Ewidencja wpłat za kursy, w której widać, kto jeszcze nie dopłacił
Zaliczka przyszła przelewem w sierpniu, reszta miała być gotówką pierwszego dnia, a jedna kursantka przelała całość dwa razy. Wszystko jest gdzieś w historii konta i w zeszycie. Tutaj każda wpłata to jeden wiersz przy nazwisku, a saldo grupy liczy się samo.
Akademia: 0 zł miesięcznie, bez opłaty za kursantkę i bez prowizji od Twoich kursów
Otwórz swoją akademię za darmoPieniądze idą do Ciebie, Slotora tylko notuje
Nie ma konta pośredniczącego, wypłat co tydzień ani procentu od ceny kursu. Kursantka płaci Ci tak jak dotąd: przelewem na Twój rachunek albo gotówką do ręki. Ty zapisujesz, że pieniądze przyszły, z kwotą, datą, formą płatności i krótką notatką, na przykład „przelew z konta mamy”.
Kursantka wie, jak zapłacić, bo w ustawieniach akademii wpisujesz instrukcję, nazwę banku, numer rachunku i ewentualnie własny link do płatności. Pokazujemy jej to w panelu słowo w słowo, razem z kwotą, która jej jeszcze została. Koniec z wysyłaniem numeru konta w wiadomości dwanaście razy na edycję.
Kto w zespole widzi te liczby, ustalasz sama. Trenerka prowadząca zajęcia nie musi wiedzieć, kto ile zapłacił, a osoba na recepcji może widzieć zaległości bez kwot. Pełne kwoty i eksport zostawiasz sobie albo księgowej.
Sześć stanów przy każdym nazwisku
Program liczy je z zapisanych wierszy i ceny edycji, więc nie da się ich ustawić ręcznie i rozjechać z rzeczywistością.
| Stan | Co znaczy | Co zwykle robisz |
|---|---|---|
| Bez ceny | Edycja nie ma kwoty, np. darmowe warsztaty pokazowe. | Nic, nikt nie jest winien. |
| Nieopłacone | Żadnej wpłaty jeszcze nie ma. | Sprawdzasz termin wpłaty. |
| Częściowo | Wpłynęła zaliczka albo pierwsza część. | Czekasz na resztę w umówionym dniu. |
| Opłacone | Suma wpłat równa się cenie. | Nic więcej. |
| Nadpłata | Wpłynęło więcej niż cena. | Szukasz podwójnie zapisanego przelewu albo oddajesz różnicę. |
| Zwrot | Pieniądze wróciły do kursantki. | Nic; historia zostaje w ewidencji. |
Zwrot to osobny wiersz z kwotą ujemną, a nie wymazana wpłata. Za pół roku dalej widać, że pieniądze przyszły i wróciły.
Zaliczka, termin i przypomnienie
Przy każdej edycji ustawiasz kwotę zaliczki i datę, do której ma wpłynąć.
Przyjęcie
Kursantka dostaje maila z terminem
Mail o płatności podaje jej kwotę, która została do zapłaty, i datę. W panelu znajdzie Twój numer konta i instrukcję.
Termin mija
Na Twojej liście pojawia się zadanie
Osoba bez wpłaty po terminie trafia na stronę główną akademii jako sprawa do załatwienia. Gdy zapiszesz wpłatę, zadanie znika samo.
Na sali
Dopłatę zapisujesz w telefonie
Kursantka daje Ci resztę gotówką w przerwie. Otwierasz listę grupy w aplikacji i zapisujesz wpłatę przy jej nazwisku, zanim wrócisz do modelki.
Zaliczka czy zadatek: decyduje Twój regulamin
W programie to pole nazywa się „Zaliczka”, ale skutki prawne wynikają z warunków, które kursantka zaakceptowała. Kodeks cywilny rozróżnia te dwie rzeczy: zaliczka co do zasady podlega zwrotowi, a zadatek z art. 394 możesz zatrzymać, gdy umowa nie dochodzi do skutku z winy kursantki. Jeśli chcesz zachować kwotę przy rezygnacji, nazwij ją w regulaminie zadatkiem.
Warunki rezygnacji wpisujesz w ustawieniach akademii, a kandydatka akceptuje je w formularzu. Gotowy tekst, który program podpowiada na start, traktuj jak szkic i dopasuj go do swojego regulaminu, najlepiej z prawnikiem albo księgową.
Gdy kursantka przenosi się na późniejszą edycję, jej wpłaty przechodzą razem z nią. Gdy odwołujesz całą grupę, program przed potwierdzeniem pokazuje, kto ile wpłacił, więc wiesz, ile musisz oddać i komu. Sam zwrot robisz przelewem ze swojego konta, a potem zapisujesz go jako wiersz ujemny.
Uczciwie: czym ta ewidencja nie jest
- To nie paragon ani faktura
- Zapisana wpłata to Twoja notatka. O kasie fiskalnej, fakturze i podatku od kursu rozmawiasz z księgową; program żadnego dokumentu sprzedaży nie tworzy.
- Bez płatności kartą przez Slotorę
- Formy płatności w ewidencji to gotówka i przelew. Jeśli przyjmujesz płatności przez własnego operatora, wklej swój link do instrukcji, a wpłatę zapisz jako przelew.
- Bez przycisku zwrotu
- Pieniądze nie przeszły przez nas, więc nie możemy ich też oddać. Zwrot robisz sama i tylko go odnotowujesz.
Pytania o wpłaty za kursy
Czy trenerka widzi, ile zapłaciły kursantki?
Domyślnie nie. Kwoty, informacja o zaległościach, zapisywanie wpłat i eksport to cztery osobne uprawnienia. Recepcja może widzieć, kto zalega, bez oglądania kwot.
Czy mogę rozłożyć kurs na raty?
Możesz przyjmować kilka wpłat od jednej osoby i każdą zapisać osobno. Program pokaże, ile zostało. Nie ma tu jednak umowy ratalnej ani harmonogramu rat.
Jak przekazać dane księgowej?
Osoba z uprawnieniem do eksportu pobiera plik CSV z wpłatami z wybranego okresu. Okresy liczą się według kalendarza akademii, więc wpłata z 31 grudnia nie wpadnie w styczeń.
Czy kursantka zapłaci kartą albo BLIK-iem przez Slotorę?
Nie. Część dla akademii nie przyjmuje płatności. Kursantka płaci Tobie, a Ty zapisujesz wpłatę.
Co z kursem darmowym albo pokazem?
Zostaw edycję bez ceny albo z ceną zero. Nikt nie pojawi się jako zalegający, a zapisy, obecność i certyfikaty działają normalnie.
Czy kursantka widzi, ile jej zostało do zapłaty?
Tak. W swoim panelu widzi, ile już wpłaciła, ile jej zostało i jak ma zapłacić. Nie musi pytać Cię o numer konta ani o to, czy przelew dotarł.
Czy wpłatę zapiszę w aplikacji na telefonie?
Tak. Otwierasz edycję w aplikacji Slotora i przy nazwisku kursantki dodajesz kwotę oraz formę płatności. Stan jej płatności odświeża się od razu u wszystkich, którzy mają do niego dostęp.
Pomyliłam się przy zapisie wpłaty. Co teraz?
Błędny wiersz unieważniasz. Przestaje się liczyć do salda, ale nie znika bez śladu, więc pomyłka nie wygląda potem jak zwrot ani jak brakujące pieniądze.
Zeszyt z wpłatami możesz odłożyć
Wpisz numer konta i instrukcję płatności w ustawieniach akademii, ustaw zaliczkę przy edycji i zapisuj wpłaty na bieżąco, także z telefonu na sali.