Für Sonnenstudio und Spray Tan

Sonnenstudio Terminbuchung für Kabinenzeiten, Erstberatung und Spray Tan

Eine Bestrahlung dauert ein paar Minuten, die Kabine danach wieder herzurichten auch, und die erste Viertelstunde mit einer neuen Kundin gehört dem Gespräch über ihre Haut. Ein Buchungskalender kann diese drei Zeiten sauber auseinanderhalten. Was er nicht kann, ist das, was das Gesetz von deinem Sonnenstudio verlangt – und das steht hier genauso deutlich wie der Rest.

Für Selbstständige, die allein arbeiten — eine Person, ein Kalender.

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Hinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Rechtsvorschriften können sich ändern und die konkrete rechtliche Beurteilung hängt vom Einzelfall ab. Bei Bedarf sollte ein fachkundiger Rechts- oder Steuerberater hinzugezogen werden.

Zwei Sorten Termin: das Gespräch und die Kabine

In einem deutschen Sonnenstudio muss während der Betriebszeiten der Geräte geschultes Fachpersonal anwesend sein, und es muss jeder Kundin eine Einweisung in das Gerät, eine Bestimmung ihres Hauttyps und einen auf sie abgestimmten Dosierungsplan anbieten (§ 4 Abs. 1 UVSV). Nur wer höchstens zwei Geräte betreibt, darf die Anwesenheit durch technische Maßnahmen ersetzen, und auch dann muss das Angebot vor jeder Serie vom Fachpersonal kommen (§ 4 Abs. 2 UVSV). Es reicht, das zu Beginn einer Bestrahlungsserie zu tun. Das ist einen eigenen Termin wert: Leg eine Leistung „Erstberatung“ mit zwanzig Minuten an, die neue Kundinnen vor der ersten Kabine buchen.

Die Kabine selbst ist kurz. Nach dem Dosierungsplan der UVSV ist die erste Bestrahlung ungebräunter Haut für alle gleich, und bei der höchstzulässigen Bestrahlungsstärke entspricht sie etwa fünfeinhalb Minuten. Damit solche kurzen Zeiten im Kalender nicht in einem Viertelstundenraster versickern, stellst du das Raster der Startzeiten auf fünf oder zehn Minuten. Nach jeder Leistung kommt ein Puffer für die Liegefläche, das Desinfizieren und Lüften; der ist belegt, aber nicht gebucht.

Hast du zwei Geräte mit unterschiedlicher Stärke, legst du für jedes eine eigene Leistung mit eigener Dauer an. Slotora verwaltet keine Räume und keine Geräte; es weiß nur, welche Leistung wie lange dauert, und es ist eine Person mit einem Kalender. Für ein Studio, in dem mehrere Kabinen gleichzeitig laufen sollen, ist das zu wenig – dafür gibt es weiter unten den Hinweis auf die Version für Teams.

Wer im Sonnenstudio was übernimmt

Das übernimmt der Kalender

Erstberatung, Kabine und Spray Tan als getrennte Leistungen, jede mit eigener Dauer und eigenem Puffer.
Ein Startzeitenraster ab fünf Minuten, damit kurze Kabinenzeiten dicht hintereinander liegen.
Eine Mindestvorlaufzeit, die du bis auf null senkst, wenn spontane Kundinnen noch für heute Abend buchen sollen.
Erinnerungen per E-Mail zu deinen Zeitpunkten; eine SMS an deutsche Nummern ist heute nicht dabei.
Eine Warteliste für volle Tage: Wird etwas frei, bekommen die Wartenden eine E-Mail, und wer zuerst bucht, hat den Platz.
Notizen und ein rotes Warnfeld im Profil der Kundin, etwa für eine Lichtempfindlichkeit, die sie dir genannt hat.

Das bleibt bei dir und deinem Fachpersonal

Das Alter: Minderjährigen darfst du die Nutzung nicht gestatten (§ 4 NiSG). Slotora fragt kein Alter ab und prüft keins.
Der Hauttyp: Slotora bestimmt ihn nicht und kennt die Ausschlusskriterien nicht. Bei Hauttyp I und II sieht die UVSV vor, dass kein UV-Gerät genutzt werden sollte.
Der Dosierungsplan: Slotora rechnet keine Bestrahlungsdauer aus und zählt keine Sitzungen.
Die Schutzbrille, die dein Personal vor jeder Nutzung anbieten muss, und der Aushang zum Verbot für unter 18-Jährige.
Das Gerät: Slotora schaltet keine Kabine frei und keine ab.
Das Geld am Tresen. Slotora ist keine Kasse und erfasst keine Zahlung vor Ort.

Die Grenzen aus Anlage 5, die dein Kalender nicht zählt

Der Dosierungsplan der UVSV gibt Höchstwerte vor, die für jede Kundin gelten. Slotora kennt sie nicht und hält niemanden davon ab, mehr zu buchen. Du oder dein Personal prüft sie am Tresen, mit dem Plan der Kundin in der Hand.

1: Bestrahlung pro Tag, Sonne eingerechnet
48 h: Abstand zwischen den ersten beiden Bestrahlungen
3: Bestrahlungen pro Woche, höchstens
10: Bestrahlungen im Monat und zehn pro Serie
50: Sonnenbäder oder Bestrahlungen im Jahr, höchstens

Die Terminserie in Slotora hilft hier wenig, denn der kürzeste Abstand einer Serie ist eine Woche, mit dem gleichen Wochentag und der gleichen Uhrzeit. Wer zweimal pro Woche kommt, bucht jeden Termin einzeln – oder du trägst die nächsten Termine nach der Erstberatung gleich selbst ein, passend zum Plan.

Spray Tan: die Vorbereitung gehört in die Buchung

Spray Tan arbeitet ohne UV-Strahlung; die Vorgaben von NiSG § 4 und UVSV sind auf UV-Bestrahlungsgeräte bezogen. Für den Kalender ist es trotzdem eine anspruchsvolle Leistung, denn das Ergebnis hängt davon ab, was die Kundin vorher tut. Damit das nicht in einer Nachricht am Vorabend untergeht, stellst du eine Ankreuzfrage, die nur bei dieser Leistung erscheint: „Ich habe am Vortag gepeelt und komme ohne Creme und Deo.“ Die Kundin hakt sie beim Buchen ab, und die Antwort hängt am Termin.

Wenn du lieber erinnerst als fragst, schickst du ein eigenes Formular mit den Hinweisen zwei Tage vorher per E-Mail; diesen Versand schaltest du dafür ein, ab Werk ist er aus. Den Puffer nach dem Sprühen bemisst du nach der Zeit, die die Kabine zum Abwischen und Trocknen braucht. Und weil die Erinnerung immer die Leistung und deinen Studionamen nennt, denkt die Kundin beim Lesen am Vortag auch an das Peeling.

Wenn eine Kabine frei wird

Auch eine Kabine für acht Minuten wird mal abgesagt. Jede Kundin bekommt mit der Bestätigung einen Link, über den sie ihren Termin selbst verschiebt oder absagt; bis wann das online geht, stellst du ein, ab Werk sind es 24 Stunden vor dem Termin. Ist ein Abend voll, kann sich eine andere Kundin auf die Warteliste setzen und bekommt eine E-Mail, sobald ein passender Platz frei wird.

Wer einen Termin einfach verstreichen lässt, den kannst du für eine Zahl von Tagen von der Online-Buchung ausschließen, die du selbst festlegst. Eine Anzahlung für eine Kabine von wenigen Minuten lohnt sich selten; für eine Spray-Tan-Sitzung kann sie sinnvoll sein. Das Geld geht auf dein eigenes Stripe-Konto, und für Kundinnen aus Deutschland und Österreich gelten in Slotora die Widerrufsregeln: Ein Widerruf vor Terminbeginn gibt alles zurück, auch die Anzahlung.

Unter welcher Kategorie du dich anmeldest

Eine eigene Kategorie für Sonnenstudios hat Slotora nicht, und passende Vorschläge für Kabine oder Spray Tan gibt es deshalb auch keine. Du meldest dich unter „Sonstiges“ an – oder unter „Kosmetikstudio“, wenn Spray Tan und Kosmetik bei dir im Vordergrund stehen – und schreibst deine Leistungen selbst: Erstberatung, Kabine nach Gerät, Spray Tan. Das sind drei oder vier Zeilen, kein Projekt.

Fragen aus dem Sonnenstudio

Kann ich kurze Kabinenzeiten von wenigen Minuten anbieten?

Ja. Die Dauer legst du pro Leistung fest, und das Raster der Startzeiten kannst du bis auf fünf Minuten verkleinern. Einen Puffer für das Reinigen der Kabine planst du danach ein.

Prüft Slotora das Alter oder den Hauttyp meiner Kundinnen?

Nein. Das Nutzungsverbot für Minderjährige und die Hauttypbestimmung sind Aufgaben deines Studios und deines Fachpersonals. Slotora verwaltet nur die Termine.

Kann eine Kundin die Erstberatung online buchen?

Ja, als eigene Leistung mit eigener Dauer. Dort bietet dein Fachpersonal Hauttypbestimmung und Dosierungsplan an, wie es § 4 UVSV verlangt.

Zählt Slotora, wie oft eine Kundin in der Woche kommt?

Nein. Die Höchstwerte aus Anlage 5 der UVSV prüfst du selbst. Slotora begrenzt die Zahl der Buchungen einer Kundin nicht.

Wie sage ich Spray-Tan-Kundinnen, wie sie sich vorbereiten sollen?

Mit einer Ankreuzfrage nur bei der Spray-Tan-Leistung, die beim Buchen beantwortet wird, oder mit einem Formular, das zwei Tage vorher per E-Mail kommt.

Gibt es eine Kategorie für Sonnenstudios?

Nein. Du registrierst dich unter Sonstiges oder Kosmetikstudio und legst deine Leistungen selbst an.

Arbeitet bei dir ein Team?

Wenn mehrere Leute in deinem Salon arbeiten und jemand anderes den Tag am Laufen hält, während du an der Kundin bist, ist das eine andere Aufgabe als ein Kalender — dafür gibt es ein eigenes Slotora.

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Trenn Gespräch, Kabine und Spray Tan

Drei Leistungen mit eigener Dauer und eigenem Puffer, ein feines Startzeitenraster, und dein Fachpersonal hat für jede neue Kundin eine eigene Viertelstunde.

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