Gestión de cabinas en un centro de estética: la agenda también cuenta el espacio
Tienes tres esteticistas y un solo láser de diodo. A las cinco de la tarde las tres están libres, así que un programa que solo mira a las personas ofrece esa hora tres veces para depilación láser. Slotora mira también la máquina, y la segunda clienta ni siquiera ve esa hora.
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Crea tu cuenta gratisUn láser, dos reservas, las cinco de la tarde
Lo que pasa dentro de la agenda cuando el aparato es el límite.
16:52
Una clienta reserva láser a las cinco
Hay una esteticista libre y el láser está libre. La cita se guarda y el aparato queda ocupado durante la sesión.
16:53
Otra clienta busca hora para el mismo tratamiento
Quedan dos esteticistas libres, pero el único láser ya está en uso. La página de reservas no le ofrece las cinco; le enseña la siguiente hora en que hay persona y aparato a la vez.
Mismo segundo
Y si dos pulsan a la vez
Entre ver una hora y confirmarla pasan unos segundos. Por eso la cuenta se repite en el momento de guardar, con el aparato bloqueado, y la segunda cita se rechaza en lugar de colarse.
En recepción
El mensaje dice qué falta
Si alguien del equipo intenta forzar esa hora desde el mostrador, el aviso explica que el espacio está completo y que la agenda de la persona sí estaba libre, para que nadie busque el fallo donde no está.
Dónde se aplica la cuenta
Un límite de cabinas que se respeta en la página de reservas pero no en el mostrador es peor que no tener ninguno, porque da una falsa seguridad. Por eso la cuenta se hace en cada forma en que nace o cambia una cita: la reserva online de la clienta, la cita que crea recepción, la app del móvil, arrastrar una cita en la agenda, la clienta cambiando ella misma su hora, pasar una cita a otra compañera, las automatizaciones, cambiar el servicio de una cita ya puesta y la primera cita que se crea al configurar la cuenta.
La app de Slotora también deja añadir cabinas y aparatos, y cuando rechaza una hora le dice a la propietaria qué espacio estaba completo. La clienta, en cambio, no ve nada de esto: ni tus cabinas ni tus aparatos aparecen en tu página de reservas. Simplemente no se le ofrece una hora imposible.
Donde más se nota es en la aparatología y en los bonos. Una clienta que compra un bono de seis sesiones de radiofrecuencia reserva cada sesión como una cita más, y cada una necesita el aparato libre. Si el aparato está ocupado, la agenda propone otra hora en lugar de dejar que dos sesiones choquen el mismo día.
Lo que le cuentas a la agenda, una sola vez
No hace falta rehacer la lista de servicios ni cambiar los precios.
Qué tienes y cuántos
Un nombre, un tipo y un número: “Cabina facial”, una; “Camillas de masaje”, tres; “Láser de diodo”, uno. Tres camillas iguales son una línea con un tres, no tres líneas.
Qué tratamientos lo usan
La depilación láser necesita el láser; un tratamiento corporal en cabina doble ocupa dos unidades. Los servicios de los que no digas nada funcionan igual que antes.
En qué local está
Con dos centros en la misma cuenta, cada cabina o aparato pertenece a su local, y a la clienta solo se le ofrece lo que hay donde reserva.
Lo que no hace, a propósito
- No te dice qué cabina usar
- Cuenta cuántas quedan libres; no asigna la cabina 2 a la clienta de las cinco. En un centro las salas se intercambian un martes cualquiera, y un plano que quisiera saberlo estaría mal al día siguiente.
- No sabe quién está formada en cada aparato
- Un aparato pertenece al tratamiento, no a la persona. Si solo dos de tus esteticistas manejan el láser, eso se resuelve dándoles a ellas ese servicio, no desde la cabina.
- No es un registro técnico
- No lleva el mantenimiento del aparato, los disparos ni las revisiones del fabricante. Para eso sigues con el libro o el programa que te pide tu proveedor.
Preguntas sobre cabinas y aparatos
¿Tengo que apuntar en cada cita qué cabina se usó?
No, en ningún sitio se pregunta. La agenda solo necesita saber cuántas hay y qué tratamientos las usan.
¿Sirve para sillones de pedicura o lavacabezas?
Sí. El tipo puede ser una sala, un sillón, un lavacabezas o una máquina, y la cuenta funciona igual para todos.
¿Qué pasa con un tratamiento que ocupa dos camillas?
Le indicas que ocupa dos unidades. Así llena antes un grupo de tres camillas que uno que ocupa una sola.
¿Recepción puede saltarse el límite?
No. Quién reserva cambia lo que ve, pero no lo que permite la agenda: la cuenta está en el propio guardado de la cita.
Tengo dos aparatos iguales: ¿los doy de alta por separado?
No hace falta. Si son intercambiables, es una sola línea con el número dos, y la agenda permite dos sesiones a la vez. Si no son iguales, por ejemplo un láser de diodo y otro de alejandrita, dales una línea a cada uno y enlaza cada tratamiento al suyo.
¿Cuesta algo usar las cabinas?
No. Forma parte de la cuenta de salón, que cuesta 0 € al mes sin cuota por persona ni por cabina.
Que el aparato también tenga agenda
Crea la cuenta de tu centro, da de alta tus cabinas y aparatos con su número y enlázalos a los tratamientos que los necesitan.