Meno appuntamenti saltati: promemoria, disdetta online, acconto, lista d'attesa e blocco

Una cliente che non si presenta non ti costa solo il trattamento, ma anche l'ora che avresti potuto dare a un'altra. Contro i buchi in agenda raramente basta una cosa sola: serve l'insieme di un promemoria che arriva al momento giusto, un modo facile per disdire, regole chiare e, dove ha senso, un acconto. Ecco tutto quello che Slotora ha, nell'ordine in cui conviene impostarlo.

1. Promemoria automatici

Ogni appuntamento confermato riceve un promemoria per e-mail prima della visita: 24 ore prima, se non cambi nulla. Il momento lo cambi in «Account e aiuto» → «Impostazioni», sezione «Messaggi e notifiche», riquadro «Promemoria degli appuntamenti». Se lo attivi, il promemoria parte anche per SMS ai numeri italiani (+39), al costo di 4 crediti a messaggio; l'e-mail resta gratuita.

Promemoria SMS ed e-mail

2. Rendere facile la disdetta, con le tue regole

Ogni e-mail di conferma contiene un link con cui la cliente sposta o disdice da sola l'appuntamento. Sembra un paradosso, ma funziona: chi può disdire senza telefonare disdice invece di non presentarsi, e tu riavrai l'ora in tempo. Fino a quando si può spostare lo decidi in «Impostazioni» → «Impostazioni di prenotazione» → «Regole di prenotazione», nel campo «Termine per la cancellazione (ore)». La disdetta online resta possibile fino all'inizio dell'appuntamento.

Se chiedi una penale per le disdette all'ultimo momento o per la mancata presentazione, la imposti in «Incassi e vendite» → «Pagamenti e acconti», insieme alla finestra in ore da cui vale. La pagina di disdetta mostra la penale alla cliente prima che confermi, così nessuna sorpresa. Con un acconto già pagato decidi lì anche se resta a te quando la cliente disdice tardi («Trattieni l'acconto se cancellato entro (ore)»).

3. La lista d'attesa come rete di sicurezza

Quando un giorno è pieno, le clienti possono mettersi in lista d'attesa. Quando un orario si libera (qualcuno disdice, un appuntamento viene spostato, segni un no-show prima dell'orario o un pagamento dell'acconto abbandonato libera il posto), tutte quelle che aspettano quel servizio in quel giorno ricevono un'e-mail con l'orario che si è liberato, purché sia ancora prenotabile online. Non si tiene il posto a nessuna: prenota chi arriva prima. Chi sta aspettando lo vedi in «Appuntamenti e clienti» → «Lista d'attesa».

4. Tenere traccia dei no-show e mettere dei limiti

Quando segni un appuntamento con «Segna come non presentato», il no-show viene contato nella scheda della cliente, così le abitudini si vedono. In «Regole di prenotazione» puoi anche impostare «Nessuna prenotazione online dopo una mancata presentazione»: per quanti giorni, dopo un no-show, la cliente non può prenotare online. Lei vede solo da quando potrà di nuovo, mai il motivo. Chi ne fa un'abitudine la blocchi del tutto per le prenotazioni online dalla sua scheda con «Blocca cliente»: può comunque telefonarti.

5. L'acconto, dove serve

Per i trattamenti lunghi o le clienti nuove, l'acconto alla prenotazione è il deterrente più forte: chi ha già pagato viene, o avvisa. Con «Solo i nuovi clienti» lo chiedi solo a chi non conosci ancora, senza disturbare le clienti affezionate. I soldi arrivano sul tuo account Stripe e Slotora non trattiene nulla.

Acconti e pagamenti online con Stripe