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Rechnungen automatisch an Xero schicken

Verbinde deine eigene Xero-Organisation, damit aus jedem bezahlten oder erledigten Termin eine richtige Rechnung wird — deine Nummern, deine Steuer.

Slotora stellt selbst keine Rechnungen aus. Es schickt die Daten des Besuchs an deine eigene Xero-Organisation, und Xero erzeugt daraus die Rechnung. Die Einrichtung ist eine einmalige Sache von etwa fünfzehn Minuten, danach musst du nie wieder daran denken.

1. Eigene Xero-App anlegen

Geh auf developer.xero.com und melde dich mit demselben Zugang an, den du für Xero nutzt
Öffne „My Apps“ → „New app“
Gib ihr einen Namen (Slotora passt), wähl als Integrationstyp „Web app“ und trag als Firmenadresse deine eigene Website ein
Ins Feld für die Weiterleitungsadresse (redirect URI) fügst du exakt das hier ein: https://slotora.io/api/invoicing/xero/callback
Leg die App an und öffne dann ihre Seite Configuration: Client id kopieren, auf „Generate a secret“ drücken und das ebenfalls kopieren — Xero zeigt ein Secret genau einmal und nie wieder

2. Die zwei Werte in Slotora eintragen

Öffne links im Menü Rechnungen
Stell den Anbieter auf „Xero (Großbritannien)“
Client-ID und Client-Secret einfügen
Erlöskonto: das Konto, auf das deine Erlöse gebucht werden. Xero nutzt dort standardmäßig 200 — lass es stehen, wenn dein Kontenrahmen nichts anderes sagt
Steuerschlüssel: leer lassen, außer deine Organisation nutzt einen eigenen Satz. Der Regelsatz heißt dort OUTPUT2
Klick auf „Rechnungseinstellungen speichern“. Deine Schlüssel liegen verschlüsselt und werden nie wieder angezeigt — nur die letzten Zeichen, damit du siehst, dass sie da sind

3. Xero-Organisation verbinden

Jetzt auf „Xero verbinden“ drücken. Xero lässt dich die Organisation wählen und bittet um Zugriff auf Rechnungen und Kontakte. Sag ja, und du landest wieder auf der Seite Rechnungen mit „Xero ist verbunden.“ Nachprüfen kannst du das jederzeit mit „Verbindung testen“.

4. Steuer, Nummern und Sprache

Steuerliche Behandlung: „Kleinunternehmer (befreit)“, „Regelsatz“ mit deinem Satz oder „Steuerbefreite Leistung“
Deine Preise enthalten die Steuer bereits, Nettobetrag und Steuer werden also aus dem tatsächlich gezahlten Preis zurückgerechnet
Präfix der Rechnungsnummer: optional, und es muss bei Xero schon vorhanden sein
Rechnungssprache: der Sprache des Gastes folgen oder auf eine festlegen

Automatisch oder einzeln

Hak „Rechnungen automatisch ausstellen“ an, und eine Rechnung entsteht, sobald ein Termin bezahlt oder ein Besuch als erledigt markiert wird. Lässt du es aus, stellst du von Hand aus: Termin öffnen und auf „Rechnung ausstellen“ drücken. So oder so entsteht die Rechnung in Xero als freigegeben, und Slotora holt Nummer und PDF zurück, sodass du sie am Termin oder unter Rechnungen → „Ausgestellte Rechnungen“ öffnen kannst.

Wenn Xero eine Rechnung ablehnt

Am Termin steht ein rotes „Fehlgeschlagen“ mit der Meldung von Xero darunter. Sonst bricht nichts — Termin, Zahlung und die E-Mails an die Kundin bleiben unberührt
Die üblichen Ursachen sind ein Erlöskonto, das es in deinem Kontenrahmen nicht gibt, oder ein Steuerschlüssel, den deine Organisation nicht nutzt
Stell die Einstellung richtig, dann am Termin auf „Erneut versuchen“ drücken
Geht es in der Meldung um deine Zugangsdaten, erzeug in Xero ein neues Secret, speicher es in Slotora und drück auf „Xero neu verbinden“
Eine bereits ausgestellte Rechnung hebst du mit „Stornieren“ auf der Seite Rechnungen auf — sie wird auch in Xero storniert

Was wir von dir brauchen

Die Client-ID deiner Xero-App
Das Client-Secret deiner Xero-App
Die Weiterleitungsadresse in Xero, exakt https://slotora.io/api/invoicing/xero/callback — ohne sie scheitert die Verbindung
Dein Erlöskonto und deinen Steuerschlüssel, falls sie von den Standardwerten abweichen
Einen Klick auf „Xero verbinden“, um die Organisation freizugeben. Dein Xero-Passwort sehen wir nie und brauchen wir nie

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