Rechnungen und Buchhaltung

Rechnungen aus deinen Buchungen: was Slotora übernimmt und was nicht

Kurz gesagt: Slotora schreibt heute keine eigene Rechnung. Nutzt du Xero oder QuickBooks, legen wir dort für jeden bezahlten Termin die Rechnung an, mit Betrag, Leistung und Steuersatz. Nutzt du keins von beiden, bleibt deine Buchhaltung, wie sie ist.

0 € im Monat · 0 % Provision · keine Karte bei der Anmeldung · Geld kostet, was die KI für dich erstellt, und die AI-Telefonrezeption (spricht schon Deutsch, ist hier aber noch nicht buchbar)

Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Rechtsvorschriften können sich ändern und die konkrete rechtliche Beurteilung hängt vom Einzelfall ab. Bei Bedarf sollte ein fachkundiger Rechts- oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Das erledigt Slotora

Eine Rechnung in Xero oder QuickBooks anlegen, sobald ein Termin online bezahlt ist.
Dasselbe, wenn du einen Termin als abgeschlossen markierst oder eine Kartenzahlung am Tresen vollständig eingegangen ist.
Aus deinen Bruttopreisen Netto und Umsatzsteuer zurückrechnen, sodass die Summe immer aufgeht.
Die Rechnungsnummer mit einem Präfix deiner Wahl versehen, wenn du eins einträgst.

Das erledigt Slotora nicht

Eine Rechnung ohne Xero oder QuickBooks erstellen.
Eine Anbindung an lexoffice, sevDesk, DATEV oder andere deutsche Programme.
Den Kleinunternehmer-Hinweis von sich aus auf die Rechnung schreiben.
E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD, und kein GoBD-Archiv.

Vier Momente, in denen eine Rechnung entsteht

Die Kundin zahlt online
Sobald Stripe die Zahlung meldet, entsteht die Rechnung in deinem Buchhaltungsprogramm. Von dort aus verschickst du sie, wenn die Kundin eine möchte; eine eigene E-Mail mit der Rechnung schicken wir bei Online-Zahlungen nicht.
Du schließt den Termin ab
Markierst du einen Besuch als erledigt, wird die Rechnung in diesem Moment angelegt. Praktisch für alles, was nicht über Slotora bezahlt wurde, etwa per Überweisung.
Kartenzahlung am Tresen
Ist der volle Betrag mit der Karte am eigenen Terminal eingegangen, entsteht die Rechnung, und das PDF hängt an der Zahlungsbestätigung, die deine Kundin per E-Mail bekommt. Das lässt sich ausschalten.
Von Hand
Aus jeder Buchung heraus kannst du eine Rechnung auslösen. Das automatische Ausstellen ist anfangs ausgeschaltet; du entscheidest, ab wann es läuft.

Kleinunternehmerin nach § 19 UStG: was auf die Rechnung muss

Die meisten Selbstständigen, die allein arbeiten, nutzen die Kleinunternehmerregelung. Seit 2025 gilt sie, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 25 000 € betragen hat und im laufenden Jahr 100 000 € nicht übersteigt. Deine Leistungen sind dann umsatzsteuerfrei, und auf der Rechnung steht keine Umsatzsteuer.

Eine solche Rechnung braucht weniger Angaben als eine normale: deinen vollständigen Namen und deine Anschrift sowie die der Kundin, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, den Betrag und einen Hinweis, dass für die Leistung die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a UStDV).

Und genau an diesem letzten Punkt musst du selbst Hand anlegen. In Slotora stellst du die Umsatzsteuer auf „Kleinunternehmer (befreit)“, dann geht jede Rechnung mit 0 % an dein Buchhaltungsprogramm. Den Satz mit dem Hinweis auf § 19 UStG schreiben wir aber nicht mit. Leg ihn einmal in deiner Rechnungsvorlage in Xero oder QuickBooks an, dann steht er auf jeder Rechnung.

Wenn du Umsatzsteuer ausweist

Bist du über der Grenze oder hast du auf die Regelung verzichtet, stellst du den Modus auf Standard. Für Deutschland ist 19 % vorbelegt. Deine Preise in Slotora sind Bruttopreise: Aus 59 € für eine Behandlung werden auf der Rechnung 49,58 € netto und 9,42 € Umsatzsteuer, und die Summe stimmt auf den Cent.

Welcher Steuerschlüssel in deinem Buchhaltungsprogramm dazu gehört, trägst du so ein, wie deine Organisation ihn führt. Xero und QuickBooks sind in Slotora als britische Anbieter beschriftet; ob deine deutsche Organisation dort mit den vorgeschlagenen Schlüsseln arbeitet, prüfst du am besten mit einer Probebuchung, bevor du das automatische Ausstellen einschaltest.

So verbindest du Xero oder QuickBooks

Im Entwicklerbereich von Xero oder Intuit legst du eine kleine App an. Das klingt technischer, als es ist: ein Name, eine Weiterleitungsadresse, fertig.
Client-ID und Secret dieser App kopierst du in Slotora. Wir speichern beides verschlüsselt.
Du meldest dich einmal mit deinem eigenen Xero- oder QuickBooks-Zugang an und bestätigst die Verbindung.
Du wählst den Umsatzsteuermodus und, wenn du magst, ein Präfix für die Rechnungsnummern. Dann schaltest du das automatische Ausstellen ein.

Die Verbindung gehört dir. Du kannst sie jederzeit trennen, und eine Rechnung, die nicht angelegt werden konnte, hält nie eine Buchung auf: Der Termin steht, und du siehst an der Buchung, was schiefging.

Slotora ist keine Kasse. Bargeld erfasst Slotora in Deutschland und Österreich nicht, also entsteht auch keine Rechnung aus einer Barzahlung. Was bar über den Tresen geht, gehört in deine eigene Kasse oder deine offene Ladenkasse.

In Österreich: andere Grenze, keine Zahlungsbestätigung am Tresen

Die österreichische Kleinunternehmerregelung (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994) gilt seit 2025 bis zu einem Jahresumsatz von 55 000 € brutto; wer die Grenze um höchstens zehn Prozent überschreitet, bleibt laut Unternehmensserviceportal bis zum Jahresende befreit. Auch hier gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, und auch hier kommt er aus deiner Vorlage, nicht von uns. Für den Standardmodus ist 20 % vorbelegt.

Am Tresen ist in Österreich mehr gesperrt als in Deutschland: Auch eine Kartenzahlung im Studio zählt dort als Barumsatz und gehört in die Registrierkasse nach BAO. Slotora nimmt in Österreich deshalb weder Bargeld noch Karte am Tresen auf und schickt nach einer Zahlung vor Ort keine Zahlungsbestätigung.

Fragen zu Rechnungen und Buchhaltung

Schreibt Slotora meine Rechnungen?

Nein, nicht selbst. Slotora legt die Rechnung in Xero oder QuickBooks an, wenn du eins der beiden verbunden hast. Ohne Verbindung entsteht keine Rechnung, und deine bisherige Lösung bleibt, wie sie ist.

Ich bin Kleinunternehmerin. Kann ich die Funktion trotzdem nutzen?

Ja. Stell die Umsatzsteuer auf „Kleinunternehmer (befreit)“, dann gehen alle Rechnungen mit 0 % an dein Programm. Den Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG legst du einmal in deiner Rechnungsvorlage dort an.

Gibt es eine Verbindung zu lexoffice, sevDesk oder DATEV?

Heute nicht. Für Deutschland und Österreich stehen Xero und QuickBooks zur Auswahl, sonst keine Buchhaltungssoftware.

Bekommt meine Kundin die Rechnung automatisch?

Nach einer Kartenzahlung am Tresen hängt das PDF an ihrer Zahlungsbestätigung. Hat sie online bezahlt, liegt die Rechnung in deinem Buchhaltungsprogramm, und du verschickst sie von dort.

Was kostet die Anbindung?

Bei uns nichts. Für Xero oder QuickBooks zahlst du deren eigenes Abo.

Kann ich mit Slotora schon heute in Deutschland Rechnungen anlegen?

Noch nicht. Slotora ist in Deutschland und Österreich noch nicht geöffnet. Du kannst dich vormerken lassen und bekommst Bescheid, sobald du dein Studio anlegen kannst.

Erst den Kalender, dann die Buchhaltung

Die meisten verbinden ihr Buchhaltungsprogramm erst, wenn die ersten Wochen Buchungen laufen. Merk dich für den Start vor; die Anmeldung kostet nichts und braucht keine Karte.

Für den Start vormerken

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