Collega il calendario: Google, iPhone e Outlook, senza più doppie prenotazioni

A cosa ti serve

Il colloquio a scuola è sul calendario Google, il dentista sull'iPhone, e una cliente prenota online proprio in quell'ora: succede finché vita privata e agenda del salone restano separate. Se colleghi il tuo calendario a Slotora, succedono da sole due cose. I tuoi appuntamenti Slotora compaiono nel tuo calendario, in un calendario a parte chiamato Slotora. E tutto quello che c'è già nel tuo calendario non viene più offerto dalla tua pagina di prenotazione.

Il collegamento è per persona. Se lavori da sola, colleghi una volta e hai finito. In un team ognuna collega il proprio calendario: con Google e Outlook viene collegato l'account che in quel momento è connesso nel browser. Da titolare puoi farlo tu per una collega, purché lei sia connessa al proprio account Google. Così la visita medica di una collega blocca solo il suo pomeriggio, non quello di tutto il salone.

Puoi scegliere Google Calendar, il calendario dell'iPhone (iCloud) e qualsiasi servizio di calendario che parla CalDAV. «Calendario di Outlook / Microsoft 365» compare nell'elenco quando questo collegamento è attivo per il tuo account; fino ad allora c'è il link di abbonamento più sotto. Puoi collegare anche più calendari insieme, per esempio Google per il salone e l'iPhone per la famiglia, con «Collega anche un altro calendario» (nell'app «Collega un altro calendario»).

1. Apri il riquadro del collegamento

Dal computer clicca nella barra laterale su «Strumenti e integrazioni» → «Collega il tuo calendario». Lo stesso riquadro è anche nelle «Impostazioni», in «Impostazioni di prenotazione». Nell'app tocca «Altro» in basso e poi «Strumenti e integrazioni» → «Collega il tuo calendario». In alto Slotora ti chiede quale calendario usi, e sotto trovi i servizi tra cui scegliere.

2. Premi «Collega Google Calendar»

Premi «Collega Google Calendar». Slotora ti manda da Google, e Google ti chiede quale account usare. Scegli quello in cui c'è il tuo calendario, quello del telefono dove c'è già il dentista. Se sei connessa a più account, guarda bene l'indirizzo e-mail prima di scegliere. Nell'app per questo si apre il browser («Collega nel browser»); quando hai finito torna nell'app e tocca «Ho collegato: controlla di nuovo». Il calendario dell'iPhone invece si collega direttamente nell'app.

3. Consenti le due autorizzazioni necessarie

Google ti mostra per cosa Slotora chiede il permesso. Due voci sono necessarie: vedere quando sei occupata, e gestire l'unico calendario che Slotora crea per te. Consentile entrambe e premi «Continua». Se ne lasci fuori una, compare comunque «Collegato», ma il primo controllo fallisce e ti chiede di ricollegare: premi di nuovo «Collega Google Calendar» e stavolta consenti entrambe. Una terza voce, i nomi dei tuoi impegni, la decidi tu: se la consenti, i tuoi impegni compaiono con il nome nel tuo calendario Slotora, altrimenti come «occupato».

4. Guarda il messaggio verde

Google ti riporta direttamente in Slotora, nello stesso riquadro, con il messaggio verde «Collegato». Se vedi invece un messaggio arancione, leggilo: ti dice chiaramente cosa è successo e se puoi sistemarlo da sola.

5. Aspetta fino a quindici minuti

È il passaggio che quasi tutti saltano: nel momento in cui colleghi non succede ancora nulla. Slotora e Google si allineano ogni quindici minuti, e non allo scoccare del quarto d'ora, quindi guardare l'orologio non serve. Collega, fatti un caffè, torna dopo un quarto d'ora.

E resta così anche dopo, non solo la prima volta. Se aggiungi qualcosa al tuo calendario Google, aspetta quindici minuti prima di guardare la tua pagina di prenotazione. Chi controlla subito pensa che non funzioni, mentre semplicemente non era ancora il turno del controllo successivo.

iPhone (iCloud): con una password specifica per l'app

Per i calendari Apple non offre alle altre app una pagina di accesso. Per questo il calendario dell'iPhone si collega con una password che crei da Apple apposta per Slotora: una password specifica per l'app. Non è la password del tuo account Apple, non apre nient'altro, e puoi revocarla da Apple quando vuoi.

Se Slotora ti dice che sembra la password del tuo account Apple, è proprio quello che è successo: Apple qui non accetta la password normale. Creane una specifica per l'app e incolla quella. Se un giorno cambi la password del tuo account Apple, Apple revoca tutte le password specifiche per le app: il riquadro te lo segnala e ti offre «Collega di nuovo», e ti basta crearne una nuova. Con l'iPhone il primo controllo avviene già entro un minuto dal collegamento, poi anche qui ogni quindici minuti.

Outlook e Microsoft 365

Se nel tuo elenco c'è «Calendario di Outlook / Microsoft 365», premi «Collega il calendario Outlook». Slotora ti manda da Microsoft; lì accedi e consenti a Slotora di vedere quando sei occupata e di scrivere i tuoi appuntamenti Slotora. Poi torni nello stesso riquadro con un messaggio verde. Se il tuo Outlook è quello del lavoro, forse solo l'ufficio informatico può autorizzare nuove app, e il riquadro te lo dice. Se Outlook non è nell'elenco, il collegamento diretto per il tuo account non è ancora attivo: in Outlook ti abboni al link di abbonamento della prossima sezione. Così i tuoi appuntamenti Slotora compaiono in Outlook, ma un impegno su Outlook non blocca orari in Slotora.

Altri calendari (CalDAV)

Fastmail, Nextcloud, un Synology e molti hosting offrono i loro calendari via CalDAV. Sotto l'elenco apri «Un altro servizio di calendario (CalDAV)» e inserisci «Indirizzo del server», «Nome utente» e «Password». L'indirizzo lo trovi nella guida del tuo fornitore; se offre password per le app, usane una. Se la tua app calendario non sa fare niente di tutto questo, il link di abbonamento ti mostra comunque gli appuntamenti Slotora, ma in una sola direzione. Lo trovi nello stesso riquadro con «Vai al link di abbonamento».

Come verificare che funzioni

Fallo una volta con calma: dopo ti fiderai. Servono circa venti minuti, quasi tutti di attesa.

Cosa vede Slotora e cosa no

Slotora vede sempre che sei occupata da un'ora a un'altra. Da Google legge anche il nome di ogni impegno, ma solo se l'hai consentito sulla schermata di Google: allora il nome compare nel tuo calendario Slotora, per te e per chi può già vedere il tuo calendario, mai per le clienti, e viene cancellato quando l'impegno è passato. Chi è invitato e dove si svolge un impegno, Slotora non lo riceve mai. Un calendario iPhone manda l'intero impegno, e Slotora ne tiene solo gli orari. Quelle ore semplicemente non vengono offerte alle clienti. Se in una di quelle ore inserisci a mano un appuntamento, Slotora ti avvisa che nel calendario di quella persona c'è già qualcosa.

Nella direzione opposta, gli appuntamenti che Slotora scrive nel tuo calendario contengono il nome della cliente, il servizio, le tue note sull'appuntamento e l'indirizzo del salone (in un servizio a domicilio, l'indirizzo della cliente), così la mattina l'impegno sul telefono ti serve davvero. Se anche altre persone vedono quel calendario, le cose private non vanno nelle note dell'appuntamento. Il numero di telefono della cliente non c'è.

Se sposti un appuntamento Slotora su Google

Meglio di no, ma se succede non si rompe niente. Gli appuntamenti li gestisce Slotora, quindi Slotora rimette l'impegno dov'era e te lo segnala con una notifica. Spostare un appuntamento vero vuol dire avvisare la cliente, magari sistemare un acconto e controllare che non si sovrapponga a un'altra prenotazione: tutte cose che Google non sa fare. Spostalo quindi nell'agenda di Slotora, e la cliente lo saprà come si deve.

Se su Google qualcosa finisce sopra una prenotazione

Vince la prenotazione, che resta esattamente dov'è. Slotora non cancella mai l'appuntamento di una cliente solo perché nel tuo calendario privato è comparso qualcosa. Ricevi una notifica della sovrapposizione e decidi tu. Da quel momento quell'ora non viene più offerta per nuove prenotazioni.

Scollegare

Nel riquadro del collegamento, sotto il calendario, premi «Scollega». Compare un avviso; confermi con un secondo «Scollega». Slotora smette di leggere quel calendario e libera ogni ora che bloccava: quegli orari tornano subito prenotabili. Con Google, Slotora ritira da sola anche la sua autorizzazione. Con l'iPhone puoi revocare in più la password specifica per l'app su account.apple.com. Con Outlook togli tu Slotora dalle app del tuo account Microsoft; il riquadro ti indica la pagina.

Gli appuntamenti già scritti nel tuo calendario restano lì: sono il registro del tuo lavoro, in un calendario che è tuo. Se vuoi toglierli, elimina tu il calendario Slotora da Google.

Se l'ultimo controllo non è andato a buon fine

Il riquadro ti dice con parole chiare cosa succede e, soprattutto, se devi fare qualcosa tu o dobbiamo farlo noi. Alcuni errori ti chiedono di ricollegare, ed è questione di secondi. Altri ti dicono che il problema è nostro e che non devi fare niente. I disturbi passeggeri, per esempio se Google per un attimo non risponde, si risolvono da soli, di solito entro quindici minuti. Se lo stesso messaggio torna per più di un giorno, scrivici e riportaci il testo esatto.

Per scriverci: «Account e aiuto» → «Contatta l'assistenza», oppure hello@slotora.io. Rispondiamo in italiano.