Lavorare su un appuntamento: approvare, arrivato, completato, non presentato, annullare e spostare

Ogni pulsante di un appuntamento e cosa mette in moto: approvare una richiesta, l'arrivo, il completamento, il cliente che non si presenta, l'annullamento, lo spostamento a un altro orario o a un collega, e cosa può fare un accesso da collaboratore.

Apri un appuntamento dall'“Agenda” o da “Appuntamenti e clienti” → “Tutti gli appuntamenti”. I pulsanti che vedi dipendono dal suo stato: “Richiesta”, “In attesa”, “Confermata”, “Arrivato”, “Completata”, “Non presentato” o “Annullata”.

I pulsanti

“Approva questa prenotazione”: solo su una richiesta; il cliente riceve via email la conferma. Per rifiutare una richiesta, annullala
“Segna come arrivato”: il giorno dell'appuntamento, quando il cliente si siede; non parte nessun messaggio, e “Alla fine non è venuto” lo annulla
“Segna come completata”: aggiunge i punti fedeltà e scala dal magazzino i prodotti che il servizio consuma. Non si può annullare. In Italia Slotora non emette scontrini né fatture: il documento commerciale lo fai come sempre con il tuo registratore telematico
“Segna come non presentato”: libera l'orario; vedi la guida “Quando un cliente non si presenta”
“Annulla prenotazione”: con un motivo facoltativo. Il cliente riceve un'email nella sua lingua, l'eventuale credito di un buono regalo, di un pacchetto o di un codice sconto gli torna indietro, e chi è in lista d'attesa viene avvisato dell'orario liberato
“Sposta”: scegli il nuovo orario e premi “Conferma il nuovo orario”; il cliente riceve un'email
“Sposta a”: passa l'appuntamento a un altro collaboratore che esegue quel servizio, per esempio quando una collega è a casa con l'influenza
“Invia il modulo pre-appuntamento”: per un appuntamento in arrivo il cui modulo non è ancora compilato

Annullare un'azione

Nel browser, quando annulli un appuntamento, lo segni come non presentato o lo trascini in agenda su un altro orario, per 15 secondi compare il pulsante “Annulla”, e le email aspettano che sparisca. Così uno sbaglio di dito non arriva mai al cliente. L'app, invece, ti chiede prima una conferma.

Chi può fare cosa

Gli accessi da collaboratore possono usare tutti questi pulsanti sui propri appuntamenti, e registrare un pagamento in cassa, in contanti o con il POS del salone. Cambiare il prezzo, fare rimborsi e addebitare una penale per mancata presentazione o disdetta tardiva spetta a titolari e amministratori, come lo storico delle modifiche di un appuntamento.

Cos'altro c'è su un appuntamento

Il riquadro “Prima di iniziare” del cliente (allergie e avvertenze), le risposte alle tue domande di prenotazione, il modulo pre-appuntamento quando è compilato, le foto aggiunte dal cliente e il “Riepilogo pagamento”. Non c'è un pulsante per inviare di nuovo la conferma.

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