Fichier clients
Le fichier clients du restaurant, qui ne part pas avec le maître d’hôtel
Dans beaucoup de maisons, savoir que M. Garnier vient tous les jeudis et qu’il n’a jamais fait faux bond, c’est l’affaire d’une seule personne. Le jour où elle est en congé, la maison oublie. Une fiche par client règle cela.
Les allergies et les régimes, c’est l’équipe qui les note sur la fiche : le formulaire de réservation d’une table n’a pas de champ dédié.
Ce que contient une fiche
L’historique des visites
Combien de fois la personne est venue, et quand pour la dernière fois. Ses réservations en ligne et au téléphone se retrouvent au même endroit.
Absences et annulations tardives
Deux compteurs séparés. Un client fidèle qui a annulé une fois à 18 h ne ressemble pas à quelqu’un qui n’est jamais venu trois fois de suite.
Une note sur la réservation
Au téléphone, vous ajoutez un texte libre à la réservation : « souhaite la banquette », « vient avec une poussette ». Il suit la réservation jusqu’à l’accueil.
Allergies, régimes, accès
« Allergique aux fruits à coque », « sans gluten », « vient en fauteuil » : noté une fois sur la fiche, à l’accueil. Une allergie s’affiche ensuite en alerte sur chacune de ses réservations.
Étiquettes et dates
Habitué, VIP, repas d’affaires : des étiquettes pour reconnaître les gens. L’espace qu’il préfère — la terrasse, la salle du fond — et ses dates : anniversaire, anniversaire de mariage.
Tout le fichier, d’un coup d’œil
La liste de vos clients se filtre par étiquette, nombre de visites, dernière venue, absences ou consentement aux e-mails, et s’exporte en CSV. L’export pour un envoi d’e-mails ne garde que ceux qui ont dit oui. Un nom dans la liste se touche, et sa fiche s’ouvre.
Où la fiche apparaît
- 1
Au téléphone
Un client de Toulouse appelle pour jeudi. Vous tapez son nom ou son numéro : sa fiche s’ouvre avant même que vous proposiez une heure, avec ses visites et ses éventuelles absences.
- 2
À l’accueil
Le soir même, la personne qui tient la porte touche la réservation et retrouve les mêmes informations. Elle n’a pas besoin d’avoir été là les autres jeudis.
- 3
Avant le service, et au passe
Les clients du soir qui ont une allergie sur leur fiche figurent au briefing de l’équipe. La feuille du jour, imprimée pour la cuisine, reprend table par table allergies, régimes, besoins d’accès et occasions.
- 4
Quand un même client existe deux fois
Il a réservé une fois en ligne, une fois au téléphone : les doublons sont fusionnés automatiquement, et l’historique est réuni.
Les données d’un client lui appartiennent aussi
Un client peut demander ce qu’un restaurant garde à son sujet. Quand la demande arrive par e-mail, la réponse ne doit pas prendre une soirée.
- Export des données d’une personne en un geste, pour répondre à une demande d’accès — depuis sa fiche, ouverte depuis le fichier clients ou depuis une réservation, par vous ou un responsable. L’effacement est au même endroit.
- Sur la fiche, un accès d’accueil ne voit ni l’e-mail ni le téléphone du client : les coordonnées restent à ceux qui en ont besoin.
- Désinscription en un clic pour le client qui n’en veut plus : chaque e-mail qu’il reçoit de votre restaurant porte ce lien.
- Le journal des modifications garde la trace de qui a touché à une fiche, et quand.
Ce qu’il faut savoir avant de s’y fier
La fiche est remplie par votre équipe. Le client qui réserve une table en ligne n’a pas de case « allergies » ; il peut en parler dans la note libre de sa réservation, au téléphone ou en arrivant, mais c’est à vous de l’écrire sur sa fiche — seul un événement que vous organisez peut poser ses propres questions au moment de réserver. On note un espace préféré, pas une table précise. Et le fichier n’envoie rien : l’export sert à votre propre outil d’envoi, Slotora n’écrit à personne en votre nom.
Questions sur les fiches clients
Faut-il créer les fiches à la main ?
Non. Une fiche naît avec la première réservation d’une personne, en ligne ou au téléphone, et s’enrichit à chaque visite. Si vous arrivez d’un autre outil qui exporte en CSV ou Excel, vous importez ce fichier : les anciennes réservations deviennent des visites, et un habitué arrive avec son historique et ses absences dès le premier jour.
Qui peut voir les fiches ?
L’équipe de votre établissement, depuis l’accueil, chacun avec son propre identifiant ; chaque modification est enregistrée avec le nom de la personne qui l’a faite. L’export du fichier entier est réservé à vous et à vos responsables.
Puis-je envoyer des nouvelles à mes clients ?
Avec votre propre outil d’e-mails, oui : exportez la liste des clients qui ont accepté de recevoir vos messages, et seulement eux. Slotora ne fait pas d’envois promotionnels à votre place.
Un client demande ses données : que faire ?
Vous le cherchez dans le fichier clients, vous ouvrez sa fiche, vous téléchargez ses données et vous les lui transmettez. S’il demande l’effacement, le bouton est sur la même fiche.
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