Foglalórendszer-váltás egy nap alatt: óráról órára, vendégvesztés nélkül
A foglalórendszer-váltástól a legtöbb szalontulajdonos azért fél, mert úgy képzeli el, hogy hetekig két naptárt kell vezetnie, és közben valaki biztosan elcsúszik. Nem kell így lennie. Ha jól készülsz elő, egy hétfői szünnap elég ahhoz, hogy reggel még a régi rendszerben dolgozz, este pedig már az újban fogadd a foglalásokat.
Ez a terv mindegy, honnan jössz: egy másik online rendszerből, egy Excel-táblából vagy a jó öreg papír határidőnaplóból. A különbség csak annyi, mennyi gépelés vár rád délelőtt.
Előtte való héten: három dolog
- Nézd meg a régi szerződésedet: mikor jár le, van-e felmondási idő, és mikor vonják le a következő havidíjat. Úgy időzítsd a váltást, hogy ne fizess egy fölösleges hónapot.
- Kérd ki az adataidat. A vendéglistád a tiéd, nem a szoftveré: az adatvédelmi rendelet (GDPR) 20. cikke kifejezetten jogot ad arra, hogy géppel olvasható formában megkapd. A legtöbb rendszerben van exportálás gomb; ha nincs, írj az ügyfélszolgálatuknak.
- Válassz egy csendes napot. A legjobb a szünnapod, vagy egy olyan délelőtt, amikor kevés a vendég.
Reggel 8–10: a vendégek és a szolgáltatások
- Töltsd be a vendéglistát fájlból (Excel vagy CSV): név, telefonszám, e-mail, megjegyzés. Papírról ez a leghosszabb rész, kezdd a legutóbbi fél év vendégeivel; a régieket ráérsz felvenni, amikor jönnek.
- Vedd fel a szolgáltatásaidat időtartammal és árral. Ez jó alkalom rendet rakni: a hat hónapja senki által nem kért kezeléseket hagyd ki.
- Ha vannak élő ajándékutalványok és bérletek, az egyenlegüket is vidd át. A vendég nem fogja elfelejteni, hogy még két alkalma van.
Délelőtt 10–12: a jövőbeli időpontok
Ez a legkényesebb rész, mert itt fordulhat elő, hogy egy vendég két foglalást lát, vagy egy „Köszönjük a foglalásod!” levelet kap egy olyan időpontról, amit hetekkel ezelőtt beszéltetek meg. Két út van:
- Ha a régi rendszered tud exportálni időpontokat, töltsd be fájlból. Figyelj rá, hogy a betöltés ne küldjön üzenetet a vendégeknek: ez az ő szemükben semmit nem változtat.
- Ha nincs export, vidd át kézzel a következő két-három hét időpontjait, a távolabbiakat pedig akkor, amikor közeledik a dátumuk. Papírról ez az egyetlen biztos út.
Délután 13–15: a munkaidők és a szabályok
- Minden kolléganőnek add meg a valódi munkaidejét, a szünetekkel együtt, ne álfoglalásokkal.
- Írd meg a lemondási szabályt, és döntsd el, hol kérsz előleget.
- Kapcsold be az emlékeztetőket, és küldj egy próbafoglalást a saját e-mail-címedre.
Délután 15–17: a régi linkek helyére az új
- Instagram-bió, Facebook-oldal, Google Cégprofil, weboldal: mindenhol cseréld le a foglalási linket.
- A Messengeren és a WhatsAppon mentett gyors válaszodban is az új link legyen.
- A régi rendszerben zárd le az online foglalást, hogy senki ne foglaljon oda véletlenül.
Este: egy üzenet a törzsvendégeknek
Ne körlevél legyen, hanem egy rövid, személyes hangú üzenet: „Mostantól itt tudsz hozzám foglalni, a meglévő időpontod nem változik.” A vendégeidet nem a szoftver érdekli, hanem hogy a jövő keddi festés megvan-e. Ha ezt az egy mondatot megkapják, a váltás nekik észrevétlen.
Az utána következő héten
Az első héten minden reggel nézd meg, nem jött-e foglalás a régi rendszerbe. A második héten nézd meg a kimutatásokat: honnan jöttek az új foglalások, és van-e olyan link, amit elfelejtettél kicserélni. A régi fiókot csak akkor mondd fel, ha az utolsó ott maradt időpont is lezajlott.
Hogyan segít ebben a Slotora
A Slotorában a vendéglistát Excel- vagy CSV-fájlból töltöd be, és ugyanígy a jövőbeli időpontokat is. Az időpontok betöltése egyetlen üzenetet sem küld a vendégeknek. Az ajándékutalványok, a bérletek és a hűségpontok egyenlegét külön fájlból viheted át. Ha nem akarsz vele bajlódni, a „küldd el az exportot, átköltöztetünk” lehetőséggel elküldheted nekünk a fájlt, és a Slotora egyik munkatársa végzi el a költöztetést. A rendszer ingyenes, 0% jutalékkal, és ha egyszer tovább akarsz menni, mindent ki is tudsz vinni belőle. Szalonprogram-váltás lépésről lépésre · Hova tedd az új foglalási linket az Instagramon
