Clienti che non si presentano: otto abitudini per avere meno poltrone vuote

Martedì, ore 15. Postazione pronta, colore preparato, e la cliente non arriva. Non risponde su WhatsApp, il telefono squilla a vuoto. Due ore dopo ti scrive: «Scusa, mi era passato completamente di mente». In quel momento non perdi solo un appuntamento: perdi anche la persona a cui la settimana scorsa avevi detto «martedì pomeriggio sono piena».

Dietro la maggior parte dei clienti che non si presentano non c'è cattiveria. I motivi sono quasi sempre tre: se ne dimenticano, si vergognano a disdire, oppure nel frattempo hanno trovato un posto prima da un'altra parte e non te l'hanno detto. Per ognuno c'è un'abitudine semplice, e nessuna comincia con una punizione.

1. Metti la prenotazione per iscritto, anche per il cliente

Quando una cliente prenota con un vocale su WhatsApp o al telefono, la data esiste solo nella tua agenda. Nella sua testa resta «la settimana prossima, un pomeriggio». Rimandale sempre una conferma con giorno, ora e indirizzo. Ancora meglio: registra l'appuntamento in un sistema che le manda da solo un'e-mail con tutti i dettagli e il pulsante per aggiungerlo al calendario del telefono.

2. Ricorda l'appuntamento quando può ancora reagire

Il promemoria del giorno prima è il più importante: la cliente ha ancora tempo per riorganizzarsi, tu hai ancora tempo per riempire il posto. Per i trattamenti lunghi, una colorazione o una ricostruzione completa, ne serve un secondo qualche ora prima. Un promemoria che arriva alle 8 di mattina per un appuntamento alle 9 non salva più niente.

3. Rendi più facile disdire che sparire

Sembra strano, ma la disdetta è tua alleata. Chi può annullare o spostare un appuntamento con un tocco, avvisa. Chi dovrebbe telefonarti e spiegarti perché non viene, spesso preferisce il silenzio. Per questo un buon promemoria contiene anche il pulsante «Annulla», non solo «Ci sarò». Un posto liberato il giorno prima si riempie; un posto lasciato vuoto alle tre del pomeriggio no.

4. Scrivi la regola prima, non dopo

La politica di cancellazione il cliente deve vederla quando prenota, non quando ha già saltato l'appuntamento. Bastano due frasi: fino a quando può disdire senza costi e cosa succede dopo. Se la regola è scritta sulla pagina di prenotazione, non devi affrontare discussioni imbarazzanti al banco. Che cosa scrivere, e la differenza tra acconto e caparra, l'abbiamo raccolto in un articolo a parte. Politica di cancellazione per saloni: tre modelli pronti

5. Chiedi un acconto solo dove l'ora vuota fa male

Chiedere un acconto per una sistemazione sopracciglia da venti minuti allontana più clienti di quanti appuntamenti salvi. Una colorazione con schiariture da tre ore, una ricostruzione unghie completa o il primo trattamento lungo di una cliente nuova sono un'altra storia: lì anche 15 o 20 € pagati in anticipo cambiano completamente l'atteggiamento. Le clienti affezionate puoi tranquillamente esonerarle.

6. Conta chi non si presenta, e quante volte

La prima volta può capitare a tutti. La terza è un'abitudine. Se su ogni scheda cliente vedi quante volte non si è presentata, decidi in base ai numeri e non all'umore della giornata. A chi lo fa di continuo puoi togliere la prenotazione online: può sempre chiamarti, e allora sei tu a decidere se chiederle un acconto.

7. Tieni in vita l'appuntamento annullato

In quasi ogni salone c'è qualcuno che verrebbe volentieri prima. Se queste persone sono in lista d'attesa, una disdetta non è un'ora persa ma un'occasione. Se una lista d'attesa non ce l'hai, pubblica almeno il posto libero di domani nelle storie di Instagram, con il link per prenotarlo subito.

8. Parla con il cliente, non del cliente

Se qualcuno non si è presentato, non sfogarti nelle storie e non pubblicare il meme del giorno sui clienti che spariscono: chi ti segue si chiede se un giorno toccherà a lui. Scrivi alla persona un messaggio breve e gentile: ti dispiace che non sia riuscita a venire e, se vuole un nuovo appuntamento, ecco il link. Quasi tutti si vergognano e tornano. Per chi non torna, vale il punto 6.

Cosa fa Slotora di tutto questo

Con Slotora la conferma e il promemoria partono da soli via e-mail, gratis, con i pulsanti «Ci sarò» e «Annulla». I tempi li scegli tu, anche più di uno: per esempio il giorno prima e due ore prima. Se vuoi, puoi mandarli anche per SMS ai numeri italiani: ogni SMS costa 4 crediti, circa 0,10 € con il pacchetto più piccolo, e parte da un numero, non dal nome del salone, come chiedono le regole AGCOM sui mittenti. La regola di cancellazione si vede al momento della prenotazione e, scaduto il termine per disdire gratis, il cliente non può più spostare l'appuntamento da solo. Su ogni scheda vedi quante volte una persona non si è presentata e, se serve, la escludi dalla prenotazione online.

L'acconto o il pagamento anticipato li imposti servizio per servizio, e arrivano sul tuo account Stripe: Slotora non trattiene niente, valgono solo le tariffe di Stripe. Quando qualcuno disdice, chi è in lista d'attesa per quel giorno e quel servizio riceve subito un'e-mail, e il posto va a chi prenota per primo. Pagina di prenotazione, promemoria via e-mail e lista d'attesa sono gratuiti, con lo 0% di commissione. Gestionale gratis per il salone: cosa include