Poradnik · kasa
Kasa fiskalna w restauracji a system rezerwacji: co gdzie się dzieje
Kto otwiera restaurację w Polsce, słyszy dwa pytania naraz: jaką ma kasę i jak goście rezerwują u niego stoliki. Brzmią jak jedno, a dotyczą dwóch różnych rzeczy. Ten poradnik je rozdziela, na podstawie samych rozporządzeń.
Opublikowano · Praktyczny poradnik, nie porada prawna ani podatkowa.
Gastronomia i kasa: skąd obowiązek
Wielu przedsiębiorców korzysta ze zwolnień z ewidencji sprzedaży na kasie rejestrującej. Restauracja zwykle do nich nie należy. Rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień wymienia w § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i usługi związane z wyżywieniem świadczone przez stacjonarne placówki gastronomiczne, także sezonowe, oraz catering dla odbiorców zewnętrznych wśród czynności, których zwolnienie nie obejmuje.
W praktyce: bistro, pizzeria, kawiarnia czy bar z salą ewidencjonuje sprzedaż na kasie rejestrującej od pierwszego dnia. Rozporządzenie było zmieniane w 2026 r.; jeśli Twoja sytuacja jest nietypowa, na przykład sprzedajesz wyłącznie firmom, sprawdź ją z księgową.
Kasa online czy kasa w postaci oprogramowania
Kasa rejestrująca może być urządzeniem albo programem. Rozporządzenie Ministra Finansów z 29 maja 2020 r. wymienia grupy, które mogą używać kas w postaci oprogramowania, potocznie nazywanych wirtualnymi. W jego pierwotnym brzmieniu są na tej liście usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych, catering, pozostałe usługi gastronomiczne i podawanie napojów.
Którą wybrać, zależy od tego, jak pracujesz i jakie wymagania techniczne spełnia Twój sprzęt. O wyborze porozmawiaj z serwisantem, który ją zainstaluje, i z księgową, która będzie czytać raporty. Ten poradnik nie poleca żadnego modelu ani producenta.
Zapytaj serwisanta o trzy rzeczy. Co dzieje się z paragonem, gdy w lokalu zniknie internet? Kto przyjedzie i w jakim czasie, gdy kasa stanie w piątek o dziewiętnastej? I ile kosztuje druga kasa, gdy latem otwierasz ogródek z osobnym barem? Odpowiedzi poproś na piśmie: to one decydują o wieczorze, nie cena samego urządzenia.
Co musi przejść przez kasę
Przez kasę przechodzi sprzedaż: to, co gość zjadł i wypił, i to, za co zapłacił. Kasa wystawia paragon i raporty, z których księgowa liczy podatek. To jej świat i jej przepisy.
Osobne pytanie to pieniądze wpłacone przed wizytą: zaliczka za stolik na Sylwestra albo wpłata za menu degustacyjne. Czy i kiedy taka wpłata wymaga paragonu, zależy od tego, czym jest w Twojej umowie z gościem, i tego żaden system rezerwacji za Ciebie nie rozstrzygnie. Ustal to z księgową, zanim zaczniesz pobierać wpłaty.
Pomaga rozpisanie jednego wieczoru na trzy sytuacje. Gość przy barze zamawia piwo i płaci gotówką: to sprzedaż, więc kasa. Rodzina dzwoni po stolik dla ośmiu osób przy oknie na sobotę: to rezerwacja, więc system rezerwacji, a kasa dowie się o niej dopiero przy rachunku. Firma wpłaca pieniądze z góry za kolację wigilijną dla zespołu: tu spotykają się obie strony, i właśnie dlatego tę sytuację warto opisać z księgową raz, zanim zdarzy się dziesięć razy w grudniu.
Rezerwacja to jeszcze nie sprzedaż
Rezerwacja stolika to umówiona wizyta: kto przyjdzie, ile osób, o której godzinie, do którego stolika na planie sali. Dopóki gość nie usiądzie i nie zapłaci, nic nie zostało sprzedane. Rezerwacja zaczyna się wcześniej niż sprzedaż: od telefonu, od linku na Twojej stronie, od wpisu na listę oczekujących.
W rezerwacjach są też dane, których kasa nie zna: imię gościa, telefon, alergia zapisana przy rezerwacji, liczba wcześniejszych wizyt i nieobecności. To dane osobowe: RODO każe zbierać ich tylko tyle, ile potrzeba, i trzymać je tylko tak długo, jak wymaga tego cel — w systemie rezerwacji, nie na paragonie.
Co robi Slotora, od rezerwacji do kuchni
- Slotora prowadzi rezerwacje, plan sali, listę oczekujących, karty gości i raporty.
- W tym samym systemie kelner wysyła zamówienie do kuchni turami, z miejscem i daniem, a ekran kuchenny pokazuje je w ciągu 5 sekund.
- Gdy pobierasz wpłatę przy rezerwacji, pieniądze idą na Twoje własne konto Stripe, gdy jest podłączone; zwrot robi ręcznie właściciel albo menedżer.
- Rachunek stolika dzieli się na dania, na miejsca albo po równo, z opłatą serwisową, a płatność zapisuje się gotówką, kartą albo inaczej, razem z napiwkiem.
Wieczór w Slotorze
- 1
Przy wejściu i na sali
Gość rezerwuje na Twojej własnej stronie, bez prowizji; pulpit na tablecie pokazuje, kto przychodzi, kto siedzi, który stolik się zwalnia, a karta gościa pamięta wizyty i odwołania.
- 2
Przy stoliku i w kuchni
Kelner wysyła zamówienie turami, z miejscem i daniem; ekran kuchenny pokazuje je w ciągu 5 sekund, a kolejne danie kelner wywołuje sam.
- 3
Pod koniec miesiąca
Raporty Slotory pokazują nakrycia, obłożenie stolików, odmówione rezerwacje i to, skąd przyszły rezerwacje online.
Slotora kosztuje 729 zł miesięcznie za lokal, bez prowizji od rezerwacji. Powiadom mnie o starcie
Kasa i rezerwacje: krótkie odpowiedzi
Czy restauracja musi mieć kasę fiskalną?
Stacjonarna placówka gastronomiczna jest wyłączona ze zwolnień z ewidencji na kasie rejestrującej (rozporządzenie MF z 17 grudnia 2024 r., § 4 ust. 1 pkt 2 lit. i), więc w praktyce tak, od pierwszego dnia.
Czy w gastronomii można mieć kasę wirtualną?
Rozporządzenie MF z 29 maja 2020 r. w pierwotnym brzmieniu wymienia usługi restauracji i inne usługi gastronomiczne wśród grup, które mogą używać kasy w postaci oprogramowania. Aktualne warunki sprawdź z księgową.
Źródła (sprawdzone 24 października 2026)
Rezerwacja stolików online na Twojej stronie · Księga rezerwacji przy wejściu · Plan sali · Cennik