El calendario de tu academia: aulas, formadoras y cursos en una sola semana
Dos aulas, tres formadoras y un horario en una hoja compartida que nadie actualiza a tiempo. El viernes por la noche descubres que el curso de cejas y el de pestañas están en la misma aula a la misma hora. Aquí el choque se ve el día que lo creas, no el sábado a las nueve.
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Abre tu academia gratisLo que enseña la semana
Cada sesión con todo lo que necesitas saber de un vistazo.
Curso y día
Qué curso es y qué día de ese curso, el tercero de cinco, para ver un hueco sin contar.
Aula
Dónde se da, para revisar la carga de cada sala.
Formadora
Quién está delante del grupo, para repartir el trabajo con justicia.
Inscritas
Cuántas personas hay apuntadas a esa sesión.
Cuando algo se pisa, te lo dice con nombre
La misma formadora en dos sitios a la vez, la misma aula dos veces o una sesión puesta en plena ausencia de alguien: cada caso aparece junto a la sesión con su motivo, diciendo qué formadora o qué aula. No es un triángulo rojo sin explicación.
Y aun así puedes guardarlo. A veces juntar una demostración con un bloque teórico en la misma sala es justo lo que querías, y un calendario que lo prohíbe acaba abandonado. El programa avisa; la decisión es tuya.
Las vacaciones y los días libres de cada formadora se ven como una franja sobre el día y la semana, y en el móvil aparecen como una tarjeta en el día de hoy. Así dejas de poner clase el martes que ya te había dicho que no podía.
Si una formadora se pone enferma a mitad de convocatoria, apuntas su ausencia y las sesiones de esos días se marcan con el aviso. Desde ahí decides si las da otra compañera o si las mueves, y en los dos casos ves antes de confirmar a qué alumnas afecta el cambio.
Mover una sesión, con las consecuencias delante
Cambiar un día de curso afecta a personas; el programa te las enseña antes.
01
La arrastras a otro hueco
En la vista semanal. En el móvil o con el teclado, usas la acción de mover, porque arrastrar con el dedo es una pelea.
02
Ves a quién afecta
La lista real de alumnas inscritas, con nombre, no un número.
03
Sabes si se les avisa
La confirmación dice si sale el correo de cambio de fecha antes de que pulses.
04
Confirmas
La sesión movida conserva su lista de asistencia, sus modelos y sus apuntes.
El calendario propio de cada formadora
Cada formadora puede suscribirse a sus sesiones desde Google Calendar o el calendario del iPhone, y las ve junto a su vida. Es una dirección privada que solo contiene sus días, sin nada del dinero de nadie.
Esa dirección no lleva contraseña, así que se trata como una: se enseña una sola vez y no se guarda en claro. Si se pierde o se comparte con quien no debía, se crea otra y la antigua deja de funcionar en ese momento. Como titular, puedes generarla para cualquiera de tus formadoras.
En el móvil, la pantalla de hoy dibuja el mismo día con los mismos datos que la semana del ordenador: quién da clase, dónde y quién falta. No es un resumen distinto que haya que cuadrar con el otro, sino la misma cuenta leída en una pantalla más pequeña.
Lo que el calendario no hace
Tres cosas que conviene saber antes de tirar la hoja compartida.
- No impide un choque
- Avisa siempre, pero no rechaza. Si quieres una regla estricta, la pones tú al revisar los avisos.
- No es de dos sentidos
- La suscripción de una formadora lleva sus sesiones a su calendario personal; lo que ella apunte allí no vuelve a la academia.
- No reparte las aulas solo
- Tú decides qué sesión va en qué aula. El programa te dice si esa aula ya estaba ocupada.
Preguntas sobre el calendario
¿Puedo filtrar la semana por formadora?
Sí, y también por local y por curso. Por formadora para ver su carga, por local para mirar un aula y por curso para planificar el siguiente trimestre.
¿Se avisa a las alumnas si muevo un día?
La confirmación te dice antes de pulsar si sale el correo de cambio de fecha, así que sabes lo que va a pasar en lugar de suponerlo.
¿Una formadora ve el calendario de toda la academia?
Solo si se lo permites. Ver todos los calendarios y ver solo el suyo son dos permisos distintos, y una formadora empieza con el suyo.
¿Qué hora usa si una formadora está de viaje?
La de tu academia, que fijas una vez. Así nadie hace cuentas de husos horarios desde el móvil.
¿Puedo ver el calendario de un aula concreta?
Sí. Filtras por local y ves todas las sesiones de ese sitio en la semana, con el aviso si alguna aula está ocupada dos veces.
¿Tengo que crear las sesiones en el calendario?
No hace falta: las sesiones nacen de cada convocatoria, y el calendario las dibuja todas juntas.
Que el choque salga el lunes, no el sábado
Crea tus convocatorias y mira la semana entera de tu academia en un solo calendario.