Wywiad i podpis przed wizytą

Karta klientki i zgoda na zabieg, podpisana przed wizytą na jej telefonie

Podkładka z długopisem, kartka wypełniona w pośpiechu przy recepcji i segregator, którego nikt nie otwiera — tak w wielu salonach wygląda dziś wywiad przed zabiegiem. Ze Slotorą klientka dostaje link przed wizytą, odpowiada w domu, podpisuje palcem i przychodzi z gotową kartą. Ty, zanim weźmiesz ją na fotel, wiesz już o antybiotyku, ciąży albo uczuleniu na klej.

0 zł miesięcznie · 0% prowizji · płatne osobno: SMS-y, Nita i recepcjonistka telefoniczna AI

Załóż konto w Slotorze

Od rezerwacji do podpisanej zgody

Tak wygląda droga formularza, gdy włączysz automatyczną wysyłkę. Domyślnie jest wyłączona, więc nic nie wyjdzie bez Twojej decyzji.

Przy rezerwacji
Krótkie pytania, które naprawdę muszą paść teraz
Przy każdym pytaniu wybierasz, czy klientka ma na nie odpowiedzieć już przy zapisie, czy dopiero w formularzu przed wizytą. Dzięki temu rezerwacja zostaje szybka, a dłuższy wywiad nie odstrasza nikogo w połowie zapisu.
2 dni przed
Link przychodzi mailem albo SMS-em
Domyślnie na 48 godzin przed wizytą, a czas możesz zmienić. Kanał wybierasz Ty: e-mail jest w cenie, SMS na polski numer kosztuje 2 kredyty. Pojedynczej klientce formularz wyślesz też ręcznie z aplikacji, prosto z jej wizyty.
W domu
Klientka odpowiada i podpisuje palcem
Formularz otwiera się na jej telefonie, bez zakładania konta. Podpis rysuje na ekranie, a my zapisujemy go razem z dokładnym brzmieniem zgody i jego wersją, więc wiadomo, pod czym się podpisała.
Po podpisie
Kopia trafia do niej, odpowiedzi do Ciebie
Klientka zawsze dostaje maila z potwierdzeniem: nazwa salonu, moment podpisu, treść zgody i link do pełnej kopii. Samych odpowiedzi o zdrowiu w mailu nie ma — są za linkiem, który wygasa po 30 dniach.

Ustawienia, które oszczędzają klientkom pisania

Stała klientka, która przychodzi co trzy tygodnie, nie powinna za każdym razem odpowiadać na te same dwadzieścia pytań.

Ważność wypełnionej karty

Ustawiasz, na ile miesięcy wystarczy jedna wypełniona karta. Do tego czasu kolejne rezerwacje nie wysyłają formularza ponownie; bez ustawienia formularz idzie przy każdej wizycie.

Pytanie tylko dla nowych

Wybrane pytania, np. o alergie albo dane do faktury, możesz zadawać tylko przy pierwszej rezerwacji. Kto już odpowiedział, nie zobaczy ich drugi raz.

Bez formularza przy drobnych usługach

Regulacja brwi nie potrzebuje wywiadu jak peeling chemiczny. Przy wybranych usługach wyłączasz ogólne pytania, a te przypięte do konkretnego zabiegu dalej pojawiają się tylko przy nim.

Odpowiedź, która zapala lampkę

Przy pytaniu zaznaczasz odpowiedzi wymagające uwagi, np. „tak” przy niedawnej operacji. Przy wizycie takiej klientki pojawia się wtedy wyraźne ostrzeżenie.

Dane o zdrowiu i RODO: kto co widzi

Odpowiedzi o lekach, ciąży czy chorobach skóry to dane szczególnej kategorii w rozumieniu art. 9 RODO. Administratorem jest Twój salon: to Ty decydujesz, o co pytasz, na jakiej podstawie i jak długo przechowujesz karty. Slotora przechowuje je jako podmiot przetwarzający i nie przekazuje ich do modeli sztucznej inteligencji.

W salonie odpowiedzi czyta właścicielka, osoba z pełnym dostępem, recepcja na koncie salonu oraz ta stylistka, która wykonuje zabieg u tej klientki. Koleżanka z innej kolumny ich nie otworzy, nawet jeśli widzi cały kalendarz.

Zgoda na pokazywanie zdjęć to osobna sprawa. Gotowy formularz zgody na zdjęcia, także po polsku, pyta osobno o zdjęcia do dokumentacji zabiegu i osobno o zdjęcia do portfolio oraz mediów społecznościowych, a do galerii na stronie rezerwacji trafia tylko zdjęcie z tą drugą zgodą.

Treść zgód piszesz Ty albo Twój prawnik. My dajemy narzędzie, które zbiera podpis, datę i dokładne brzmienie, ale nie oceniamy, czy Twój tekst jest wystarczający dla danego zabiegu.

Uczciwie: czego formularze nie robią

Szablony to punkt wyjścia: Wszystkie szablony są po polsku: ogólne (wywiad medyczny, karta próby uczuleniowej, zgoda na zabieg, konsultacja twarzy, zalecenia pozabiegowe) i branżowe (stopy, masaż, rzęsy, paznokcie, tatuaż, piercing, fizjoterapia). Są jednak ogólne i nie zastępują porady prawnej. Każde pytanie możesz przepisać po swojemu.
Nie ma trybu tabletu w recepcji: Formularz wypełnia się przez link na telefonie klientki. Jeśli zapomni, możesz wysłać go ponownie z aplikacji, gdy siedzi już w poczekalni.
To nie jest kwalifikowany podpis elektroniczny: Podpis palcem z datą i treścią zgody dobrze dokumentuje, na co klientka się zgodziła, ale nie zastępuje podpisu kwalifikowanego tam, gdzie prawo by go wymagało.
Nie piszemy za Ciebie dokumentów prawnych: Szablony są punktem wyjścia, a nie opinią prawną. Za treść karty i podstawę przetwarzania danych odpowiada salon.

Pytania o kartę klientki i zgody

Ile kosztują formularze online?

Samo narzędzie, wysyłka mailem i przechowywanie odpowiedzi są w cenie 0 zł miesięcznie. Płacisz tylko wtedy, gdy wybierzesz wysyłkę SMS-em: każdy SMS na numer z Polski zużywa 2 kredyty, a 100 kredytów kosztuje 10,60 zł.

Gdzie zobaczę wypełnioną kartę?

Przy wizycie i w karcie klientki, w przeglądarce i w aplikacji. Podpis wyświetla się jako obraz, a odpowiedzi z oznaczeniem uwagi są widoczne od razu przy terminie.

Czy mogę zadać pytanie tylko przy jednym zabiegu?

Tak. Pytanie przypinasz do konkretnej usługi, np. o soczewki kontaktowe przy henna brwi, i pojawia się ono wyłącznie wtedy, gdy ta usługa jest w rezerwacji.

Co jeśli klientka nie wypełni formularza przed wizytą?

Rezerwacja i tak jest ważna, bo formularz przed wizytą jej nie blokuje. Wyślij link jeszcze raz z aplikacji albo dopytaj na miejscu i dopisz odpowiedzi w karcie.

Czy klientka może dostać kopię tego, co podpisała?

Dostaje ją zawsze, automatycznie, i nie da się tego wyłączyć. W mailu jest treść zgody i link do pełnej kopii z odpowiedziami.

Co się stanie, gdy zmienię treść zgody?

Nowe brzmienie obowiązuje od kolejnych podpisów. Przy każdym złożonym już podpisie zostaje zapisany tekst w tej wersji, którą klientka widziała, więc poprawka nie zmienia niczego wstecz.

Odłóż podkładkę z długopisem

Ułóż pytania raz, włącz wysyłkę przed wizytą i przyjmuj klientki, które przychodzą z wypełnioną i podpisaną kartą.