Dieciocho correos que, si no, escribirías tú a mano
“Tienes plaza.” “Empezamos mañana.” “Tu certificado ya está listo.” Todas las academias los escriben a mano, doce veces por curso, y siempre se olvida alguno. Aquí se escriben una vez y salen solos.
Lo que le llega a la alumna
Hemos recibido tu solicitud, tienes plaza, esto es lo que tienes que pagar y hasta cuándo, tu plaza está confirmada, empieza en una semana, empieza mañana, tu pack está listo, tu certificado está listo, qué tal ha ido, qué viene ahora… y los que nadie quiere escribir: la edición se ha cancelado, el día ha cambiado, se ha liberado una plaza para ti.
- Cada correo se envía una sola vez, a una persona, sobre una cosa. No dos veces porque un proceso se ejecutó dos veces.
- Nada llega a las dos de la mañana: los correos salen en horario razonable según la hora de tu academia, salvo los tres justificantes que le llegan a los pocos minutos de pulsar ella misma.
- Si responde, te responde a ti. Tu dirección es la de respuesta en todos ellos.
Lo que te llega a ti
Tres correos van en sentido contrario: alguien ha pedido plaza, te han asignado un curso como formadora y una sesión sigue sin modelo de prácticas. Son esos que una academia solo echa de menos cuando el día ya ha salido mal.
- Se envían a la persona a la que afectan, no a un buzón general que nadie mira.
- La misma información aparece como tarea pendiente, así que un correo que nadie ha leído no es el único camino.
- Tampoco se repiten: un correo por solicitud, por edición y por sesión.
Cada correo se activa uno a uno
Un correo solo se envía cuando su texto exacto se ha leído y aprobado, y solo se puede activar si está completo en los seis idiomas. Eso lo comprueba el propio proceso de publicación, no la memoria de una persona, así que un correo con un hueco en la versión rumana no le puede llegar a nadie.
- La pantalla de ajustes de la academia te dice qué sale de verdad hoy, en lugar de enseñarte interruptores que no hacen nada.
- El texto es nuestro y es el mismo para todas las academias; lo que va dentro es tuyo: tu nombre, tus datos de pago y tus condiciones.
- Cada correo incluye una forma de dejar de recibir ese tipo de correo.
Y luego, tus propias reglas
Además de los correos, puedes escribir tus propias reglas: cuando pase algo, haz esto. Siete cosas pueden poner en marcha una regla: llega una solicitud, se acepta una solicitud, un pago lleva tantos días de retraso, un curso empieza dentro de tantos días, un curso terminó hace tantos días, se emite un certificado o una alumna titulada no se ha apuntado a nada desde entonces.
- Una regla crea una tarea para alguien o envía un mensaje al portal de la alumna, con tus palabras y con su nombre y su curso ya puestos.
- Cada regla se puede limitar a un programa, está desactivada hasta que tú la activas y salta una sola vez por persona y por cosa.
- Antes de activarla, una prueba en seco te dice exactamente para quién saltaría ahora mismo.
Preguntas sobre los correos
¿Puedo cambiar el texto de los correos automáticos?
Hoy no. El texto es fijo e igual para todas las academias, en seis idiomas, y cada correo se activa solo después de que se haya aprobado su texto exacto. Lo tuyo dentro de ellos es el nombre de tu academia, tus datos de pago y tus propias condiciones. Las reglas que escribes tú sí llevan tus palabras.
¿Voy a llenar de correos a mi alumna?
Cada correo se reserva antes de enviarse, así que una persona recibe un solo correo sobre cada cosa, por muchas veces que se ejecute un proceso. No sale nada en mitad de la noche, y todos los correos incluyen una forma de dejar de recibir ese tipo de correo.
¿Puede una automatización enviar un correo escrito por mí?
No, y es a propósito. Una regla puede crear una tarea o escribir un mensaje en su portal. Todo lo que sale como correo es un correo con su propio texto aprobado y su propio interruptor; no hay ninguna puerta trasera para saltárselo.
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¿Qué se nos ha olvidado? Lo construimos antes de que lo usara una sola formadora. Si falta algo que haces cada semana, o aquí está mal resuelto, escríbenos. Leemos todos los mensajes. Escribe a hello@slotora.io