Base de datos de alumnas: una ficha por persona, no una hoja por curso
Tienes una hoja de Excel por convocatoria desde 2023 y una alumna que te escribe para el curso avanzado. ¿Hizo contigo el de iniciación o fue en otra academia? Para saberlo abres cinco archivos. Aquí cada alumna es una sola ficha, y los cursos son algo que ha hecho, no un archivo donde vive.
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Abre tu academia gratisLo que guarda la ficha de una alumna
Todos los cursos que ha hecho contigo, lo que pagó en cada uno, lo que se le entregó, su asistencia y las fotos de sus trabajos. Cuando vuelve dos años después para el nivel avanzado, es la misma persona con el mismo historial, no una fila nueva en un archivo nuevo.
Si no pudo terminar la convocatoria de marzo y la pasas a la de junio, todo lo pagado y lo hecho se va con ella. Sus fotos conservan el consentimiento con el que se hicieron, y las recoge desde un enlace propio cuando quiera.
Estar en tu base de datos no la convierte en usuaria de Slotora: no tiene cuenta ni página de reservas. Es un dato tuyo. Su portal es otra cosa, y entra en él con un enlace que le llega al correo.
De tus hojas de cálculo a la base de datos
Se hace grupo a grupo, sin teclear a nadie dos veces.
01
Copias la hoja
Nombres, correos y teléfonos, en el orden en que los tengas. Sirve la hoja de firmas que pasaste a limpio o el Excel de la convocatoria.
02
Las columnas se emparejan solas
El programa reconoce qué columna es el nombre y cuál el teléfono, y te deja corregirlo si se equivoca.
03
Revisas la vista previa
Ves lo que se va a guardar, con los problemas señalados. La vista previa usa el mismo código que la importación, así que no promete nada que luego no haga.
04
Importas
Las personas que ya estaban en tu base se reconocen en lugar de duplicarse. Repite con la hoja siguiente, convocatoria a convocatoria, hasta que esté todo.
Quién de tu equipo puede ver qué
Cuatro permisos separados, porque no todo el que pasa lista debería poder llevarse la base de datos.
| Permiso | Qué abre |
|---|---|
| Ver todas las alumnas | La base de datos completa de la academia. |
| Ver solo las asignadas | Las alumnas de los cursos que imparte esa persona. |
| Exportar | Descargar la lista. Quien puede leer no puede llevársela sin este permiso. |
| Notas confidenciales | Lo delicado que apuntas de una alumna, separado de las notas profesionales. |
Una formadora empieza con sus propias alumnas y las notas profesionales, sin las confidenciales ni la exportación, y tú puedes ampliarlo persona a persona. Cada exportación, cambio de permiso y borrado queda anotado en el registro de tu academia.
De quién son los datos
De tu academia, y se van con ella.
Separados del salón
Si además tienes un salón en Slotora y lo cierras, la base de alumnas no se toca. Son dos espacios distintos.
Una alumna, un archivo
Si una alumna te pide qué datos tienes de ella, puedes exportar solo los suyos, sin sacar la base de datos entera.
Borrado completo
Al borrar la academia se borran con ella sus alumnas, solicitudes, pagos, diplomas y autorizaciones firmadas por las modelos.
Nada público
El programa no publica en ninguna parte el correo ni el teléfono de una alumna.
Lo que la base de datos no hace
Para que no le pidas más de lo que da.
- No es un CRM de marketing
- No manda campañas ni boletines a tus alumnas. Los correos que salen son avisos de sus cursos, y cada uno lleva cómo darse de baja.
- No te asesora sobre protección de datos
- Te da las herramientas para exportar, limitar y borrar. Qué textos legales necesita tu academia lo ves con tu asesoría.
- No se sincroniza con tu Excel
- La importación se hace una vez. Si después sigues tocando la hoja antigua, esos cambios no llegan solos: a partir de ahí, la ficha buena es la de Slotora.
Preguntas sobre la base de datos
Tengo tres años de cursos en Excel. ¿Puedo traerlos todos?
Sí, hoja a hoja. Pegas cada una, revisas la vista previa e importas. Quien aparece en varias hojas se reconoce como la misma persona.
¿Mis alumnas tienen que registrarse en algo?
No. En tu base de datos son un dato tuyo, sin cuenta. Si quieren ver sus fechas o sus apuntes, entran en su portal con un enlace que les llega al correo.
¿Puede una formadora ver alumnas de otros cursos?
Solo si le das el permiso de ver todas. De entrada ve las de sus propios cursos.
¿Qué pasa con la base de datos si cierro mi salón?
Nada. La academia tiene sus propios datos y su propia forma de borrarse; cerrar el salón no la toca.
¿Puedo apuntar algo delicado de una alumna?
Sí, en una nota confidencial. Solo la leen quienes tengan ese permiso concreto, que una formadora no tiene de entrada.
Junta tus hojas en una sola base
Abre la academia, pega la hoja de tu última convocatoria y mira la vista previa antes de guardar nada.