Guide · Caisse et réservation
Logiciel de caisse NF525 et réservation au restaurant : ce qui est obligatoire
En France, un restaurant qui encaisse ses clients avec un logiciel doit utiliser un outil qui remplit quatre conditions de la loi. Quand un nouvel outil de réservation arrive, la même question revient : est-il concerné lui aussi ? Ce guide sépare les deux, avec la doctrine de l’administration fiscale comme référence.
Publié le · Un guide pratique, pas un conseil fiscal ni juridique.
La loi et les quatre conditions
La règle se trouve au 3° bis du I de l’article 286 du code général des impôts, et l’administration l’explique dans son Bulletin officiel des finances publiques, le BOFiP, sous la référence BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Elle concerne les assujettis à la TVA qui vendent à des clients particuliers et qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel ou un système de caisse, quel que soit le mode de règlement. C’est le cas de presque tous les restaurants.
Le BOFiP définit un tel système comme un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse. L’obligation vaut aussi pour un logiciel accessible en ligne : une caisse sur tablette ou dans le navigateur y est soumise comme une caisse enregistreuse classique.
Ce logiciel doit remplir quatre conditions. L’inaltérabilité : une donnée enregistrée ne se modifie pas sans trace, une correction s’écrit en plus et en moins. La sécurisation : les données et leur historique sont protégés contre la suppression. La conservation : les données sont gardées ligne à ligne, en principe six ans. L’archivage : des archives au moins annuelles, dans un format ouvert. S’y ajoutent des clôtures journalières, mensuelles et annuelles, avec un grand total de la période et un total perpétuel qui ne revient jamais à zéro.
Certificat ou attestation, depuis le 21 février 2026
Remplir les conditions ne suffit pas, il faut pouvoir le prouver. La preuve tient en un seul document : un certificat délivré par un organisme accrédité, ou une attestation individuelle de l’éditeur, établie selon le modèle publié par l’administration. Une simple phrase dans des conditions générales ne vaut pas attestation.
Sur ce point, la règle a bougé. L’attestation individuelle de l’éditeur avait été supprimée ; l’article 125 de la loi de finances pour 2026, du 19 février 2026, l’a rétablie à compter du 21 février 2026, comme l’indique la version du BOFiP du 25 mars 2026. Dans le langage courant, on parle souvent de « logiciel NF525 » : c’est le nom d’une des certifications que l’on rencontre, pas un mot du texte.
Le document est délivré par l’éditeur, mais c’est le restaurant qui doit s’assurer de l’avoir, ou d’en avoir une copie, et qui le présente en cas de contrôle. À défaut, une amende prévue par le code général des impôts s’applique. Si vous changez de caisse, demandez donc le document à la signature, pas le jour du contrôle.
Une réservation n’est pas un encaissement
Un client appelle pour une table de quatre samedi à 20 h. À cet instant, rien n’est vendu, rien n’est servi, rien n’est payé. Une table est retenue pour un soir, c’est tout. Un logiciel de réservation gère précisément cela : des noms, des heures, des couverts, des tables, des notes, des annulations et des absences.
La vente commence le soir même, quand le client est assis et commande. À partir de là, on parle de ce qui est vendu et réglé : d’un côté la table et le client, de l’autre le chiffre d’affaires.
Ce que la loi demande à chacun de vos outils dépend de ce qu’il fait. Quand un client verse déjà un acompte en réservant, de l’argent est réglé dès la réservation : comment ce règlement doit être enregistré, votre expert-comptable vous le dira pour votre cas précis.
Ce que fait Slotora, de la réservation à l’addition
Slotora, c’est le cahier de réservation, le plan de salle et le fichier clients de votre restaurant — et, dans le même système, la commande à table, l’écran cuisine et l’addition.
- Vos clients réservent sur votre propre page : nombre de couverts, jour, salle et heure, puis un lien pour modifier ou annuler eux-mêmes, sans compte à créer.
- Les réservations par téléphone sont saisies à l’accueil, sur les vraies disponibilités ; un habitué se retrouve par son nom ou son numéro.
- Chaque client a sa fiche, avec ses visites, ses annulations tardives et ses absences, comptées et rappelées à sa prochaine réservation.
- Les statistiques montrent les couverts par service, l’occupation des chaises, la rotation et d’où viennent les réservations en ligne.
- Le serveur envoie la commande par vagues à la cuisine, l’écran cuisine l’affiche en moins de 5 secondes, et l’addition se partage par plat, par place ou à parts égales ; le paiement par carte va sur votre compte Stripe connecté.
- Pour une grande table, un soir de fête ou un événement, une règle demande un acompte ou une empreinte bancaire, sur votre propre compte Stripe une fois connecté.
Trois questions à poser à un éditeur
Quand vous choisissez ou changez de logiciel, posez trois questions à l’éditeur : quel document prouve que son logiciel remplit les quatre conditions, certificat ou attestation individuelle ; comment sont faites les clôtures et les archives ; et comment vous récupérez vos données si vous partez. Les réponses vont à votre expert-comptable.
Caisse et réservation : réponses courtes
Un logiciel de réservation est-il concerné par la NF525 ?
L’obligation vise le logiciel ou système qui enregistre les règlements des clients particuliers, quel que soit le mode de règlement. Pour votre cas précis, demandez à votre expert-comptable.
Qui doit fournir le certificat ou l’attestation ?
C’est l’éditeur du logiciel de caisse. Il fait certifier son logiciel par un organisme accrédité, ou il établit lui-même le document individuel prévu par l’administration. Le restaurant doit s’assurer qu’il a ce document, ou sa copie, et le présenter si l’administration le demande.
Combien coûte Slotora ?
Un prix mensuel fixe par établissement, sans commission par réservation ni frais par couvert. Le détail est sur la page des tarifs.
Sources (vérifiées le 24 octobre 2026)
La page de réservation · Le cahier de réservation à l’accueil · Le fichier clients · Empreinte bancaire et acompte · Tarifs · Tous les guides