Recepcja w zapracowanym salonie: jak przenosić wizyty, nie denerwując klientek i zespołu
Kto pracował na recepcji w pełnym salonie, wie, że przyjmowanie rezerwacji to połowa pracy. Druga połowa to ich przenoszenie. Stylistka jest chora, koloryzacja się przedłuża, klientka dzwoni, że będzie godzinę później, przychodzi serwis do lasera. Każda z tych sytuacji to wizyta, która się przesuwa — i za każdym razem łatwo wysłać klientce wiadomość, której nie potrzebowała, albo nie wysłać tej, której potrzebowała.
1. Za każdym razem zdecyduj, czy klientka dostaje wiadomość
Nie każda zmiana jest dla klientki ważna. Przesunięcie wizyty o dziesięć minut, żeby koleżanka skończyła, albo przeniesienie do innej kolumny, bo dwie stylistki się zamieniły, nie wymaga wiadomości. Przeniesienie na czwartek — wymaga. Dobra recepcja decyduje o tym przy każdej zmianie, zamiast zdawać się na automat, który wysyła wszystko albo nic.
2. Klientka prosi, recepcja akceptuje
Samodzielne przenoszenie wizyt przez klientki oszczędza telefony — do momentu, w którym trzy z nich przeniosą się na godzinę, którą trzymałaś na długą koloryzację. Rozwiązaniem są przełożenia do akceptacji: klientka nie przenosi, tylko prosi o nowy termin, a recepcja go przyjmuje albo odrzuca. Jeśli odmówi albo nie odpowie na czas, zostaje dotychczasowy termin.
3. Jedna wizyta to jedna karta i jedna wiadomość
Strzyżenie, koloryzacja i modelowanie zarezerwowane razem to dla klientki jedna wizyta. Powinna mieć jedno potwierdzenie i jedno przypomnienie, a nie trzy wiadomości pod rząd i trzy przypomnienia wieczorem. A gdy w recepcji dopisujesz usługę do wizyty, którą klientka już ma, nie musi dostawać nowego potwierdzenia.
4. Wizyta trwa tyle, ile naprawdę trwa
Usługi mają standardowy czas, klientki — nie. Gęste włosy wymagają więcej czasu, stała klientka zawsze jest szybka. Recepcja powinna móc wydłużyć albo skrócić jedną wizytę bez zmieniania usługi w cenniku, a przy wizycie poza zwykłymi zasadami wpisać po prostu godzinę początku i końca.
5. Notatka dnia, którą widzi cały zespół
„Dostawa o 10.” „Ania wychodzi o 15.” „Rano serwisant od lasera.” Notatka przypięta do dnia w kalendarzu, widoczna dla całego zespołu, oszczędza recepcji powtarzania tego samego zdania dwanaście razy.
6. Wiadomo, kto co zmienił
Gdy klientka przychodzi na wizytę, której nie ma już w kalendarzu, pytanie nie brzmi „co się stało”, tylko „kto to zrobił”. Historia zmian — kto przeniósł, odwołał, dopisał: ktoś z zespołu, system czy sama klientka — rozstrzyga to w minutę.
I dwie rzeczy, które chronią klientkę
- Numery telefonów i adresy e-mail klientek mogą być ukryte przed zespołem — zostają w recepcji. To także kwestia RODO: dostęp do danych powinien mieć ten, kto ich naprawdę potrzebuje.
- Przed przeprowadzką, remontem albo końcem sezonu ustaw ostatni dzień przyjmowania rezerwacji online, zamiast odwoływać potem wizyty.
W Slotorze
Wszystkie sześć ustawień działa w Slotorze w przeglądarce: każda zmiana i każde odwołanie zrobione przez salon pyta, czy powiadomić klientkę; przełożenia przez klientkę mogą czekać na akceptację; wizyta z kilku usług jest jedną kartą z jednym potwierdzeniem i jednym przypomnieniem; długość pojedynczej wizyty zmienisz bez ruszania usługi; notatka dnia jest widoczna dla zespołu; historię zmian widzą właścicielka, kierowniczki i recepcja, a osoba z zespołu — nie. Dane kontaktowe klientek można ukryć przed zespołem tak, że w ogóle nie trafiają na jego ekran, a ostatni dzień rezerwacji online ustawiasz jedną datą.
Program dla salonu z zespołem · Godziny pracy z przerwą w salonie
