Cambiar de programa de citas sin perder citas ni clientas: el plan de un día tranquilo
Lo que retiene a muchas dueñas en un programa que ya no les sirve no es el precio, es el miedo: a perder la lista de clientas, a que alguien se presente a una cita que ya no está en ninguna parte, a pasarse un mes con dos agendas. El cambio sale bien cuando se prepara con calma y se hace en un día flojo, un lunes de enero o una semana de finales de septiembre, no el viernes antes de un puente.
Antes del día: lo que tienes que saber
- Tus datos son tuyos. Para el reglamento europeo de protección de datos, tú eres la responsable del tratamiento y el programa de citas es tu encargado. El artículo 28 obliga al encargado a suprimir o devolver todos los datos personales, a tu elección, cuando termina el servicio.
- Pide la exportación antes de cancelar. Fresha, por ejemplo, explica en su centro de ayuda que la lista de clientes se descarga en Excel o CSV, con un permiso de equipo para hacerlo, y que las citas de cada clienta salen en PDF, CSV o Excel.
- Las tarjetas guardadas no viajan. Fresha lo dice claro: los datos de tarjeta no se exportan ni se transfieren. Si cobras cargo por ausencia, tus clientas tendrán que dejar la tarjeta otra vez en el programa nuevo.
- La portabilidad del artículo 20 es un derecho de cada clienta sobre sus propios datos, no la vía para que tú te lleves tu lista. Tu vía es el contrato con el programa y su exportación.
La mañana: clientas, servicios y horarios
- Descarga la lista de clientas y abre el archivo antes de importarlo. Borra duplicados evidentes y comprueba que los teléfonos tengan el prefijo +34 o ninguno, pero todos igual.
- Importa la lista en el programa nuevo y revisa diez fichas al azar: nombre, teléfono, correo y notas.
- Rehaz la carta de servicios con su duración, su precio con IVA y los descansos entre cita y cita. No copies los nombres internos del programa viejo si tus clientas no los entienden.
- Pon el horario real de cada persona, con sus tramos de mañana y tarde, y marca ya los festivos que se conozcan.
La tarde: las citas que ya están reservadas
Es el paso que más miedo da y el que más importa. Saca la lista de citas futuras de tu programa actual. Si el programa nuevo puede importarlas desde un archivo, hazlo y revisa una semana entera, día a día, contra la agenda antigua. Si no puede, pasa a mano las de las dos o tres próximas semanas y deja el programa viejo abierto, solo para consultar, hasta que llegue la última.
Mientras tanto, que nadie reserve en los dos sitios: desactiva la reserva online en el programa antiguo el mismo día que activas la nueva.
Si vienes de una libreta de papel o de una hoja de cálculo, el trabajo es otro pero no mayor. Pasa a un Excel las clientas con nombre, teléfono y correo, una por fila, y deja las notas largas para después: se pueden completar en la ficha con calma, cuando cada una vuelva. Las citas de la libreta, a mano, empezando por las de esta semana.
Antes de empezar, elige quién hace el cambio. Si sois varias, que una sola persona importe y revise, y que las demás sigan atendiendo. Dos personas tocando a la vez la carta de servicios es la forma más rápida de acabar con duplicados.
El aviso a tus clientas, sin saltarte la ley
Cambiar de enlace es información sobre tu servicio, y puedes contarla en la confirmación de las citas, en tu biografía de Instagram y en tu Perfil de Empresa de Google. Si además quieres mandar un mensaje con una promoción, ten en cuenta el artículo 21 de la ley de comercio electrónico: las comunicaciones comerciales por correo o medio equivalente necesitan el permiso de la clienta, salvo que ya haya una relación contractual previa y el mensaje hable de servicios tuyos parecidos a los que contrató, y siempre con una forma fácil de darse de baja. Un “ahora reservas aquí” claro y sin oferta es lo más seguro. Qué puedes enviar a tus clientas y qué necesita su permiso
La semana siguiente
- Mira la agenda nueva y la vieja cada mañana durante una semana.
- Cambia el enlace en todos los sitios: Instagram, Google, WhatsApp, tu web, el código QR del mostrador.
- Pregunta a las clientas de esa semana si les llegó bien la confirmación.
- Cuando pase la última cita del programa antiguo, descarga una copia final y pide la baja por escrito.
- Guarda esa copia en un sitio seguro y con acceso limitado: siguen siendo datos personales.
Qué hace Slotora para el cambio
Slotora importa clientas y servicios desde un CSV o un Excel, y en un ordenador puedes subir también la lista de citas que exporta tu programa anterior: llegan con la clienta, el servicio, la persona del equipo y la hora. No nos conectamos solos a Fresha, Booksy o Treatwell; el puente es el archivo que tú descargas. Puedes exportar tus clientas, tus servicios y tus citas cuando quieras. Y si algún día cambias el nombre de tu página, la dirección antigua sigue llevando a la nueva, así que los enlaces que ya repartiste no se rompen. Cuesta 0 € al mes. Pasar de Fresha a Slotora · Pasar de Treatwell a Slotora
Una lista para el día del cambio
- Exportación de clientas y de citas futuras, guardada en dos sitios.
- Servicios con duración y precio final, revisados.
- Horarios por persona, con tramos y festivos.
- Citas de las próximas semanas, comprobadas día a día.
- Reserva online apagada en el programa viejo y encendida en el nuevo.
- Enlace cambiado en todas partes.
- Baja del programa antiguo pedida por escrito después de la última cita.
