Guide · groupes
Séminaires, communions, fin d’année : l’année des groupes d’un restaurant
Le premier e-mail d’une entreprise pour son repas de fin d’année arrive souvent fin septembre. Celui d’une famille pour une communion, en février. Les groupes ne tombent pas au hasard : ils suivent un calendrier que chaque restaurateur connaît, et qui se prépare mieux qu’il ne se subit.
Publié le · Les passages sur l’argent ne sont pas un conseil juridique.
Une année de groupes, saison par saison
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Septembre à novembre : séminaires et déjeuners d’affaires
Des tablées de huit à vingt, en semaine, le midi, avec une contrainte d’horaire stricte : les participants doivent être repartis à 14 h. Ce qui compte : un menu servi vite, une table d’un seul tenant, une facture au nom de la société.
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Décembre : les repas de fin d’année
La saison la plus dense. Les entreprises veulent un jeudi ou un vendredi soir, toutes au même moment. Fixez tôt combien de groupes vous acceptez par soir et quelle salle leur revient, avant que la salle ne se remplisse table par table.
- 3
Janvier : les vœux et les retrouvailles
Plus calme, souvent le midi. Une bonne période pour les groupes que vous avez dû refuser en décembre : proposez-leur une date dès le refus.
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Avril à juin : communions, baptêmes, anniversaires
Le dimanche midi en famille, avec des enfants, des chaises hautes, des grands-parents qui arrivent tôt. Le repas dure longtemps ; la table ne tournera pas. Le lendemain d’un mariage, le brunch des proches suit la même logique.
Quatre décisions à prendre une fois pour toutes
Le seuil. À partir de combien de couverts une réservation en ligne doit-elle devenir une demande, que vous rappelez ? Huit pour un bistrot de trente places, douze pour une brasserie. Au-delà, il faut parler menu, horaires et salle avant de dire oui.
La salle. Pour un groupe de plus de vingt, fermez l’espace qui lui revient à la réservation en ligne pour la date, avec un motif que l’équipe comprend : « repas de fin d’année, 24 pers. ». Une privatisation partielle — la mezzanine, la salle du fond — se tient ainsi sans priver le reste de la maison de ses réservations.
Le nombre définitif. Demandez-le à une date écrite, trois jours avant par exemple, et dites ce qui se passe s’il baisse ensuite. Un groupe de vingt-deux qui arrive à quinze, c’est sept couverts de menu commandés pour rien.
L’argent. Si vous demandez une somme d’avance, son nom compte : sans précision, elle est présumée être des arrhes, que le client perd s’il annule et que vous rendez au double si vous annulez. Un acompte engage les deux parties. Et la DGCCRF présume abusive la clause qui permet de garder ce qui a été versé sans rien prévoir dans l’autre sens — son exemple est justement un acompte de mariage chez un traiteur. Le détail est dans notre guide arrhes ou acompte.
Ce qu’il faut savoir le jour même
La réservation d’un groupe tient en une ligne ; sa préparation, en dix. L’heure de l’apéritif, le menu convenu, le nombre d’enfants, la personne qui règle, le gâteau apporté, le discours prévu au dessert. Tout cela doit être écrit au même endroit que la réservation, et lu par l’équipe avant le service — pas retrouvé dans un e-mail le soir même. Un séminaire qui doit repartir à 14 h, c’est une information pour la cuisine autant que pour la salle.
Dans Slotora
- Des associations de tables nommées, « Fond de salle » pour douze, « Mezzanine entière » pour vingt-huit, avec le nombre de couverts qu’elles accueillent.
- Au-delà de la taille que vous fixez, une réservation en ligne arrive comme une demande et ne bloque aucune table avant votre réponse ; une table peut aussi être mise de côté le temps que le groupe confirme.
- Une salle se ferme à la réservation en ligne pour une date, avec son motif ; un service peut n’exister que du 1er au 20 décembre, rattaché à une seule salle.
- La note libre d’une réservation prise au téléphone, et le briefing qui ouvre la soirée sur les grandes tablées.
- La privatisation peut se proposer sur votre page de réservation : l’entreprise ou la famille envoie une demande — date, nombre de convives, coordonnées, un message — et vous répondez avec votre devis et votre menu, que Slotora ne rédige pas. Un menu à date fixe, comme un dîner accords mets et vins, se crée en événement avec ses dates, sa capacité et ses questions au client. Ni l’un ni l’autre ne ferme de table sur le plan : la salle, c’est vous qui la fermez, comme plus haut.
- Un de ces événements peut aussi être payant : le client règle sa place en réservant, sur votre propre compte Stripe une fois connecté. Pour une grande tablée, un acompte suit vos règles de taille de groupe et va sur votre propre compte Stripe.
Groupes : ce que l’on nous demande
Quand faut-il commencer à prendre les repas de fin d’année ?
Dès que les premières demandes arrivent, souvent fin septembre. Décidez avant elles combien de groupes vous acceptez par soir en décembre : c’est la seule façon de ne pas vendre deux fois la même salle.
Un groupe de vingt arrive à quinze. Puis-je facturer les absents ?
Seulement si une condition claire l’avait prévu avant, et dans une mesure proportionnée à votre perte réelle : la DGCCRF présume abusive une indemnité manifestement disproportionnée.
Faut-il un menu unique pour les groupes ?
Au-delà de dix couverts, presque toujours. Un menu unique, ou un choix limité commandé à l’avance, protège le rythme de la cuisine et le reste de la salle.
Sources
Groupes et privatisation : un soir réglé pas à pas · Associer des tables · Le briefing avant service · Tous les guides