Poradnik · telefon
Rezerwacje telefoniczne w restauracji: minuta rozmowy, a nie pięć
Niedziela, 13:15. Sala pełna rodzin na obiedzie, przy drzwiach czeka czwórka, a telefon dzwoni trzeci raz w ciągu dziesięciu minut. Kto odbiera, ma minutę: tyle trwa, zanim przy wejściu ktoś się zniecierpliwi. W tę minutę trzeba ustalić, czy jest miejsce, i odłożyć słuchawkę z rezerwacją na swoim miejscu — nie na karteczce przy barze.
Opublikowano · Praktyczny poradnik dla osoby przy wejściu.
Dlaczego rozmowa się przeciąga
Najczęściej przez kolejność. „Na jakie nazwisko?” pada w pierwszych sekundach, potem chwila o urodzinach teściowej, a dopiero na końcu okazuje się, że chodzi o dziesięć osób na osiemnastą w sobotę, kiedy takiego stołu nie ma. Wtedy wszystko zaczyna się od nowa, a przy drzwiach dalej ktoś czeka.
Drugi powód: w trakcie rozmowy nikt nie widzi, co jest naprawdę wolne. W zeszycie osiemnasta jest pełna, a dwudziesta pusta — tylko że przy pustym stoliku o dwudziestej wciąż będzie siedziała grupa z osiemnastej, jeśli obiad się przeciągnie. Sam zapis w zeszycie nie mówi, ile trwa stolik.
Kolejność, w której wystarczy minuta
- 1
Kiedy i ile osób
Te dwie rzeczy rozstrzygają, czy jest o czym rozmawiać. Gdy gość mówi, Ty już patrzysz na wolne godziny dla tej liczby osób tego dnia.
- 2
Dwie propozycje zamiast pytania
Jeśli osiemnasta jest zajęta, podaj dwie godziny, które są wolne: „Na osiemnastą nie mam, ale mam siedemnastą trzydzieści albo dziewiętnastą piętnaście.” Pytanie „a kiedy by Państwu pasowało?” to kolejne dwie minuty.
- 3
Nazwisko i numer
Dopiero gdy termin jest uzgodniony. Jeśli gość już u was był, po nazwisku albo numerze od razu go widać i nie trzeba pytać o wszystko jeszcze raz.
- 4
Jedno pytanie otwarte
„Czy jest coś, o czym powinniśmy wiedzieć?” Tu wychodzi wózek, krzesełko dla dziecka, tort na urodziny, alergia. Co padnie, idzie do notatki rezerwacji, a nie do pamięci.
- 5
Powtórzenie
„Czyli sobota, dziewiętnasta piętnaście, cztery osoby, na nazwisko Nowak, numer kończy się na 214.” Pięć sekund, które łapią większość pomyłek.
Gdy miejsca nie ma
„Niestety, mamy komplet” kończy rozmowę, a gość dzwoni do lokalu obok. Gdy zamiast tego padną dwie inne godziny albo inny dzień, spora część takich telefonów kończy się jednak rezerwacją. Jeśli wolny jest tylko stolik przy barze albo w ogródku, powiedz to — dla wielu gości to wystarczy.
Przy dużej grupie nie decyduj w słuchawce, jeśli nie widzisz wieczoru kuchni. Dwanaście osób z firmy zmieści się może przy zsuniętych stolikach na planie sali, ale kuchnia musi w jednym kwadransie wydać dwanaście przystawek. Powiedz, że oddzwonisz, i oddzwoń tego samego dnia.
Stały gość, który dzwoni co czwartek
Państwo Wiśniewscy przychodzą w każdy czwartek o osiemnastej, we dwoje, od lat. Co tydzień dzwonią, co tydzień ktoś ich zapisuje. W tygodniu, w którym nowa kelnerka zapomni, sala będzie akurat pełna. Taki stolik zapisuje się raz, jako rezerwację cykliczną, a potem obsługuje się tylko wyjątki — tydzień, w którym nie przyjdą.
Co daje Slotora przy telefonie
- Rezerwację telefoniczną wpisuje się na stanowisku i widzi się tylko godziny, które są naprawdę wolne: czas przy stoliku, limit kuchni i rezerwacje, które już są, system liczy sam.
- Wystarczy nazwisko albo numer telefonu, a jeśli gość już był, pojawia się jego karta: ile razy przyszedł, ile razy nie przyszedł, kiedy odwołał w ostatniej chwili.
- Do rezerwacji dopisuje się notatkę, którą wieczorem widzi każdy na stanowisku.
- Rezerwację stałą zapisuje się raz: co tydzień albo co 2–8 tygodni, do daty albo na określoną liczbę razy. Każdy tydzień jest sprawdzany osobno; jeśli w którymś nie ma stolika, system to mówi, a pozostałe tygodnie zostają. Odwołać można jeden tydzień albo ten i wszystkie kolejne.
- Powyżej ustalonej liczby osób rezerwacja online jest tylko prośbą, dopóki jej nie zaakceptujesz — o dużej grupie decydujesz więc Ty, także wtedy, gdy nie dzwoni.
Rezerwacje telefoniczne: krótko
Co wpisywać do notatki, a czego nie?
To, na co sala albo kuchnia ma zwrócić uwagę tego wieczoru: krzesełko, tort, stolik w rogu, alergia. Nie to, co do kolacji niepotrzebne. Alergię, którą gość chce mieć zapisaną na kolejne wizyty, wpisuje się na kartę gościa — za jego wyraźną zgodą.
Na jak długo można zapisać stałą rezerwację?
Jedna seria obejmuje najwyżej pół roku tygodni. Jeśli gość przychodzi dalej, zapisujesz nową serię.
Gość oddzwania, że jednak nie przyjdzie. Jak to zapisać?
Jako odwołanie przez gościa, nie przez lokal — system liczy te dwa przypadki osobno, więc w historii gościa zostaje prawda.
Księga rezerwacji na stanowisku · Alergie przy rezerwacji · Z zeszytu do systemu · Wszystkie poradniki