Cambiare gestionale per il salone in un giorno, senza perdere clienti né appuntamenti
Il motivo per cui tante titolari restano con un gestionale che non sopportano non è il prezzo: è la paura del trasloco. Duemila clienti in rubrica, tre mesi di appuntamenti futuri, buoni regalo venduti a Natale, pacchetti di sedute a metà. L'idea di perdere anche solo una parte di tutto questo basta per rimandare di un altro anno.
Eppure un cambio ben preparato si fa in un giorno di lavoro, spesso in una domenica o in un lunedì di chiusura. Il segreto è l'ordine: prima esporti, poi importi, poi controlli, e solo alla fine lo dici ai clienti.
Prima: i tuoi dati sono tuoi
I dati dei tuoi clienti li hai raccolti tu, per il tuo salone. Il regolamento europeo sulla protezione dei dati, all'articolo 20, riconosce alla persona interessata il diritto di ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Dal punto di vista pratico, per il salone conta soprattutto il contratto con il tuo gestionale attuale: leggi la sezione sulla risoluzione e sull'esportazione dei dati, e controlla se ci sono un preavviso o una durata minima.
La lista da esportare
- La rubrica clienti: nome, telefono, e-mail, data di nascita, note, consensi.
- Gli appuntamenti futuri: data, ora, servizio, collaboratrice.
- I buoni regalo ancora validi, con il saldo residuo.
- I pacchetti di sedute, con le sedute che restano.
- Lo storico delle visite, se il tuo vecchio sistema lo esporta.
Quasi tutti i gestionali permettono di esportare almeno la rubrica in un file Excel o CSV. Per gli appuntamenti futuri, a volte serve chiedere all'assistenza. Fallo con una settimana di anticipo: le risposte non arrivano sempre in giornata.
Il giorno del cambio, in quattro passaggi
- 1. Mattina: servizi, durate e prezzi nel nuovo sistema, poi orari del team e ferie già note.
- 2. Tarda mattina: importa la rubrica e controlla dieci schede a caso. Nomi con l'apostrofo, numeri senza +39, e-mail doppie: sono i classici problemi.
- 3. Pomeriggio: importa gli appuntamenti futuri e confronta una settimana intera, giorno per giorno, con il vecchio sistema.
- 4. Fine giornata: buoni e pacchetti con i loro saldi. Poi chiudi le prenotazioni online del vecchio sistema.
L'errore che fa più danni
Importare gli appuntamenti futuri e scoprire che il nuovo sistema ha mandato a ogni cliente un'e-mail di conferma, o peggio una richiesta di pagamento. Per i tuoi clienti quegli appuntamenti esistono già: li hanno fissati con te settimane fa. Prima di importare, chiedi esplicitamente al nuovo gestionale se l'importazione manda messaggi. La risposta giusta è no.
Cosa dire ai clienti
Poco, e solo quando tutto funziona. Un messaggio breve dopo il cambio: «Da oggi trovi il nostro nuovo link per prenotare. I tuoi appuntamenti già fissati restano invariati». Aggiorna lo stesso giorno il link nella bio di Instagram, sul profilo Google e nella risposta automatica di WhatsApp Business. Il vecchio link, se lo lasci attivo, rischia di raccogliere prenotazioni che nessuno vede. Il link di prenotazione nella bio di Instagram
Le prime due settimane
Tieni il vecchio sistema in sola lettura per qualche settimana, se il contratto lo permette: ti servirà per rispondere a «ma io avevo un buono da 50 €» o «l'ultima volta che colore mi hai fatto?». E segna ogni dubbio del team in una lista: la maggior parte si risolve in una settimana.
Cosa fa Slotora
Con Slotora la rubrica clienti la importi da un file Excel o CSV, e allo stesso modo gli appuntamenti futuri. L'importazione degli appuntamenti non manda nessun messaggio ai clienti. I saldi di buoni regalo, pacchetti e punti fedeltà li porti con un file a parte. Se non vuoi occupartene, puoi mandarci l'esportazione del tuo vecchio sistema e il trasloco lo fa una persona del team di Slotora. Il sistema è gratuito, con lo 0% di commissione, e se un giorno vorrai andare altrove, i tuoi dati li puoi esportare. Alternativa a Treatwell · Alternativa a Fresha
