Terminsoftware wechseln an einem Tag: der Plan, mit dem keine Kundin verloren geht
Die Angst vor dem Umzug hält viele Studios jahrelang in einer Software, mit der sie nicht mehr zufrieden sind: zu teuer pro Person, eine Provision auf Neukundinnen, die ohnehin aus dem eigenen Umfeld kommen, oder einfach eine App, die die Kundinnen nicht mögen. In Wirklichkeit ist ein gut vorbereiteter Wechsel an einem ruhigen Tag erledigt. Der Trick ist, dass die Vorbereitung eine Woche vorher beginnt und nicht am Morgen des Umzugs.
Eine Woche vorher: Vertrag, Export, Datenschutz
- Lies deinen alten Vertrag: Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, automatische Verlängerung. Kündige fristgerecht, aber so, dass du bis zum letzten alten Termin noch Zugriff hast.
- Prüf, welche Daten du exportieren kannst und in welchem Format: Kundinnen mit Kontaktdaten und Notizen, deine Leistungen mit Preisen, die Termine der nächsten Wochen. Mach einen Probe-Export und öffne ihn in Excel oder Google Tabellen.
- Schließ mit dem neuen Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, bevor du die erste Kundin importierst. Du gibst personenbezogene Daten weiter, und dafür verlangt Art. 28 DSGVO diesen Vertrag.
- Kläre, welche Kundinnen dem Newsletter zugestimmt haben und wie das belegt ist. Eine Einwilligung zieht nicht von selbst mit um.
Such dir für den Umzug einen Tag aus, an dem das Studio geschlossen ist oder kaum Termine hat, oft der Montag. Und sag deiner Kollegin Bescheid: Ein Umzug, bei dem eine zweite Person gleichzeitig im alten System Termine einträgt, ist ein Umzug mit doppelten Buchungen.
Morgens: Kundinnen, Leistungen, Zeiten
- Importiere deine Kundinnenliste aus der Exportdatei. Prüf in der Vorschau, ob Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon in den richtigen Spalten gelandet sind, bevor du den Import startest.
- Leg deine Leistungen mit Dauer und Preis an, oder importiere sie, wenn dein altes System eine Liste hergibt. Nutze den Umzug, um aufzuräumen: Leistungen, die seit einem Jahr niemand gebucht hat, ziehen nicht mit.
- Trag die echten Arbeitszeiten ein, für jede Person einzeln, mit freien Tagen und Urlaub der nächsten Monate.
- Lade die Fotos deiner Arbeit hoch, die du auf der Buchungsseite zeigen willst.
Mittags: die kommenden Termine
Die Termine der nächsten Wochen überträgst du von Hand, Kundin für Kundin. Das klingt nach viel und ist bei einem kleinen Studio an einem Nachmittag geschafft, wenn du nur die nächsten zwei bis drei Wochen nimmst. Spätere Termine lässt du im alten System, bis du sie nach und nach überträgst oder die Kundinnen neu buchen. Hak jeden übertragenen Termin im alten System ab, damit nichts doppelt oder gar nicht steht.
Kundinnen mit einem übertragenen Termin bekommen ab jetzt Bestätigung und Erinnerung aus dem neuen System. Schick ihnen vorher eine kurze persönliche Nachricht, damit sie nicht überrascht sind, wenn eine E-Mail mit einem neuen Absender kommt.
Nachmittags: der Link, überall
- Instagram: der neue Buchungslink in der Bio, an erster Stelle, und im Highlight mit Terminen.
- Google-Unternehmensprofil: der Link zur Terminbuchung ausgetauscht.
- Website: Knopf oder eingebettete Buchung auf den neuen Anbieter umgestellt.
- WhatsApp, Facebook und deine Signatur in E-Mails: überall dieselbe neue Adresse.
Ein Link, den du vergisst, ist eine Kundin, die im alten System bucht, während du dort nicht mehr nachschaust. Geh deshalb am Abend jeden Kanal einmal als Kundin durch und tipp auf den Buchen-Knopf.
Die Woche danach
Schau in den ersten Tagen jeden Morgen in beide Systeme. Kommt im alten noch etwas an, trägst du es um und suchst den Link, über den die Buchung kam. Wenn der letzte alte Termin vorbei ist, exportierst du ein letztes Mal alles, was du aufbewahren musst, und bittest den alten Anbieter schriftlich, deine Daten zu löschen und dir die Löschung zu bestätigen. Kassen- und Buchhaltungsunterlagen bleiben davon unberührt; sie gehören nicht ins Terminsystem, sondern in deine Kasse und zu deiner Steuerberatung.
Woran der Umzug am häufigsten hängt
- Ein Export, den es nur auf Anfrage beim Support gibt. Frag eine Woche vorher, nicht am Umzugstag.
- Eine Kündigungsfrist, die erst nach dem Umzug auffällt. Rechne sie aus, bevor du ein Datum festlegst.
- Kundinnen ohne E-Mail-Adresse. Sie lassen sich nicht abgleichen und landen beim zweiten Import doppelt in der Kartei; trag die fehlenden Adressen nach oder importiere nur einmal.
- Eine Website, an die niemand mehr herankommt. Klär vorher, wer das Passwort hat.
Wenn du gerade vergleichst, wohin du wechselst: Für die großen Anbieter in Deutschland haben wir je eine eigene Seite geschrieben, mit Preisen, Quellen und dem Datum, an dem wir sie gelesen haben. Eine Alternative zu Fresha · Eine Alternative zu Treatwell · Slotora und Shore im Vergleich · Slotora und Fresha im Vergleich
Und Slotora?
Slotora gibt es in Deutschland und Österreich noch nicht, und Studios von dort können sich noch nicht anmelden. Wo es läuft, liest der Import jede Tabelle als .xlsx, .xls oder .csv, ordnet die Spalten nach ihren Überschriften zu und zeigt dir vor dem Import eine Vorschau. Kundinnen werden per E-Mail und Name abgeglichen, sodass ein zweiter Import nur ergänzt, was fehlt. Und die Einwilligung zieht nicht stillschweigend mit: Ohne dein Häkchen kommen importierte Kundinnen als nicht bewerbbar an, Bestätigungen und Erinnerungen bekommen sie trotzdem. Den Google-Kalender verbindest du in einem Schritt. Die Buchung kostet das Studio nichts, ein Abo gibt es nicht, und wenn du wieder gehst, nimmst du Kundinnen, Leistungen und Termine als CSV mit. Kalender synchronisieren
Quellen: Art. 28 DSGVO zur Auftragsverarbeitung. Was der Import in Slotora tut, ist am Programm geprüft, Stand 7. Oktober 2026. Keine Rechtsberatung.
