Ratgeber · Weihnachtsfeier
Weihnachtsfeiern im Restaurant: aus der Anfrage eine klare Vereinbarung machen
Im Oktober ruft die Assistenz der Geschäftsführung an, im Dezember sitzen fünfzehn Kolleginnen und Kollegen am Tisch — oder elf. Zwischen diesen beiden Terminen entscheidet sich, ob der Abend für Ihr Haus ein gutes Geschäft wird.
Veröffentlicht am · Ein praktischer Ratgeber, keine Rechtsberatung.
Ein Menü für fünfzehn ist kein Tisch für fünfzehn
Zwei Urteile zeigen den Unterschied, den jeder Wirt im Dezember kennen sollte. Das Landgericht Kiel hat 1998 eine bloße Tischreservierung als Vorbereitung künftiger Bewirtungsverträge gesehen: Wer nicht kommt, schuldet allenfalls einen Vertrauensschaden, und den muss der Wirt erst einmal darlegen. Das Amtsgericht München hat 2024 über eine Weihnachtsfeier entschieden, für die ein Menü für fünfzehn Personen fest bestätigt war. Das Gericht sah darin ein absolutes Fixgeschäft — der Abend war nicht nachholbar — und sprach dem Wirt Schadensersatz zu, berechnet ohne Umsatzsteuer. Das Urteil ist nach der Pressemitteilung des Gerichts nicht rechtskräftig.
Für die Praxis heißt das: Je genauer vereinbart ist, was an dem Abend passiert — Menü, Personenzahl, Uhrzeit —, desto eher steht Ihnen bei einer Absage etwas zu. Eine vage Anfrage „für ungefähr fünfzehn, irgendwann im Dezember“ ist dagegen kaum mehr als ein Tisch. Die Verbraucherzentrale Niedersachsen sieht es aus Gästesicht ähnlich: Eine Ausfallgebühr muss bei der Buchung wirksam vereinbart sein, und der Wirt muss einen echten Schaden zeigen — was bei vorbestellten Menüs und großen Gruppen leichter fällt.
Was Sie mit der Firma vereinbaren
Menü und Personenzahl, schriftlich
Ein festes Menü oder eine kleine Auswahl, die verbindliche Zahl der Gäste und die Uhrzeit. Eine kurze E-Mail mit Bestätigung genügt; wichtig ist, dass beide Seiten dasselbe verstanden haben.
Ein Stichtag für die endgültige Zahl
Eine Woche vorher, damit die Küche danach einkauft. Was nach dem Stichtag abgesagt wird, ist der Fall, über den Sie vorher sprechen sollten — nicht am Abend selbst.
Wer zahlt, und wie
Firmenrechnung, eine Karte oder jeder für sich. Fünfzehn Einzelrechnungen um halb elf verlängern den Abend für Ihren Service um eine halbe Stunde.
Eine Telefonnummer für den Abend
Die Person, die anruft, wenn die S-Bahn ausfällt oder drei Leute krank sind. Sie gehört ins Briefing, damit der Service sie nicht erst an der Theke sucht.
Vorauszahlung: was die Branche tut
Der Dehoga Nordrhein-Westfalen hat Ende 2025 rund 250 Gastronomen und Hoteliers befragt. 87 Prozent kannten No-Shows aus eigener Erfahrung. Von den Betroffenen riefen 38 Prozent ihre Gäste vorher an oder schrieben ihnen, 30 Prozent wiesen bei der Reservierung darauf hin, dass sie verbindlich ist, und nur etwa ein Zehntel verlangte Geld vorab oder eine Kreditkarte. Am ehesten, so die Befragung, trifft es große Gruppen.
Wenn Sie für eine Weihnachtsfeier eine Anzahlung verlangen, machen Sie sie zum Teil der Vereinbarung, nennen Sie Höhe und Stichtag vorher und halten Sie sie in einem Verhältnis zum Schaden, den eine Absage wirklich anrichtet. Unser Ratgeber zur No-Show-Gebühr in Deutschland und Österreich geht die Rechtslage beider Länder durch.
Der Dezember als Kalender
- Anfang Oktober: festlegen, an welchen Abenden Gruppen kommen dürfen, wie groß die größte Runde je Raum sein darf und welche Tische den Stammgästen bleiben.
- Oktober und November: Wer den zweiten Freitag will, bekommt ein ehrliches Angebot für den Mittwoch davor — mit eigenem Raum, ruhiger Küche, früherem Beginn.
- Eine Woche vorher: endgültige Zahl, Menüwahl und Unverträglichkeiten der einzelnen Gäste über die Organisatorin einsammeln.
- Am Abend: Gruppe, Ansprechperson und Absprachen im Briefing, damit niemand am Empfang improvisieren muss.
Was Slotora für die Weihnachtsfeier tut — und was nicht
- Ab einer Gruppengröße, die Sie festlegen, kommt eine Online-Reservierung als Anfrage an und blockiert nichts, bis Sie zusagen.
- Sie legen fest, welche Tische sich zusammenstellen lassen und wie viele Gäste sie fassen, damit die Anfrage auf einer Tafel landet, die in den Raum passt.
- Die Absprachen stehen in der Notiz zur telefonischen Reservierung, und die großen Runden des Abends erscheinen im Briefing vor dem Service. Hat ein Stammgast eine Allergie auf seiner Gästekarte, steht sie dort als Hinweis, ebenso an seiner Reservierung.
- Ihr Weihnachtsmenü stellen Sie als Veranstaltung auf die Buchungsseite: mit Terminen, Platzzahl und eigenen Fragen an die Gäste, etwa nach Unverträglichkeiten. Für das Nebenzimmer bieten Sie Private Dining auf Anfrage an; die Firma schickt Datum, Personenzahl und ein paar Zeilen, und Sie antworten.
- Tische lassen sich an den vollsten Abenden für die Online-Reservierung sperren, ein Raum lässt sich für ein Datum mit Begründung schließen. Das brauchen Sie auch am Abend einer Feier: Eine Veranstaltung nimmt von sich aus keine Tische aus dem Tischplan.
- Eine Anzahlung für die große Tischreservierung nehmen Sie über Ihr eigenes Stripe-Konto, sobald Sie es verbunden haben. Hat Ihr Weihnachtsmenü als Veranstaltung einen Preis, bezahlt der Gast es gleich beim Buchen, über Ihr verbundenes Stripe-Konto. Was die Feier einer Firma insgesamt kostet und wann es fällig ist, vereinbaren Sie weiterhin direkt mit ihr.
Weihnachtsfeier: kurze Antworten
Darf ich Geld verlangen, wenn weniger Gäste kommen als bestätigt?
Wenn die Personenzahl und das Menü fest vereinbart waren und Ihnen ein echter Schaden entsteht, spricht viel dafür. Das Münchner Urteil ist allerdings nicht rechtskräftig; im Zweifel fragen Sie Ihren Verband oder einen Anwalt.
Reicht eine telefonische Zusage?
Rechtlich kann sie reichen, beweisen lässt sie sich schlecht. Eine kurze schriftliche Bestätigung von Menü, Zahl und Stichtag erspart Ihnen im Januar den Streit.
Sollen Firmen online buchen können?
Kleine Runden ja. Ab einer Größe, die Sie festlegen, besser als Anfrage — dann sprechen Sie mit der Organisatorin, bevor der Tisch vergeben ist.
Quellen
Tische kombinieren · Wirtshaus mit Nebenzimmer · Briefing vor dem Service · Alle Ratgeber