Groupes et privatisation
Les groupes de votre restaurant, et la salle que vous fermez pour eux
Un pot de départ de trente personnes à la mezzanine, une table de quatorze pour un baptême, toute la maison réservée par une entreprise un jeudi de décembre. Les groupes font souvent les meilleures soirées, à condition que personne d’autre ne réserve en ligne la salle qui leur est promise.
La demande de privatisation arrive par votre page de réservation ; l’acompte, lui, passe par votre propre compte Stripe, une fois connecté.
Comment se passe une demande de groupe, aujourd’hui
Le plus souvent, un e-mail, un appel ou un formulaire, des semaines à l’avance. Vous proposez une salle et un menu, vous envoyez un devis, vous demandez un acompte, puis le nombre définitif arrive quelques jours avant. Entre-temps, il faut que la salle reste libre — y compris pour la page de réservation en ligne, qui, elle, ne lit pas vos e-mails.
C’est là que le logiciel intervient. Il ne remplace pas la discussion avec le client ; il reçoit la demande, et il garantit que ce qui a été promis au téléphone existe sur le plan de salle, et que la mezzanine fermée pour le pot de départ ne se vend pas à quelqu’un d’autre à 23 h la veille.
Trois réglages, assemblés pour un soir
Fermer une salle, avec son motif
Vous fermez la mezzanine, ou tout le restaurant, pour la date : « pot de départ, 30 pers. ». La page de réservation cesse de la proposer ; l’accueil, lui, peut toujours y installer le groupe et qui il veut.
Des tables associées, jusqu’à la salle entière
« Mezzanine entière » pour vingt-quatre à trente, « Fond de salle » pour douze : chaque association réunit des tables d’un même espace et dit combien elle accueille, jamais plus que leurs places.
Au-delà d’un nombre, une demande
Vous fixez le seuil : à partir de dix, par exemple, une réservation en ligne arrive comme une demande. Elle ne bloque aucune table tant que vous n’avez pas répondu, et vous rappelez pour parler menu.
Ce que le client trouve sur votre page
La privatisation, sur demande
Vous présentez la mezzanine, ou toute la maison, avec le nombre de convives qu’elle accueille. Le client envoie sa demande depuis votre page : une date, un nombre, son nom, son e-mail, son téléphone et quelques mots. Rien n’est réservé ni payé à ce stade ; c’est à vous de lui répondre.
Les soirées à places
Une dégustation de vins, un dîner à quatre mains, un menu de Noël servi à table : chaque événement a ses dates, sa jauge, sa durée et ses propres questions (régimes, allergies). Le client réserve sur votre page et reçoit un billet avec un code ; à la porte, l’accueil a la liste et coche les arrivées.Une soirée peut aussi être payante : le client règle son billet en réservant, sur votre propre compte Stripe une fois connecté.
Un événement ne ferme aucune table sur le plan de salle. La mezzanine que vous avez promise, vous la fermez à la réservation en ligne avec le premier réglage ci-dessus : c’est lui qui la protège.
Un pot de départ à Tours
Un restaurant du Vieux-Tours, une salle au rez-de-chaussée et une mezzanine de trente places.
- 1
Trois semaines avant, la demande
Une entreprise envoie une demande de privatisation depuis votre page : la mezzanine, un jeudi soir, environ trente personnes, « pot de départ, apéritif debout ». Vous la rappelez, puis vous convenez du menu par e-mail, comme d’habitude.
- 2
Le même jour, la salle est fermée
Vous fermez la mezzanine à la réservation en ligne pour ce jeudi, avec le motif. Le rez-de-chaussée reste ouvert ; la page ne propose plus que ses tables.
- 3
La réservation, au téléphone
Vous saisissez trente couverts à 19 h 30 sur l’association « Mezzanine entière », avec une note libre : « apéritif debout 30 min, menu convenu, facture au nom de la société ». La durée prévue pour ce groupe est plus longue que pour une table de quatre.
- 4
Le jeudi, 18 h 30
Le briefing ouvre sur la grande tablée de la soirée et sa note. La salle du bas sait qu’elle tourne seule, et la cuisine sait à quelle heure trente entrées doivent partir.
Le mois de décembre
Les repas de fin d’année se concentrent sur quelques semaines, souvent sur des créneaux que vous n’ouvrez pas le reste de l’année. Un service peut être limité à des dates : un déjeuner du samedi, du 1er au 20 décembre seulement, rattaché à la mezzanine, qui disparaît de lui-même le 21. Le reste de l’année n’est pas touché. Et en janvier, les statistiques montrent la taille moyenne des tablées et les demandes que vous avez dû refuser faute de place, avec la raison.
Ce qui reste hors du logiciel
- Le menu de groupe et le minimum de consommation se discutent avec le client, comme aujourd’hui : le formulaire de demande ne pose que la date, le nombre, le nom, l’e-mail, le téléphone et un message.
- La salle bloquée par l’événement lui-même : un événement ne retient aucune table, vous fermez l’espace avec la fermeture, l’association et la réservation.
- Les allergies des trente convives d’un groupe privé : la demande ne les pose pas. Notez-les dans la note de la réservation ; celles d’un habitué, sur sa fiche, remontent au briefing.
Dans le logiciel, en revanche : l’acompte d’un groupe et le billet d’une soirée à places se règlent à la réservation, sur votre propre compte Stripe une fois connecté.
Groupes : questions fréquentes
Si je ferme la mezzanine, puis-je quand même y installer des clients ?
Oui. La fermeture empêche la page de réservation en ligne de vendre l’espace ; l’accueil peut toujours y placer le groupe, ou quelqu’un d’autre si vous le décidez.
Une association de tables peut-elle mélanger salle et terrasse ?
Non. Les tables d’une association appartiennent au même espace : un groupe n’est pas coupé entre deux pièces.
Le groupe n’a pas encore confirmé. Puis-je garder les tables en attendant ?
Oui. Une table peut être mise de côté pour un créneau : elle disparaît de la page de réservation en ligne et y revient d’elle-même à l’heure que vous fixez. Si le groupe confirme avant, vous enregistrez sa réservation.
La demande de privatisation réserve-t-elle la salle ?
Non. Elle vous arrive avec la date, le nombre et les coordonnées du client, et rien n’est bloqué tant que vous n’avez rien décidé. Une fois d’accord, vous fermez l’espace à la réservation en ligne pour la date et vous saisissez la réservation du groupe : la salle est alors à lui.
Pour préparer vos groupes
Le détail des tables associées, des fermetures et seuils de demande et du briefing qui annonce les grandes tablées. Le prix est sur la page des tarifs, sans frais par couvert même pour trente ; les autres établissements ont chacun leur page. L’année des repas de groupe, des séminaires aux repas de fin d’année, a son guide mois par mois.
Vos groupes, à leur place
Un seul e-mail, le jour où Slotora pour les restaurants ouvrira.
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