Moduli digitali: scheda anamnestica e consenso informato prima dell'appuntamento

La scheda anamnestica prima della prima laminazione ciglia, il consenso informato prima del peeling, la domanda sulle allergie prima della tinta: in tanti saloni sono ancora fogli da compilare sulla poltrona, mentre il tempo del trattamento è già partito. Con i moduli di Slotora la cliente riceve il link sul telefono prima dell'appuntamento, risponde con calma e firma con il dito. Tu arrivi preparata, e ogni risposta resta con la data nella sua scheda.

Dove trovi i moduli

1. Prepara la scheda

Con «Aggiungi domanda» crei una domanda alla volta e scegli il «Tipo di risposta»: «Testo breve», «Testo lungo», «Scelta multipla», «Data», «Casella (consenso)» o «Firma». Per la firma, la «Dichiarazione di consenso (mostrata sopra la firma)» compare proprio sopra lo spazio in cui la cliente firma sullo schermo. Con «Obbligatoria» decidi senza quali risposte non si va avanti: usala con parsimonia, ogni campo obbligatorio è un ostacolo in più prima della prenotazione.

Ci sono anche le domande condizionate: in «Mostra solo se…» scegli una domanda precedente e la risposta che fa comparire quella nuova. Così la scheda chiede i dettagli di una reazione solo se la cliente ha risposto «Sì» a un'intolleranza.

2. Parti da un modello

In «Modelli» aggiungi con «Aggiungi queste domande» una serie di domande pronte e poi la adatti; quali modelli vedi dipende dalla tua attività (test di tolleranza, anamnesi, consulenza viso, ciglia, allergie al gel, pedicure e altri). I modelli arrivano con le domande e il testo del consenso in italiano: rileggili e adattali al tuo salone prima di inviarli. Dopo averne aggiunto uno, riscrivi le domande in italiano prima che la prima scheda parta verso una cliente. Puoi anche segnare quali risposte devono comparire in rosso sull'appuntamento, per esempio un «Sì» agli anticoagulanti.

Moduli: le risposte a cui fare attenzione

3. Chiedi solo quello che serve per quel trattamento

Nessuna vuole compilare un questionario sul pacemaker prima di una manicure. Per questo per ogni domanda scegli in «Si applica a» se vale per «Tutti i servizi» o solo per uno: la domanda sull'ultimo test di tolleranza parte solo per la tinta ciglia, la scheda salute solo per il massaggio. Per le domande generali decidi in «Per quali servizi viene chiesto?» per quali servizi vengono poste.

4. Manda il link in automatico prima dell'appuntamento

Nella sezione «Invia i moduli prima dell'appuntamento» attiva dal computer «Invia automaticamente i moduli prima degli appuntamenti», nell'app «Invia automaticamente». In «Ore prima» indichi quando parte il link: 48 ore sono un buon inizio. Il canale lo scegli in «Invia tramite»: e-mail, SMS o entrambi. La cliente tocca il link, compila e firma, senza app, senza account e senza password.

5. Vedi chi ha già compilato

In «Attività recente dei moduli» trovi gli ultimi invii con il loro stato: «In attesa di risposta» o «Compilato». Così la sera prima vedi a chi conviene mandare due righe. Risposte e firma restano attaccate all'appuntamento e nella scheda della cliente, anche per la visita successiva.

Dati sulla salute e GDPR

Le domande su allergie, farmaci, diabete o gravidanza riguardano dati relativi alla salute, una categoria particolare di dati personali secondo l'art. 9 del GDPR. Chiedi quindi solo ciò che ti serve davvero per il trattamento e spiega nella tua informativa privacy per cosa usi queste informazioni. Cosa debba contenere esattamente lo decidi tu, eventualmente con un consulente: Slotora non dà consulenza legale. Se una casella del tuo modulo rimanda a un'informativa che non hai indicato, la pagina ti avvisa e ti porta lì con «Aggiungi la tua informativa sulla privacy».

Buono a sapersi