Cambiare gestionale del salone: clienti, appuntamenti e buoni, senza ricominciare da zero
La paura non è il nuovo programma: è il pensiero di riscrivere a mano mille clienti e tre mesi di appuntamenti, e il dubbio di cosa succede a chi ha già prenotato. Che tu arrivi da un altro gestionale, da un file Excel o da un'agenda di carta, in Slotora c'è una strada per portare tutto, e nessun cliente riceve un messaggio che non hai deciso tu.
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Crea il tuo account gratisDa dove arrivi, e come porti i tuoi dati
Tre punti di partenza, tre strade diverse.
| Arrivi da | Cosa porti | Come |
|---|---|---|
| Un altro gestionale | Clienti, appuntamenti futuri, buoni regalo, pacchetti, punti | Esporti i file dal vecchio programma e li carichi; nomi delle colonne di Fresha, Booksy e Phorest riconosciuti da soli |
| Un foglio Excel o la rubrica | Clienti con telefono, e-mail, note ed etichette | Carichi il file .xlsx, .xls o .csv, fino a 2.000 clienti alla volta |
| L'agenda di carta | Gli appuntamenti delle prossime settimane, con i clienti | Fotografi le pagine dal telefono: Slotora legge le righe e tu le controlli una per una |
| Non hai tempo | Tutto quello che c'è nei file | Ci mandi fino a cinque file e una persona del team di Slotora fa il trasloco |
Gli appuntamenti si importano dal browser del computer, dove di solito si trovano i file esportati.
L'ordine giusto, in quattro passi
Ogni passo ha bisogno di quello prima: per questo conviene seguirli così.
Prima
Servizi e prezzi
Un appuntamento importato deve agganciarsi a un trattamento vero. Scrivi o importa il listino, con durate e prezzi.
Poi
I clienti
Carica la rubrica. Se carichi lo stesso file due volte, Slotora completa i campi vuoti e non sovrascrive quello che hai già corretto a mano.
Poi
Gli appuntamenti
Ogni riga viene abbinata a un cliente già in rubrica, a un servizio e a una persona del team. Un nome che non riconosce te lo chiede. Prima puoi fare una prova che non scrive niente e ti dice quante righe entrerebbero.
Infine
Buoni, pacchetti e punti
Un tipo per file. Un buono regalo tiene il suo vecchio codice quando possibile, così il cliente che lo porta in salone non trova sorprese, e ripetere l'importazione non crea doppioni.
Cosa arriva e cosa resta indietro
Arrivano gli appuntamenti futuri, fino a ventiquattro mesi avanti. Quelli passati no: lo storico resta nel vecchio programma, e in Slotora la storia del cliente comincia dalla prima visita. Le righe che si sovrappongono o cadono fuori dall'orario di lavoro non vengono scartate: te le segnala prima di importare, così decidi tu.
Non arrivano i soldi. Un acconto già incassato dal vecchio programma resta lì: in Slotora l'appuntamento c'è, con il suo prezzo, ma nessun pagamento risulta fatto. Anche il saldo di un buono regalo si importa come importo da spendere, non come un incasso.
Nessun messaggio ai clienti, né oggi né dopo
Chi ha prenotato con il vecchio programma è già stato avvisato da quel programma. Per questo un appuntamento importato non manda mai una conferma, un promemoria, una richiesta di recensione o di pagamento: né il giorno dell'importazione né quando arriva la data.
Gli appuntamenti nuovi, quelli che i clienti prenotano dalla tua pagina Slotora, ricevono invece i promemoria come sempre. Nelle prime settimane conviene tenere aperti tutti e due i programmi e prendere le nuove prenotazioni solo da Slotora: il vecchio si svuota da solo.
Se la tua agenda è di carta
Scatti una foto a una pagina, con buona luce e il quaderno dritto, anche scritta a mano, fino a sei pagine per volta. Slotora legge giorno, ora, nome e trattamento, crea i clienti che non ha ancora e ti mostra tutto in una tabella da correggere. Non viene salvato niente finché non premi il pulsante.
La foto non viene conservata: contiene nomi e numeri di altre persone, e serve solo il tempo di leggerla. Le letture sono venti al mese, più che sufficienti per portare le prossime settimane.
Quello che un trasloco non fa
- Lo storico delle visite passate resta dov'era
- Si importano gli appuntamenti futuri, non le visite già fatte. Se ti serve lo storico completo, tieni l'esportazione del vecchio programma.
- Le formule e le note tecniche vanno ricontrollate
- Le note dei clienti arrivano come testo, ma una formula colore o una scheda tecnica strutturata nel vecchio programma non diventa da sola una scheda Slotora: la ricompili alla prossima visita.
- La cassa non cambia
- Se il vecchio gestionale era collegato al registratore telematico, Slotora non prende il suo posto: lo scontrino o il documento commerciale continua a emetterli la tua cassa. In Italia Slotora non offre Tap to Pay né lettore di carte.
Domande sul cambio di gestionale
Quanto costa il trasloco fatto da voi?
La schermata della richiesta non indica un prezzo, e quindi non lo indichiamo nemmeno qui. Ci mandi i file, una persona del team di Slotora li importa con gli stessi strumenti che hai tu e ti risponde nei giorni lavorativi. A trasloco finito i file vengono cancellati.
I clienti si accorgono che ho cambiato programma?
Solo quando glielo dici tu, o quando prenotano la prossima volta dal tuo nuovo link. L'importazione non manda messaggi a nessuno.
E se un giorno voglio andarmene da Slotora?
Esporti clienti, appuntamenti e servizi in CSV, oppure tutto l'account in un unico file JSON. I dati sono del tuo salone, non nostri.
Posso portare anche le foto dei lavori?
Sì, nella galleria della tua pagina: le carichi a gruppi dalla stessa sezione in cui importi i clienti. Ogni foto può pesare fino a 4 MB, in JPG, PNG o WebP.
Devo rifare la pagina su Instagram e Google?
Basta cambiare il link di prenotazione nella bio e sul profilo Google con quello della tua pagina Slotora. Il resto del profilo resta com'è.
Comincia dal listino, oggi pomeriggio
Scrivi servizi e prezzi, carica la rubrica clienti e fai la prova dell'importazione degli appuntamenti: vedi cosa entrerebbe prima di decidere.