Terminvergabe für Psychotherapie und Beratung, mit fester Wochenstunde und offenem Wort zu deinen Daten
Fünfzig Minuten, oft jede Woche zur selben Uhrzeit, und eine erste Nachricht, die jemanden Überwindung gekostet hat. In deiner Arbeit ist der Kalender kein Nebenschauplatz: Schon die Tatsache, dass jemand zu dir kommt, kann eine Gesundheitsangabe sein. Darum steht hier zuerst, wohin bei Slotora jede Angabe geht, und erst danach, was der Kalender kann.
Für Selbstständige, die allein arbeiten — eine Person, ein Kalender.
0 € im Monat · 0 % Provision · keine Karte bei der Anmeldung · Geld kostet, was die KI für dich erstellt, und die AI-Telefonrezeption (spricht schon Deutsch, ist hier aber noch nicht buchbar)
Kostenlos registrierenHinweis: Dieser Beitrag dient ausschließlich der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Rechtsvorschriften können sich ändern und die konkrete rechtliche Beurteilung hängt vom Einzelfall ab. Bei Bedarf sollte ein fachkundiger Rechts- oder Steuerberater hinzugezogen werden.
Wohin jede Angabe geht
Sieben Dinge trägst du ein oder lässt du eintragen. Für jedes steht hier, wo es landet, so wie Slotora heute arbeitet, und was du selbst in der Hand hast.
Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer deiner Klientin
- Wohin
- In die Datenbank von Slotora in London, Vereinigtes Königreich. Die Anwendung selbst läuft bei Netlify, einem Hosting-Anbieter mit Sitz in den USA.
- In deiner Hand
- Ohne diese Angaben gibt es weder Termin noch Erinnerung. Ob das für deine Praxis tragbar ist, klärst du vorab mit deiner Datenschutzberatung.
Der Name deiner Leistung
- Wohin
- In jede Buchungsbestätigung und jede Erinnerungs-E-Mail an deine Klientin. Einen diskreten Modus, der die Leistung weglässt, hat Slotora nicht.
- In deiner Hand
- Benenne die Leistung so, dass sie auf einem fremden Bildschirm nichts verrät: „Gespräch 50 Minuten“ statt „Paartherapie“ oder „Traumatherapie“.
Der Name deiner Praxis
- Wohin
- Auf deine Buchungsseite und in den Betreff jeder Erinnerung, nach dem Muster „Erinnerung: dein Termin bei …“.
- In deiner Hand
- Wenn Diskretion für deine Klientinnen zählt, wähle einen neutralen Namen, etwa deinen eigenen, statt eines Namens, der ein Störungsbild nennt.
Die Erinnerungen überhaupt
- Wohin
- Gehen per E-Mail hinaus, bis zu sechs pro Termin, zu Zeitpunkten zwischen 72 Stunden und einer Stunde vorher, die du auswählst.
- In deiner Hand
- Reichen dir neutrale Namen nicht, schaltest du die Erinnerungen für deine ganze Praxis ab und erinnerst selbst, wie bisher.
Das Vorsicht-Feld im Profil („Allergien, Empfindlichkeiten, alles was vorher bekannt sein muss“)
- Wohin
- Bleibt in Slotora und steht rot im Profil und am Termin. Es wird nirgendwohin geschickt, auch an keine KI.
- In deiner Hand
- Schreib dort nur hinein, was du vor der Sitzung wissen musst. Deine Dokumentation gehört nicht in Slotora.
Der Link zur Online-Sitzung
- Wohin
- In die Bestätigung und die Erinnerung, nie auf deine öffentliche Seite. Es ist ein fester Link pro Leistung; eine eigene Videoverbindung baut Slotora nicht auf.
- In deiner Hand
- Alle Klientinnen dieser Leistung bekommen denselben Raum. Schalte in deinem Videodienst einen Warteraum ein, wenn er einen hat, damit niemand in das Gespräch davor gerät.
Namen und Kontaktdaten bei den KI-Funktionen
- Wohin
- Nutzt du KI-Funktionen, etwa eine tägliche Zusammenfassung, gehen dafür auch Namen und Kontaktdaten deiner Klientinnen an den KI-Dienstleister Google Gemini.
- In deiner Hand
- Lass die KI-Funktionen einfach aus. Kalender, Anfragen und Erinnerungen laufen ohne sie.
Einen Auftragsverarbeitungsvertrag gibt es heute noch nicht
Verarbeitet ein Dienstleister personenbezogene Daten in deinem Auftrag, verlangt Art. 28 Abs. 3 DSGVO dafür einen Vertrag. Einen solchen Auftragsverarbeitungsvertrag für Deutschland bieten wir heute noch nicht an. Das ist kein Detail für später, sondern der Punkt, an dem du entscheidest, ob Slotora für deine Praxis in Frage kommt.
Dazu kommt Art. 9 DSGVO: Gesundheitsdaten dürfen nur unter besonderen Voraussetzungen verarbeitet werden, und nach Art. 4 Nr. 15 DSGVO zählen Daten über die geistige Gesundheit ausdrücklich dazu. Schon ein Termin unter dem Namen deiner Klientin kann eine solche Angabe sein. Sprich deshalb mit deiner eigenen Datenschutzberatung, bevor du Gesundheitsdaten in Slotora speicherst.
Und die Schweigepflicht: § 203 StGB nennt unter anderem Berufspsychologinnen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Abschlussprüfung und Angehörige von Heilberufen mit staatlich geregelter Ausbildung. Wer dazugehört, darf fremde Geheimnisse an mitwirkende Dienstleister nur offenbaren, soweit es für deren Tätigkeit erforderlich ist, und muss dafür sorgen, dass diese zur Geheimhaltung verpflichtet sind. Ob du dazugehörst und was das für einen Online-Kalender bedeutet, gehört in dasselbe Gespräch.
Vom ersten Schreiben bis zur festen Wochenstunde
Die Anfrage kommt an
In Deutschland beginnt jedes neue Slotora-Konto im Anfrage-Modus. Wer online eine Zeit wählt, schickt dir eine Anfrage, und die Zeit bleibt bis zu 48 Stunden reserviert, bis du bestätigst oder ablehnst. Für ein Erstgespräch ist das genau richtig: Du liest zuerst, wer schreibt, und entscheidest dann, ob du die passende Ansprechpartnerin bist oder ob die Person woanders besser aufgehoben ist.
Das Erstgespräch vorbereiten
Unter der Kategorie „Psychologie“ legt dir Slotora zum Start Leistungen wie Erstgespräch, Einzelsitzung und Online-Sitzung mit je fünfzig Minuten an, dazu Paartherapie mit achtzig. Namen, Dauer und Preis bestimmst du, Preisvorschläge gibt es keine. Fragen vor dem ersten Termin schreibst du selbst auf Deutsch, denn die fertigen Vorlagen für Anamnese und Einwilligung sind heute nur englisch beschriftet. Eine Frage, die nur bei einer bestimmten Antwort erscheint und verborgen bleibt, wird auch nicht gespeichert. Unterschreibt deine Klientin im Formular, speichert Slotora eine gezeichnete Grafik; eine qualifizierte elektronische Signatur ist das nicht, und ein PDF des unterschriebenen Formulars erzeugt Slotora auch nicht.
Zehn Minuten zum Durchatmen
Die Pause nach jeder Sitzung, für zwei Zeilen Notizen und ein offenes Fenster, trägst du als Puffer danach ein, bis zu 240 Minuten sind möglich. In dieser Zeit kann niemand online buchen, und deine Klientin bezahlt sie nicht mit.
Folgesitzungen nur für bekannte Klientinnen
Eine Leistung lässt sich auf bestehende Klientinnen beschränken („Nur Stammkunden“). So bleibt das Erstgespräch für neue Menschen offen, während eine Folgesitzung nur bucht, wer schon bei dir war. Nimmst du gerade niemanden Neues auf, stellst du die ganze Buchungsseite auf bestehende Klientinnen um, und Fremde werden abgewiesen.
Die feste Stunde jede Woche
Wer jeden Dienstag um zehn kommt, bekommt von dir eine Terminserie: gleiche Uhrzeit, im Abstand von einer bis acht Wochen, bis zu zwölf Termine auf einmal. Bucht deine Klientin eine Einzelsitzung selbst, kann sie bis zu acht Termine als Serie wählen. Nach dem zwölften Termin legst du die nächste Serie an.
Video statt Sessel
Für Sitzungen per Video trägst du bei der Leistung einen Link zu Zoom, Meet oder Teams ein. Arbeitest du in der Praxis und online, legst du zwei Leistungen an und gibst der Online-Sitzung eigene Wochentage, etwa die Abende, an denen du von zu Hause arbeitest.
Ausfallhonorar und Widerruf, nüchtern beschrieben
Deine Klientin kann über den Link in ihrer E-Mail jederzeit bis zum Beginn absagen; selbst verschieben kann sie nur bis zu einer Frist, die du festlegst, standardmäßig 24 Stunden vorher. Für späte Absagen kannst du eine Gebühr in einem Fenster vor dem Termin festlegen, ebenfalls standardmäßig 24 Stunden. Hat sie eine Karte hinterlegt und erscheint nicht, wird eine Gebühr für Nichterscheinen eine Stunde nach dem geplanten Ende abgebucht, wenn du das nicht ausschaltest. Anzahlungen landen über Stripe auf deinem eigenen Konto; Slotora behält davon nichts.
In Deutschland und Österreich kommt das Widerrufsrecht dazu, und Slotora wendet es auf die Online-Buchungen deiner Klientinnen an: Vierzehn Tage lang kann sie den Vertrag widerrufen. Widerruft sie, bevor die Sitzung beginnt, geht alles Bezahlte automatisch zurück, auch eine Anzahlung, und eine Spätabsage-Gebühr wird nicht fällig. Liegt die gebuchte Sitzung innerhalb dieser vierzehn Tage, und ein Erstgespräch in der nächsten Woche liegt immer darin, muss sie beim Buchen ausdrücklich verlangen, dass du vorher beginnst; ohne dieses Verlangen nimmt Slotora die Buchung nicht an. Widerruft sie nach Beginn, rechnest du einen anteiligen Betrag von Hand ab.
Ob dir dieses Widerrufsrecht überhaupt entgegensteht, ist eine eigene Frage. Für Behandlungsverträge nach § 630a BGB schließt § 312 Abs. 2 Nr. 7 BGB das Widerrufsrecht bei Verträgen im Fernabsatz aus. Slotora unterscheidet hier nicht zwischen Beratung und Heilbehandlung. Ob deine Sitzungen ein Behandlungsvertrag sind und was das für dein Ausfallhonorar bedeutet, klärst du mit deiner Rechtsberatung.
Welche Bezeichnung auf deine Buchungsseite gehört
„Psychotherapeutin“ und „Psychotherapeut“ sind geschützt. Nach § 1 PsychThG darf die Bezeichnung nur führen, wer approbiert ist oder eine befristete Erlaubnis nach diesem Gesetz hat, außerdem Ärztinnen und Ärzte. Eine Heilpraktikererlaubnis nennt die Vorschrift nicht.
Wer ohne Approbation Psychotherapie als Heilkunde ausübt, braucht eine Erlaubnis nach dem Heilpraktikergesetz (§ 1 HeilprG). Diese Erlaubnis gibt es auch beschränkt auf das Gebiet der Psychotherapie, nach einer schriftlichen und mündlichen Kenntnisüberprüfung beim Gesundheitsamt. Auf deine Buchungsseite gehört die Bezeichnung, die deine Erlaubnis trägt; welche Formulierung dein Gesundheitsamt dafür akzeptiert, fragst du am besten dort.
Berätst oder coachst du, ohne Krankheiten festzustellen, zu heilen oder zu lindern, fällt das nach dem Wortlaut von § 1 HeilprG nicht unter Heilkunde; wo genau die Grenze verläuft, entscheidet der Einzelfall. Dann beschreib deine Arbeit auch so und versprich keine Behandlung. Die Kategorie „Psychologie“ in Slotora sagt nichts darüber, was du darfst. Startleistungen wie „Paartherapie“, „Psychologische Diagnostik“ oder „Kinderpsychologische Sitzung“ benennst du um oder löschst sie, wenn sie nicht zu deiner Qualifikation passen.
Was du in Slotora nicht findest
- Keine Abrechnung mit Kassen
- Slotora kennt keine Kassenabrechnung und hat keine Verbindung zu einer Krankenkasse. Es ist für Sitzungen gedacht, die deine Klientinnen selbst bezahlen.
- Keine Sprechstunde, keine 116117
- Es gibt keine psychotherapeutische Sprechstunde im Sinne der Kassenversorgung und keine Anbindung an die 116117 oder die Terminservicestelle. Wer auf diesen Wegen einen Platz sucht, findet dich dort nicht über Slotora.
- Keine Akte
- Eine Patientenakte oder Verlaufsdokumentation führt Slotora nicht. Das Notizfeld im Profil ist freier Text, mehr nicht.
- Keine Rechnungen, keine Kasse
- Rechnungen schreibt Slotora nicht, und Slotora ist keine Kasse. Deine Rechnungen erstellst du weiter in deinem eigenen Programm.
- Keine Erinnerung per SMS
- Eine Erinnerungs-SMS an Handynummern mit +49 oder +43 gibt es heute nicht. Erinnert wird per E-Mail.
In Österreich: Lebens- und Sozialberatung oder Psychotherapie
In Österreich ist psychologische Beratung ein reglementiertes Gewerbe, die Lebens- und Sozialberatung (§ 94 Z 46 GewO 1994). § 119 GewO 1994 beschreibt sie als Beratung und Betreuung von Menschen, etwa bei Persönlichkeits-, Ehe-, Familien- oder Berufsproblemen, und nimmt die Psychotherapie ausdrücklich aus.
Selbständig psychotherapeutisch arbeiten darf nach § 22 Psychotherapiegesetz 2024 nur, wer unter anderem in die Berufsliste eingetragen ist und eine Berufshaftpflicht abgeschlossen hat. Für deinen Kalender ändert das nichts, für deine Leistungsnamen einiges: Als Lebens- und Sozialberaterin nennst du deine Leistung nicht Therapie.
Fragen aus der Beratungspraxis
Steht in der Erinnerungs-E-Mail, dass es um Therapie geht?
Die Erinnerung nennt immer den Namen der Leistung und den Namen deiner Praxis. Wenn das nichts verraten soll, benenne beides neutral, zum Beispiel „Gespräch 50 Minuten“, oder schalte die Erinnerungen ab.
Wo werden die Daten meiner Klientinnen gespeichert?
In einer Datenbank in London, Vereinigtes Königreich; die Anwendung läuft bei Netlify, einem Anbieter aus den USA. Einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Deutschland bieten wir heute noch nicht an. Kläre das mit deiner Datenschutzberatung, bevor du Gesundheitsdaten speicherst.
Kann ich ein Erstgespräch erst annehmen, wenn ich weiß, wer anfragt?
Ja. Bei einem deutschen Konto ist eine Online-Buchung erst einmal eine Anfrage; ob daraus ein Termin wird, entscheidest du. Die Zeit bleibt dafür bis zu 48 Stunden frei.
Wie lege ich eine feste wöchentliche Sitzung an?
Als Terminserie: gleiche Uhrzeit, jede Woche oder in einem Abstand bis zu acht Wochen, bis zu zwölf Termine auf einmal.
Kann ich ein Ausfallhonorar verlangen?
Du kannst eine Gebühr für späte Absagen und eine für Nichterscheinen festlegen. Widerruft deine Klientin fristgerecht und bevor die Sitzung beginnt, bekommt sie alles zurück, und es fällt keine Gebühr an.
Warum rechnet Slotora nicht mit der Krankenkasse ab?
Weil es dafür nicht gebaut ist: Eine Abrechnung mit der Krankenkasse gibt es in Slotora nicht. Es ist für Selbstzahlerinnen und Selbstzahler gedacht.
Darf ich mich mit Heilpraktikererlaubnis Psychotherapeutin nennen?
Die Bezeichnung ist nach § 1 PsychThG geschützt, und eine Heilpraktikererlaubnis nennt die Vorschrift nicht. Nutze die Bezeichnung, die deine Erlaubnis trägt, und frag im Zweifel dein Gesundheitsamt.
Arbeitet bei dir ein Team?
Wenn mehrere Leute in deinem Salon arbeiten und jemand anderes den Tag am Laufen hält, während du an der Kundin bist, ist das eine andere Aufgabe als ein Kalender — dafür gibt es ein eigenes Slotora.
Slotora for busy salons ansehenFang mit den Namen an, nicht mit dem Kalender
Leistungen neutral benennen, Anfragen statt Sofortbuchungen, KI-Funktionen aus. Und bevor die erste Klientin bucht: das Gespräch mit deiner Datenschutzberatung.