistung nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben — Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO. Quandoo selbst hat angekündigt, Daten nach der Abschaltung nur so lange aufzubewahren, wie das Gesetz es verlangt, und sie dann zu löschen oder zu anonymisieren. Wo ein Gast ein eigenes Konto bei Quandoo hatte, war das Quandoos Verhältnis zum Gast, nicht Ihres.

Die Newsletter-Frage, vorsichtig beantwortet

In Deutschland braucht Werbung per E-Mail entweder eine Einwilligung, die Sie nachweisen können (Art. 7 Abs. 1 DSGVO), oder die Ausnahme des § 7 Abs. 3 UWG. Diese greift nur, wenn alle vier Bedingungen erfüllt sind: Sie haben die Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung vom Kunden selbst erhalten, Sie werben für eigene ähnliche Angebote, der Kunde hat nicht widersprochen, und er wurde bei der Erhebung und in jeder Nachricht klar auf sein Widerspruchsrecht hingewiesen.

Die heikle Bedingung ist die letzte. Wer über ein Formular reserviert hat, das Sie nicht gestaltet haben, wurde beim Reservieren womöglich nie auf Ihr Widerspruchsrecht hingewiesen. Dann trägt die Ausnahme kaum, und der sichere Weg ist: nur an nachweislich Eingewilligte schreiben — und alle anderen beim nächsten direkten Besuch fragen.

In Österreich steht die Regel nicht im UWG, sondern in § 174 TKG 2021. Die Ausnahme für eigene Kunden ist ähnlich gebaut; zusätzlich darf der Empfänger nicht in der Liste eingetragen sein, mit der man Werbung per E-Mail grundsätzlich ablehnt.

Was der Umzug an Pflichten mit sich bringt

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem neuen System
Wenn ein Reservierungssystem Gästedaten für Sie speichert, ist es Ihr Auftragsverarbeiter, und Art. 28 DSGVO verlangt einen Vertrag. Lassen Sie ihn sich geben, bevor Sie die erste Zeile hochladen.
Eine Zeile in der Datenschutzerklärung
Gäste müssen erfahren, wer ihre Daten verarbeitet (Art. 13 DSGVO). Steht in Ihrer Datenschutzerklärung noch Quandoo, ändern Sie sie am selben Tag wie den Reservieren-Knopf.
Ein Löschkonzept, das man aussprechen kann
Legen Sie fest, wie lange Sie einen Gast behalten, der nicht wiederkommt, schreiben Sie es auf und löschen Sie danach. Der Quandoo-Export ist der erste Prüfstein: Was Sie nicht nutzen, löschen Sie im Januar.
Ein Ort für Auskunfts- und Löschwünsche
Fragt ein Gast, was Sie über ihn speichern, oder will er gelöscht werden, müssen Sie jede Kopie finden — auch die Tabelle auf dem Büro-Laptop.

Wobei Slotora hilft

Fragt ein Gast nach seinen Daten, suchen Sie ihn im Gästebuch; seine Zeile öffnet die Gästekarte, und dort laden Inhaber oder Restaurantleitung den Datensatz in einem Schritt herunter. Verlangt er die Löschung, löschen Sie ihn auf derselben Karte, statt jede Tabelle einzeln zu durchsuchen — eine Reservierung des Gastes müssen Sie dafür nicht erst heraussuchen. Nachrichten bestellt ein Gast mit einem Klick ab.
Jede Änderung im Buch wird mit dem Namen dessen gespeichert, der sie gemacht hat, und zwei Jahre lang aufbewahrt — hilfreich, wenn Sie zeigen müssen, was geschehen ist.
Das Gästebuch trennt, was dieser Ratgeber trennt: Es filtert nach Werbe-Einwilligung, und der Export für Ihren Newsletter enthält nur die Gäste, die Ja gesagt haben. Slotora selbst verschickt keine Werbung.
Allergien, Ernährung und Barrierefreiheit haben auf der Gästekarte eigene Felder, statt in einer Freitextnotiz zu verschwinden — die Angaben, die die meiste Sorgfalt verdienen, stehen so an einer Stelle, die Sie finden, wenn ein Gast Auskunft oder Löschung verlangt.
In Slotora lesen Sie die Quandoo-Datei über den Import ein: Sie prüfen die Zuordnung der Spalten und eine Vorschau, bevor etwas übernommen wird, und können den Import zurücknehmen. Räumen Sie die Datei vorher auf — dann zieht nur um, was Sie behalten wollen. Auf Wunsch helfen wir dabei.

Zum Start informieren

Quellen

So holen Sie den Export aus Quandoo · Gästebuch, Auskunft und Löschung in Slotora · Quandoo schließt: die Wechselseite · Alle Ratgeber