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Gäste-E-Mails: welche wann rausgeht und wie du sie ergänzt

Jede E-Mail, die Slotora deinen Gästen von selbst schickt – von der Bestätigung bis zur Warteliste –, wann sie rausgeht, was in DE/AT drinsteht und wie du sie anpasst.

Slotora schreibt deinen Gästen von selbst, in ihrer Sprache und in deiner Farbe. „Gäste-E-Mails“ links im Menü zeigt dir jede E-Mail genau so, wie sie ankommt, und die Liste oben, „Welche E-Mail deine Kunden wann bekommen“, sagt dir, wann welche rausgeht – berechnet aus deinen eigenen Einstellungen.

Welche E-Mail wann rausgeht

„Buchungsbestätigung“ – sobald jemand bucht, mit Anzahlung erst, wenn die Zahlung durch ist; auch wenn du selbst einen Termin einträgst und die Kundin eine E-Mail-Adresse hat. Gibst du Buchungen selbst frei, kommt sie, sobald du die Anfrage annimmst. In Deutschland und Österreich enthält sie die Widerrufsbelehrung (siehe unten)
„Buchungsanfrage erhalten“ – nur wenn du Buchungen selbst freigibst: sofort nach der Anfrage, noch vor deiner Zusage. Die E-Mail sagt dem Gast klar, dass das noch keine Bestätigung ist, und enthält nie deinen Bestätigungstext
„Erinnerung“ – so viele Stunden vor dem Termin, wie du unter „Einstellungen“ → „Nachrichten an Gäste“ eingestellt hast; keine, solange Erinnerungen ausgeschaltet sind oder nicht per E-Mail rausgehen
„Neuer Termin“ – wenn du den Termin verschiebst, im Kalender oder in der App, oder wenn der Gast ihn über den Link in seiner E-Mail verlegt
„Stornierung“ – wenn du oder der Gast absagt; einen Grund, den du angibst, enthält sie
„Wartelisten-Benachrichtigung“ – wenn an einem Tag, auf den jemand wartet, ein Platz frei wird

Eigene Worte ergänzen

Unter jeder E-Mail findest du „Diese E-Mail anpassen“. Dort legst du den Betreff, eine persönliche Nachricht unter dem Titel und eine Schlusszeile fest – alles freiwillig: Bleibt ein Feld leer, nimmt Slotora den eingebauten Text in der Sprache des Gastes. Erlaubt sind die Platzhalter {name}, {business}, {service}, {when} und {price} und einfache Formatierung: *fett*, _kursiv_, __unterstrichen__ und [Linktext](https://…). „Auf Standard zurücksetzen“ stellt den Ausgangszustand wieder her. Gibst du Buchungen selbst frei, ist „Buchungsanfrage erhalten“ der richtige Platz für den Hinweis, wie die Anzahlung per Überweisung bezahlt wird.

Schrift und Textgröße

„Schrift und Textgröße“ oben gilt für alle E-Mails: klassisch, serifenlos, mit Serifen oder die Systemschrift, dazu Text in „Klein“, „Standard“ oder „Groß“. Zur Wahl stehen nur Schriften, die auf den Geräten deiner Gäste schon installiert sind, denn Gmail und Outlook entfernen Webfonts.

In der App

In der App heißt der Bildschirm „E-Mail-Vorlagen“; dort bearbeitest du dieselben Texte, „Buchungsanfrage erhalten“ seit Version 1.0.19. Die Übersicht, wann welche E-Mail rausgeht, gibt es nur im Web.

Widerrufsbelehrung in Deutschland und Österreich

Bei einem Salon in Deutschland oder Österreich hängt Slotora an die Buchungsbestätigung die Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular an – bei Terminen, die online, telefonisch, per E-Mail oder per Nachricht vereinbart wurden, und auch dann, wenn beim Eintragen „Nicht gefragt / unklar“ gewählt wurde. Bei „Persönlich, hier im Studio“ fehlt sie, weil dann kein Widerrufsrecht besteht. Auch wer online einen Gutschein oder eine Mehrfachkarte kauft, bekommt die Belehrung per E-Mail. Diesen Teil kannst du nicht umschreiben. Was das Widerrufsrecht für deinen Salon bedeutet, erklärt der Ratgeber „Widerruf und Anzahlung: die 14-Tage-Regeln für deinen Salon“. Widerruf und Anzahlung

Dazu kommen in DE/AT ein paar E-Mails, die nicht in der Liste oben stehen, weil sie nur in bestimmten Fällen rausgehen: die Eingangsbestätigung, wenn ein Gast seinen Vertrag widerruft, und die Nachricht zur Anzahlung nach einem Nichterscheinen oder einer kurzfristigen Absage – wenn du sie verrechnest oder erstattest oder wenn sie nach 14 Tagen ohne Entscheidung automatisch zurückgeht.

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