Trabajar con una cita: aprobar, ha llegado, completada, no presentada, cancelar y mover
Cada botón de una cita y lo que pone en marcha (aprobar una solicitud, la llegada, completarla, no presentada, cancelar, moverla a otra hora o a otra compañera) y lo que pueden hacer los miembros del equipo con su propio acceso.
Abre una cita desde la agenda o desde la lista Citas. Los botones que ves dependen de su estado: “Solicitada”, “Pendiente”, “Confirmada”, “Ha llegado”, “Completada”, “No presentada” o “Cancelada”.
Los botones
- “Aprobar esta cita”: solo en una solicitud; el cliente recibe la confirmación por correo. Para rechazar una solicitud, cancélala
- “Marcar como llegada”: el día de la cita; no se envía nada a nadie, y “Al final no ha venido” lo deshace
- “Marcar como completada”: se suman los puntos de fidelidad, los productos que usa el servicio se descuentan de tu stock y, si tus facturas se emiten automáticamente, se emite la factura. No se puede deshacer
- “Marcar como no presentada”: libera la hora; consulta “Cuando un cliente no se presenta”
- “Cancelar cita”: con un motivo opcional. El cliente recibe un correo en su idioma, se le devuelve el saldo de tarjeta regalo, bono o cupón que hubiera usado, y la lista de espera recibe un aviso de la hora que ha quedado libre
- “Cambiar la cita”: elige una hora nueva y pulsa “Confirmar la nueva hora”; el cliente recibe un correo
- “Mover a”: pasa la cita a otro miembro del equipo que haga el servicio
- “Enviar el formulario previo a la cita”: para una cita próxima cuyo formulario todavía no se ha rellenado
Deshacer
En la web, al cancelar, marcar una cita como no presentada o arrastrarla a otra hora en la agenda, aparece un botón Deshacer durante 15 segundos, y los correos esperan hasta que desaparece. La app, en cambio, te pide confirmación antes.
Quién puede hacer qué
Los miembros del equipo con su propio acceso pueden usar todos estos botones en sus propias citas, y cobrar en el mostrador. Cambiar el precio, hacer reembolsos y cobrar un cargo por ausencia o por cancelación tardía es cosa de los propietarios y administradores, igual que el historial de cambios de la cita.
Qué más hay en una cita
El cuadro “Antes de empezar” del cliente, las respuestas a tus preguntas de reserva, el formulario previo a la cita cuando ya está rellenado, las fotos que ha añadido el cliente y el Resumen del pago. No hay ningún botón para volver a enviar la confirmación.
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