Wszystko o klientce w jednej karcie

Kartoteka klientek, która uzupełnia się z każdą wizytą

Zeszyt na recepcji, notatki w telefonie i pamięć — tak prowadzi kartotekę większość salonów, dopóki klientek nie zrobi się kilkaset. W Slotorze każda osoba ma swoją kartę, a każda wizyta z kalendarza coś do niej dopisuje: co było robione, ile zapłaciła, czy przyszła. Ty dopisujesz tylko to, czego system wiedzieć nie może, na przykład uczulenie albo numer farby.

0 zł miesięcznie · 0% prowizji · płatne osobno: SMS-y, Nita i recepcjonistka telefoniczna AI

Załóż konto w Slotorze

Co widzisz po otwarciu karty

Większość tych informacji powstaje sama, z wizyt, które i tak wpisujesz do kalendarza.

Wizyty wstecz i do przodu

Data, zabieg i osoba, która go wykonała. Od razu wiesz, kiedy klientka była ostatnio i czy ma już zaplanowany kolejny termin.

Ile u Ciebie wydała

Suma liczona z całej historii, nie z ostatnich kilkudziesięciu wizyt. Stała klientka sprzed sześciu lat nie wygląda więc na nową.

Nieobecności i późne odwołania

Osobno liczymy wizyty, na które ktoś nie przyszedł, i odwołania na mniej niż dobę przed terminem — bo to po nich fotel stoi pusty.

Alergie na samej górze

Uczulenie na PPD, lateks czy klej do rzęs ma własne pole. Wyświetla się na czerwono w karcie i przy wizycie, zanim zaczniesz mieszać preparat.

Jej własny czas zabiegu

Pani Ewie hybryda zajmuje kwadrans dłużej? Zapisujesz to przy niej, a jej kolejne rezerwacje same rezerwują dłuższe okno. Cena się przy tym nie zmienia.

Zdjęcia przed i po

Dołączasz zdjęcia do karty i porównujesz efekty między wizytami. Do galerii na stronie rezerwacji trafi tylko zdjęcie, na które klientka dała osobną zgodę marketingową.

Kto w zespole co zobaczy

Kartoteka to dane osobowe, a część z nich dotyczy zdrowia. Dlatego dostęp zależy od roli, jaką nadajesz każdemu loginowi.

Dostęp do kartoteki klientek według roli w salonie
Część kartoteki	Kto ma dostęp	Dlaczego tak
Lista wszystkich klientek	Ty i osoba z pełnym dostępem	Stylistka dociera do swoich klientek przez własne wizyty w kalendarzu, a nie przez całą bazę.
Notatki tekstowe	Ty i osoba z pełnym dostępem	W notatkach ląduje wszystko, także sprawy prywatne, więc krąg jest najwęższy.
Karta skóry	Ty i osoba z pełnym dostępem	To dane o zdrowiu, więc zwykły login pracownicy jej nie otwiera.
Telefon i e-mail	Ty decydujesz	W ustawieniach wybierasz, czy numer i adres widzi cały zespół, czy tylko Ty.

Na koncie salonu, z rolą recepcji, recepcja widzi także listę klientek i kartę skóry, ale nie notatki. Role zmienisz w każdej chwili w zakładce zespołu.

Przeniesienie bazy z Booksy, z Excela albo z zeszytu

Jeśli masz klientki w innym programie, eksportujesz je do pliku CSV lub Excela i wgrywasz w zakładce importu. Polskie nagłówki kolumn, takie jak „Imię i nazwisko”, „Numer telefonu” czy „Miejscowość”, rozpoznajemy samodzielnie; gdy któraś kolumna się nie dopasuje, wskazujesz ją ręcznie przed zapisem.

Kolumny w stylu „Zgoda marketingowa” celowo pomijamy. To była zgoda udzielona komuś innemu, w innym brzmieniu, więc o tym, czy cały plik ma zgodę na oferty, decydujesz jednym polem wyboru. Bez zaznaczenia klientki dostają potwierdzenia i przypomnienia o wizytach, ale nie newsletter ani ofert urodzinowych.

Prowadzisz zapisy na papierze? W aplikacji możesz sfotografować stronę kalendarza: odczytane imiona, numery i wizyty najpierw widzisz do sprawdzenia, a zapis odbywa się po cichu, bez żadnej wiadomości do klientek. Pełną instrukcję zmiany programu opisaliśmy na osobnej stronie.

Dane możesz w każdej chwili zabrać ze sobą: listę klientek i wizyt pobierzesz jako plik CSV. Twoja baza nie jest zakładnikiem programu.

Porządek w kartotece bez kasowania historii

Po kilku latach każda baza puchnie. Do sprzątania masz trzy różne narzędzia, a każde robi co innego.

Połącz
Ta sama klientka zapisana dwa razy
Raz z telefonu, raz z maila — Slotora pokazuje takie pary, gdy zgadza się kontakt i imię z nazwiskiem. Mama i córka na jednym numerze nie zostaną Ci zaproponowane do łączenia. Decyzję podejmujesz Ty, a połączona karta zachowuje obie historie.
Archiwizuj
Ktoś przestał przychodzić
Archiwum usuwa osobę z codziennej listy, ale nie rusza jej wizyt, płatności ani punktów. Gdy wróci po roku, przywracasz ją jednym kliknięciem.
Zablokuj
Klientka, której nie chcesz przyjmować online
Zablokowana osoba nie zarezerwuje terminu przez stronę, a my jej o tym nie informujemy. Wszystkie blokady widzisz pod osobnym filtrem, więc łatwo je przejrzeć.
Usuń
Klientka prosi o usunięcie danych
Wtedy usuwasz kartę. Jeśli nie było wizyt, znika całkowicie; jeśli były, kasujemy imię, kontakt, notatki, zdjęcia i formularze, a wizyty zostają w statystykach bez nazwiska.

Uczciwie: na co kartoteka nie pozwala

Usunięcia nie da się cofnąć: To jedyny ruch w kartotece bez odwrotu, dlatego do zwykłych porządków służy archiwum. Usuwaj tylko na prośbę klientki.
Pełną kopię danych jednej osoby przygotowujemy my: Klientka sama pobierze swoje dane, logując się do swoich wizyt adresem e-mail. Jeśli kopię potrzebujesz Ty, piszesz do nas — w panelu salonu nie ma do tego przycisku.
Stara zgoda na marketing nie przechodzi z importem: Nawet jeśli w poprzednim programie klientka zaznaczyła zgodę, u nas zaczyna bez niej, chyba że świadomie zaznaczysz zgodę dla całego pliku.
Stylistka nie przegląda całej bazy: Login zwykłej pracownicy pokazuje jej własny kalendarz i klientki z jej wizyt. Pełny dostęp możesz dać zaufanej osobie, ale wtedy widzi ona wszystko to, co Ty.

Pytania o kartotekę klientek

Kto odpowiada za dane klientek w świetle RODO?

Salon. To Ty decydujesz, jakie dane zbierasz i po co, więc jesteś administratorem danych. Slotora przechowuje je i przetwarza w Twoim imieniu jako podmiot przetwarzający, wyłącznie po to, żeby program działał.

Czy jest limit klientek w kartotece?

Nie ma. Liczba kart i wizyt jest nieograniczona, a abonament w Polsce wynosi 0 zł. Prowizji od rezerwacji też nie pobieramy.

Gdzie zapisać numer farby albo grubość rzęs?

W karcie zabiegowej, która ma pola na produkt, odcień, oksydant, proporcje i czas. Szczegóły karty koloryzacji i próby uczuleniowej opisaliśmy na osobnej stronie, a krótkie uwagi zmieszczą się w notatkach.

Jak oddzielić klientki od paznokci od klientek od rzęs?

Tagami. Wpisujesz dowolne słowa, np. „ślub 2027”, „tylko gotówka” albo „rzęsy”, i filtrujesz po nich listę, gdy chcesz napisać tylko do jednej grupy.

Czy kartoteka działa w aplikacji na telefon?

Tak. Kartę klientki, jej historię, alergie i zdjęcia otworzysz w aplikacji Slotora na Androida i iPhone'a, a zmiany od razu widać też w przeglądarce.

Przenieś klientki z zeszytu do jednej karty

Wgraj plik z dotychczasowego programu, połącz powtórzone karty i zacznij zapisywać to, co naprawdę warto pamiętać o każdej klientce.